В момент подписания договора возникают обязательства:
• у вас – сделать красивый ивент;
• у клиента – оплатить 500 000 рублей.
Когда клиент примет работу и подпишет акт, у него появится обязательство оплатить оставшиеся 500 000 рублей.
Что если не учитывать. Поскольку постоянные обязательства никто не отменял, а мероприятие невозможно устроить без декораций, сразу же после аванса вы лишаетесь всех поступивших денег. Хорошо, если клиент останется доволен и не будет оспаривать ваши права на оставшиеся выплаты (вы получите свои 500 000 рублей). В противном случае вы останетесь ни с чем – и в этот месяц уже не сможете оплатить работу сотрудников. Таким образом, при подсчете прибылей и убытков необходимо учитывать все обязательства за все периоды, на которые распространяются эти обязательства.
2. Отчет о движении денежных средств – это как раз отчет cash flow, отчет о поступлении и выбытии денег. Как выписка с лицевого счета, только сложнее.
Что учитывает. Движение денег по каждому направлению деятельности и дает детализацию тех денег, которые не видны в банковской выписке: например, если вы рассчитываетесь с кем-то наличными, которые покупаете за безнал.
Зачем. Чтобы видеть потенциальные кассовые разрывы и понимать, как на самом деле работает каждое отдельное направление компании.
ПРИМЕР
Например, я делаю частные и корпоративные мероприятия в рамках единой деятельности агентства по организации мероприятий. Выручка обоих направлений суммируется на счету, как и расходы на проведение ивентов, и в целом компания остается в плюсе. Но если разобрать каждое направление отдельно, может выясниться, что затраты на проведение частных событий (взятые со счетов компании) превышают прибыль от этих мероприятий. И лишь прибыль от корпоративных мероприятий (затраты на которые в сравнении с выручкой минимальны) позволяют мне думать, что бизнес в целом – прибыльный. Если я веду отчет движения денежных средств отдельно по направлениям, я смогу заметить кассовый разрыв – и исправить ситуацию. Либо меньше тратить на частные мероприятия. Либо вообще отказаться от направления, тем самым вложив все средства в корпоративный сегмент и увеличив прибыль еще больше. В случае же, если я не учла кассового разрыва, наступает сложная ситуация в компании, на которую будет необходим дополнительный ресурс и время, чтобы ее исправить. И, к сожалению, такое часто неминуемо в бизнесе.
Что если не учитывать. В лучшем случае – у вас будет менее прибыльный бизнес (как в примере выше). В худшем – кассовый разрыв, долги или подавно банкротство.
Важно. Отчет о движении денежных средств незаменим для предупреждения кассовых разрывов. Вы видите заранее, что через такое-то время у вас закончатся деньги на операционную деятельность. Нужно принимать меры: брать кредит, высвобождать замороженные где-то деньги или находить новые источники выручки. На все это нужно время, поэтому знать об этой проблеме лучше заранее.
3. Балансовый отчет – или, по-простому, баланс.
Что учитывает. Баланс показывает, что у компании есть на какой-то период:
• сырье, имущество, недвижимость, станки (если производство),
• товар,
• технологии, патенты,
• обязательства и др.
Зачем. Чтобы вы в конце года могли ответить на вопрос о том, где ваши деньги, а также выявить нерациональное расходование ресурсов, воровство и неправильные стратегические решения руководства. Баланс очень полезен в динамике: смотреть, как изменилось состояние компании с прошлого года или квартала. Баланс показывает, например, что из-за решений руководства заметно выросла дебиторка или, наоборот, что мы по уши в долгах.
ПРИМЕР
Например, по документам я получила прибыль от оплаты клиентом за организацию корпоративного Нового года в размере 1 000 000 рублей. Перед мероприятием я решаю дать премии всем сотрудникам, прихожу в бухгалтерию, и выясняется, что денег нет – часть потрачена на реализацию январского события, часть лежит на складе в виде мебели и декора, которые мы планируем сдавать в аренду коллегам и клиентам, а реальных, «живых» денег действительно нет. По факту прибыль есть, но по факту же премии платить не из чего.
Если неверно посчитать баланс, то прибыльная компания может оказаться без денег, а недобросовестные сотрудники начнут придумывать лазейки или могут вскоре исчезнуть из вашей компании, дабы не сталкиваться со сложностями не брать на себя лишнюю ответственность.
Глядя на все эти отчеты, мы приходим к важному осознанию:
Финансы в бизнесе предстают не в статике, а в динамике.
Зачастую из-за этого мы неверно подсчитываем финансы. Этому, собственно, и посвящен весь раздел. Но если управленческий учет всего бизнеса – это действительно очень сложно, то можно попробовать показать динамику движения денежных средств на чем-то выборочном и конкретном. В движении денежных средств должен указываться четко учет каждого потраченного рубля.
ПРИМЕР
Приведу в пример налоговые обязательства на одного сотрудника. Часто на мой вопрос о том, сколько вы платите налогов с заработной платы, я слышу 13 %. Но это неверно. Мне вообще кажется, что схема оплаты работодателем налоговых обязательств физического лица как сотрудника гениальна. Вы можете себе представить наше общество, работника, получившего на руки 100 000 и отдавшего 40–45 000 рублей государству? Представьте сколько было бы вопросов про дороги, медицину, школы, сады. В России сотрудник получает деньги «на руки», обо всем остальном заботится бухгалтер или финансовый отдел. Очень важно понимать стоимость каждого сотрудника, и она отнюдь не равняется его зарплате.
Чтобы понять это, необходимо рассмотреть четыре аспекта в формуле расчета себестоимости: чистую зарплату, НДФЛ, страховые взносы и больничные / праздники / отпускные. Чистая зарплата (сколько сотрудник получает «на руки» в рублях), к примеру, 100 000 рублей + НДФЛ (прибавим к зарплате налог на доходы физических лиц – НДФЛ, 13 % – столько вы отдаете государству на дороги, больницы, армию, детские сады и школы, то есть еще 14 943 рубля) + страховые взносы (первые 5 месяцев работодатель будет платить по 34 482 рубля, потом за месяц оплатит 33 912 рублей и за последний месяц оплатит 19 918 рублей в следующие фонды: пенсионный 22 %, медицинского страхования 5,1 %, социального страхования 2,9 % + праздничные / больничные / отпускные; в среднем за год сотрудник 2 недели праздники празднует, 2 недели болеет, 4 недели в отпуске – то есть 28 206 рублей) = ИТОГО! ВНИМАНИЕ! 169 233 рубля! Получается, один сотрудник стоит вам не 114 943 рубля (как вы предполагали, считая НДФЛ), а 169 233 рубля, то есть в месяц на 69 % дороже, чем его чистая зарплата. А час его работы обходится почти в 1000 рублей.
Очень важно понимать, что деньги – это поток.
