4. Расставляйте верно свои приоритеты и завершайте начатое.
• Выделяйте только те задачи, которые вам будут нужны для достижения цели, ведь нет ничего хуже, чем идеально выполнять работу, которую не требовалось делать.
• У каждого из нас есть хоть одно дело, которое переносится из месяца в месяц. Нужно научиться принимать решения по подобным задачам: либо реализовывать его в ближайшие дни, либо вычеркнуть из списка навсегда.
• Стоит составлять распорядок дня, учитывая, что вначале требуется сделать важные дела, а уже потом второстепенные. Не тратьте времени на мелкие, не приближающие к цели вопросы.
• Умейте распределять не только рабочие, но и личные дела: скачать и посмотреть интересный фильм – да, телевизор в фоновом режиме – нет. Встретиться с близкой подругой за обедом – да, пойти пить кофе со скучающей приятельницей – нет. Как только вы расставите приоритеты, то поймете, как много времени тратили на вещи, которые в итоге не принесли ни дохода, ни пользы, ни даже удовольствия.
5. Делегируйте и контролируйте процесс.
Умение делегировать – это первое, чему вам необходимо научиться! Вы же не хотите быть загнанной лошадью?
Если вы все еще думаете, что лучше вас какие-то задачи никто не выполнит, то я вам отвечу: всегда найдутся те, кто выполнит их как минимум более профессионально, чем вы!
Не пытайтесь делать все самостоятельно – вы не только выбьетесь из сил, через какое-то время просто перегорите.
Для всего, что не требует прямого вмешательства, а также для некоторых личных поручений наймите личного помощника или секретаря. Вы удивитесь, что это совсем не так дорого, особенно если возьметесь попутно обучать этого человека. Освободившись от мелких и несрочных задач, вы сможете больше времени посвятить глобальным. Главное условие – выбрать правильного человека, которому сможете доверять.
И да, обязательно ставьте дедлайны, сроки и KPI, к которым перед вами обязаны отчитаться по выполненной работе.
6. Планирование и гибкость.
Вы можете идеально спланировать день, но что-нибудь обязательно пойдет не так. А если отменится важная встреча, застрянете в пробке, случится какой-то форс-мажор?
Учитесь мобильно перестраивать свои планы, чтобы не тратить драгоценное время впустую.
Для этого ведите список дел в электронном виде в любой удобной для вас программе, чтобы иметь доступ как к старым записям, так и долгосрочным планам. Подключите к программе бизнес-ассистента, если он у вас есть. Для удобства используйте Google Календарь, который можно разделить на Рабочий и Личный, синхронизировав с семьей (мы с мужем синхронизировали свои личные календари, и теперь я узнаю о любом появившемся совместном мероприятии, куда мы должны пойти вдвоем, прежде всего из нашего совместного календаря).
Не планируйте, если это завит от вас, очень важные дела и тем более принятие сложных и серьезных решений на понедельник. Лучше для этого подойдет вторник. А еще лучше среда.
7. Исключите из жизни «пожирателей времени».
Одна из главных проблем, из-за которой намеченные планы идут крахом, это «пожиратели времени». На проверку почты, социальные сети, разговоры по телефону и прочее уходит немало времени. Если предстоит заняться сложным, срочным делом, то отключите все, что может отвлекать. Существуют специальные программы, которые ограничивают вход в социальные сети.
8. Используйте принцип Парето.
Более 100 лет назад в 1897 году итальянский экономист Вильфредо Парето в ходе исследования, проведенного им в разных группах людей, выяснил, что распределение ресурсов в этих группах подчинено закону 80 на 20. 20 % людей владели 80 % процентами всех ресурсов, в то время как остальные 80 % оставшимися 20 %.
Есть источники, которые утверждают, что цифры при распределении были иными (например, в одной группе около 5 % людей владели более чем 90 % ресурсов, в другой 15 % – 70 %), здесь главным был факт неравномерного распределения. Ученики Парето и его последователи применили этот принцип к другим сферам жизни и выяснили, что там он тоже хорошо работает. Например, 20 % предметов, которые мы изучаем, приносят нам потом 80 % пользы. Только 20 % наших усилий приносят нам 80 % денег. Точно так же и 20 % задач, которые мы выполняем, приносят нам 80 % результата. Какой отсюда можно сделать вывод?
В первую очередь необходимо сконцентрировать свои усилия на тех самых 20 % задачах, которые способны принести нам 80 % результата.
Люди, которые не знают этого принципа, часто тратят большую часть своего времени на выполнение мелких дел, которые практически не приносят пользы.
Выберите из своего списка две задачи, которые вы давно откладывали, но результаты которых вам важны. И, несмотря на внутреннее сопротивление, которое может заставить вас заняться иными делами, выполните их. Результат не заставит себя долго ждать.
Помните, принцип Парето является мощным инструментом тайм-менеджмента, который поможет вам лучше управлять своим временем.
9. Один или два дня в неделю – отдых!
Здорово было бы, конечно, посвящать себе в неделю и больше дней, но вряд ли вы сможете себе это позволить, только если вы уже заработали свои миллионы и уехали жить в Тай или на Бали. Однако минимум на один день в неделю нужно полностью отключаться от работы – ни звонков, ни писем, ни рабочих бумаг и документов, ни социальных сетей.
Не бойтесь что-нибудь упустить, пока будете отдыхать.
Ваше бессознательное обработает все проблемы и сложные ситуации, и на следующий день вы посмотрите на них под другим углом и найдете решения, которые не пришли бы в голову, не отключись вы от всего хотя бы на денек.
УПРАЖНЕНИЕ
1. Открывайте свой ноутбук и почистите все ненужные файлы на рабочем столе. Структурируйте ваши папки по темам и распределите все лишние файлы с рабочего столы туда. Поставьте новую вдохновляющую вас заставку, лучше, которая олицетворяет вашу цель (чтобы вам напоминать о себе). Разберите все бумаги со стола в офисе, разберите визитки и выкиньте лишние бумаги.
2. Разберите свое личное домашнее пространство, выкиньте ненужные вещи, разберите гардероб.
3. Составьте ваш долгосрочный план на год. Исходя из этого пропишите свой краткосрочный план в ближайшей перспективе.
4. Пропишите четко ваши ближайшие задачи на неделю и выберите ответственных, указав дедлайны и сроки по каждой из задач.
5. Заведите Google Календарь.
6. Поставьте программу на телефон, ограничивающую вход в социальные сети.
Мне бы хотелось завершить эту часть книги словами, которые я однажды прочла в журнале Forbes: «Не стоит недооценивать женский потенциал. На самом деле, продукты, созданные женщинами, уже давно окружают нас.
Так, любимая женщинами посудомоечная машина, которая в прямом смысле освобождает нам руки и время, была изобретена женщиной. Женщины создали много других незаменимых устройств в самых разнообразных областях, например: дисковая пила, шприц, стеклоочистители на машинах, памперсы. И даже в создании первого компьютера участвовала женщина. Следовательно, экспертиза и способности приводят к успеху вне зависимости от пола и гендерных суждений.
