Слишком у многих людей телефон, факс, e-mail, посылка по FedEx – а у некоторых даже простое письмо! – вызывают условный рефлекс вскочить и броситься отвечать. Вам никогда не приходило в голову смотреть на это, как на дурную привычку? Кто тут командует-то? Соберитесь уже!
Обрести власть с помощью факса
Теперь вернемся к вариантам использования факса для повышения вашей продуктивности. Во-первых, если вы приучите своих клиентов, покупателей, партнеров, дилеров и всех остальных общаться с вами по факсу, а не по телефону, это уже резко повысит вашу продуктивность. Конец телефонным догонялкам. Меньше канители с перезваниваем. И информация приходит в более организованном виде. Часто, пока люди строчат факс, у них проясняется в голове и даже появляются ответы на вопросы. С входящими факсами можно разобраться позже, когда вам удобно, во время поездки, хоть когда. Возвращаясь домой или в отель, я гораздо больше рад видеть стопку факсов, чем стопку телефонограмм. Случалось вам получить телефонограмму типа «Срочно позвони Биллу», не дозвониться до Билла, после ужина мучиться несварением и проворочаться всю ночь без сна, волнуясь о том, что же случилось у Билла? Если бы вы научили Билла сноситься с вами по факсу, такой истории бы просто не было.
В плане продуктивности факс также выгоднее электронной почты. Я видел, какие электронные письма получают люди, и сравнил их с факсимильными сообщениями, которые получаю я. В факсах больше мысли. Люди стараются сгруппировать информацию в одном факсе, а электронных писем шлют кучу, по одному мелкому вопросу в каждом. И когда за помощью приходится обращаться, печатая записку и отправляя ее по факсу, люди чаще находят решение проблемы сами; у электронной почты такого эффекта нет. С электронкой все запросто, а вы ведь не хотите, чтобы другие запросто тратили ваше время?
Если вы вдруг захотите пообщаться со мной, можете послать мне факс на номер 602 269–3113. Только не сидите, затаив дыхание, в ожидании моего ответа.
Решите, как вам все это использовать – факс, e-mail, сотовый. Будьте хозяином вещей, а не рабом.
Заведите бомбу с часовым механизмом
Если вы все же ответили на входящий звонок, будет хорошо назначить лимит времени на разговор. Например, я часто говорю:
– Том, у меня через 15 минут телеконференция, но я решил ответить на твой звонок – надеюсь, нам хватит времени все обсудить. Ты согласен? Или созвонимся позже?
Тик-так, тик-так.
Если к вам кто-нибудь «заскочил» и вы все же решили его принять, тогда, впуская его в свой кабинет, будет хорошо сразу обозначить время встречи.
– Боб, сейчас мне трудно принимать незапланированных посетителей, но я рад тебя видеть. Хотя у нас будет только полчаса и не больше: у меня на 4 часа назначена телеконференция. Управимся, надеюсь?
Тик-так, тик-так, тик-так.
Может, вы не получите награду за общительность, но ваши телефонные разговоры и встречи станут короче и содержательнее. Забегающие в конце концов поймут намек. Звонящие постепенно научатся предварительно звонить и назначать время звонка, ну или хотя бы готовиться к звонку и говорить по существу. Я называю это «завести бомбу с часовым механизмом». У меня даже есть часы, которые выглядят как связка из шести палочек динамита с прицепленным таймером, а на таймере мигает красная лампочка. Когда я ставлю их посреди стола на конференции, все обращают внимание. Если вы не хотите заводить таймер физически, задайте время хотя бы вербально.
Дело в том, что большинство людей отнимет у вас столько времени, сколько вы позволите. Продавцы довольны и чувствуют себя успешными, разговаривая с покупателем: они будут затягивать беседу с приятным клиентом просто для того, чтобы не переходить к разговору с новым потенциальным покупателем.
Наемные работники тоже оттягиваются за разговором: можно отвлечься от работы. У разговоров есть свойство растягиваться, заполняя все доступное время.
Делайте занятой вид
К очевидно занятым людям пристают реже, чем к незанятым. Точно как грабители проходят мимо одних домов и заходят в другие, выискивая самую легкую, самую безопасную цель, так же и те, кто крадет и поглощает время, отрывая его у других, имеют привычку фланировать по офису в поисках лучшей возможности и легкой цели. Если вы, удобно откинувшись, расслабились за своим столом – вы мишень. Конечно, вы можете в это время просчитывать алгоритм разоружения ядерной боеголовки, но это не спасет вас, потому что этого не заметно.
Когда вы на виду, лучше всего иметь занятой вид.
Глава 4
Самое мощное и первейшее в мире правило… и как оно поможет вам преуспеть сверх самых смелых надежд
На следующей неделе кризиса быть не может. В моем расписании уже нет места.
Генри Киссинджер
Не сомневаюсь, исключения бывают, но за 25 лет, что я веду наблюдения, каждый из круга моих знакомств, кто неукоснительно следует этому правилу, немало преуспевает в жизни, и КАЖДЫЙ, кто не следует, оказывается на обочине. Возможно ли, что одно-единственное правило само по себе настолько важно, что буквально определяет успех или неудачу?
Я говорю сейчас о пунктуальности. Будь пунктуальным. Всегда, каждый раз будь там, где должно, точно вовремя, как было договорено, без исключений, без отговорок. Не могу выразить, насколько важным я считаю это правило. Но могу привести несколько причин, почему я считаю его невероятно важным.
Во-первых, собственная пунктуальность дает вам право ожидать и требовать от других абсолютного уважения к вашему времени. Если вы не уважаете или недостаточно уважаете чужое время, у вас нет права рассчитывать, что другие будут уважать ваше. Словом, если вы сами непунктуальны, у вас нет никакого преимущества, никакого морального авторитета. Но пунктуальный человек автоматически получает преимущество перед своими работниками, партнерами, дилерами, клиентами и пр.
Печальная история доктора, который не знал счета времени
Несколько лет назад у меня был клиент, врач-остеопат, с клиникой, приносящей ему миллион долларов в год и довольно большим штатом. Его особенно бесило, что он не мог положиться ни на одного своего сотрудника в плане пунктуальности. Некоторые постоянно опаздывали на работу, другие задерживались с обеда. Третьи постоянно тянули с заполнением важных бумаг. И так далее. Он попробовал все – и наказания, и поощрения, – и ничего не работало. Почему? Все те годы, что я его знал, я не могу вспомнить ни одного случая, чтобы этот доктор сам пришел куда-то вовремя. Даже забирая меня из отеля, чтобы отвезти на семинар по тайм-менеджменту, который я проводил для его персонала, этот доктор опоздал на 20 минут. Невероятно, но этот клиент не видел очевидной проблемы. Наверное, в его доме не было зеркал.
