Будьте целеустремленными и в работе с корреспонденцией и электронной почтой. Отмените выделения, снимите «галочки» с неважных писем сразу же, после чего займитесь важными: тут же отвечайте на них или отправляйте в архив.
Принцип целеустремленности получил особую популярность благодаря специалисту в области управления Алану Лакейну. Он вывел его после углубленного изучения результатов работы двух групп людей: первая занималась выполнением только одного дела, а вторая – множеством дел, постоянно переключаясь с главной задачи на второстепенные и снова возвращаясь к ней. Как выяснилось, каждый раз, когда человек отвлекается от главного дела на что-то постороннее, он теряет инерцию, сбивается с ритма и даже сходит с избранного курса. Когда же он возвращается к выполнению задачи, то вынужден снова вникать в дело, пересматривать и переоценивать всю свою работу до настоящего момента и начинать чуть ли не с нуля. В итоге процесс выполнения задачи может занимать на 500 процентов больше времени, чем если бы человек посвятил все свое внимание делу и не отвлекался ни на что другое до его полного завершения.
Итак, целеустремленность, концентрация на одной задаче сокращают время ее выполнения почти на 80 процентов и при этом существенно повышают качество работы.
Избегайте многозадачности
Сегодня много говорят и спорят о плюсах и минусах работы в многозадачном режиме. Некоторые люди считают себя способными работать продуктивно над несколькими задачами одновременно. Исследования, однако, доказывают, что подобные идеи в корне неверны.
Эксперты убедились, что многозадачность на самом деле не что иное, как перераспределение обязанностей. Факты подтверждают, что человек способен выполнять в отдельно взятый момент только одну работу. Если сотрудник перестает заниматься ею, чтобы выполнить другую задачу, то на практике он переключает все свое внимание и энергию на новую работу. Когда же он возвращается к старой задаче, то просто переводит обратно свое внимание подобно тому, как перенаправляется луч света – с одного предмета на другой. И затем ему нужно снова погружаться в ситуацию, прежде чем начать двигаться далее.
Тупой и еще тупее
По данным исследования, процитированного газетой USA Today, каждый раз, когда вы переключаете свое внимание с одной задачи на другую и обратно, вы сжигаете определенное количество умственной энергии. В конце тяжелого дня, в течение которого вы работали в многозадачном режиме, ваш IQ падает на 10 единиц. Это означает, что на протяжении дня вы становитесь все тупее и тупее, пока по завершении рабочего времени и вовсе не начинаете ощущать себя эмоционально выгоревшими, неспособными принять решение даже по таким малозначительным вопросам, как, например, чем поужинать или какую передачу посмотреть по телевизору.
Работа в многозадачном режиме представляется очень заманчивой, но на деле приводит к пустой трате времени – трате, остающейся почти незаметной. Такой режим труда может существенно навредить вашей карьере и способности выполнять самые важные задачи, от которых зависит ваш успех.
Приучите себя к концентрации
Примите сегодня решение завести привычку тщательно планировать свою деятельность, определять приоритеты и начинать работу с самых важных задач. Как только вы погрузитесь в самое значимое дело, примите решение целиком сконцентрироваться на нем, не отвлекаться и не переключаться на другие задачи, пока первое не будет выполнено.
Многие высокопродуктивные руководители пользуются хитрым приемом: они работают дома – по утрам, по вечерам или в выходные, – когда имеют возможность спокойно сосредоточиться и им никто не мешает.
Существует и другой метод сознательно уклоняться от отвлечения внимания. Не откликайтесь на каждый звонок телефона или сигнала входящей почты: пусть все подождут. Закройте дверь, выключите гаджеты, отложите все дела в сторону, чтобы полноценно поработать над одной, самой значимой задачей, которая принесет наибольшую пользу вашей компании или карьере на данном этапе. И когда такое поведение войдет у вас в привычку, ваша продуктивность и результаты быстро удвоятся и даже утроятся.
Глава 12
Преодолейте склонность к откладыванию дел на потом
Наверное, вы слышали поговорку: «Оттягивать да откладывать – только время зря тратить». Один мудрый участник моих семинаров дополнил и развил ее так: «Оттягивать да откладывать – только жизнь зря тратить».
Нередко лишь от способности преодолевать естественную для человека склонность к промедлению и откладыванию дел, от умения выполнять свою работу строго по графику зависит, что вас ждет – успех или провал. Но если за всеми водится такой грех – медлить и оттягивать, то чем различаются высокоэффективные и низкоэффективные работники?
Ответ прост: высокоэффективные работники откладывают те задачи и виды деятельности, которые имеют небольшой приоритет. Низкоэффективные работники, наоборот, тянут с выполнением задач, имеющих большое значение для компании и их карьеры. Если вы хотите продемонстрировать и реализовать на работе весь свой потенциал, то должны принять решение: с сегодняшнего дня и впредь заниматься только «креативным отлагательством».
Что это означает? Заниматься «креативным отлагательством» означает сознательно и намеренно решать, с выполнением каких задач вы будете медлить. Вы не будете откладывать работу случайно или бессистемно, а сверитесь со своим перечнем дел и выберете из него те пункты, которыми не станете заниматься до тех пор, пока не выполните другие, гораздо более важные задачи. Вы будете оттягивать некоторые виды работ сознательно и целенаправленно, а не случайно, механически.
Мы всегда склонны тянуть с выполнением самых больших задач, которые, как правило, являются одновременно и нашими самыми важными обязанностями. Существует целый ряд приемов и методик, которые можно использовать, чтобы преодолеть или хотя бы взять под контроль стремление к отлагательству. На самом деле преодолению склонности к отлагательству посвящены целые библиотеки книг – парочку из них написал я сам. Но здесь я расскажу вам только о нескольких из самых удачных методик.
Мысленное самопрограммирование
Возможно, самые действенные слова, которые можно повторять для повышения собственной продуктивности, – это «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!».
Всякий раз, когда будете ловить себя на том, что тянете с выполнением важной задачи, начинайте энергично и воодушевленно произносить: «Сделай это сейчас! Сделай это сейчас! Сделай это сейчас!» Самое удивительное, что, повторив про себя эту фразу раз 10, 20 или 100, вы почувствуете подсознательное желание взяться за конкретную работу и выполнить ее в первую очередь.
В течение дня, когда вас будут постоянно отвлекать люди, письма, телефонные звонки и прочие раздражители и вы будете чувствовать, как теряете боевой настрой и хотите отложить важное дело, попробуйте снова встать в строй, повторяя про себя: «Возвращайся к работе! Возвращайся к работе! Возвращайся к работе!» Если произносить эти слова энергично и убедительно, вы и вправду машинально вернетесь к выполнению самых важных задач. И когда кто-нибудь зайдет к вам в кабинет или позвонит по телефону, чтобы поговорить, скажите ему что-нибудь в таком духе: «Я бы с радостью побеседовал с тобой, но мне нужно возвращаться к работе!» Вы заметите, что больше никто не будет пытаться помешать вам «вернуться к работе». Как только вы скажете эти «волшебные» слова, люди сразу осознают, что им пора избавить вас от своего присутствия и идти досаждать кому-нибудь другому.
