Например, если вы работаете с корреспонденцией, пишете письма или отвечаете на сообщения, то можете объединить все задачи такого рода и осуществлять их разом. Так же можно сгруппировать и телефонные звонки, выстроив их в ряд. Если вам необходимо проводить интервью с несколькими людьми, назначьте все встречи следом одну за другой. Похожие задачи лучше выполнять последовательно, а не с перерывами: одну – сейчас, другую – как-нибудь потом, а третью – еще позже.
Используйте электронную почту как помощника
Манера пользоваться электронной почтой оказывает существенное влияние на вашу карьеру. Некоторые люди становятся буквально рабами имейлов. Приход каждого нового письма у них сопровождается звоном «колокольчика», и чем бы они ни занимались в эту самую минуту, тут же все бросают и переносят свое внимание на ящик входящей почты. На практике они тем самым переключаются с задачи на задачу, и, когда возвращаются к предыдущему занятию, оказывается, что они уже потеряли инерцию, ход мыслей и работоспособность в отношении самых важных дел.
Тимоти Феррис в своем бестселлере «Как работать по 4 часа в неделю»
[11] подробно объясняет, как он избавился от 12–14-часового рабочего дня, перестал быть рабом электронной почты и стал ее господином. Первым делом он принял решение отвечать на электронные письма только дважды в день: в 11 и 16 часов. Затем перешел к следующему этапу – заглядывать в почту только один раз в день и так далее, пока не стал отвечать на письма только раз в неделю. Даже при таком режиме работы с почтой его эффективность, результативность, продуктивность и доход увеличились.
Джули Моргенстерн, эксперт в области тайм-менеджмента, недавно выпустила книгу под названием Don’t Answer Your Email In the Morning («Не отвечайте на электронные письма по утрам»). Такой заголовок и сама идея вызывают у большинства людей шок.
Они могут подождать
Некоторые из самых эффективных людей, которых я знаю, пользуются автоответчиком для электронных писем. Текст сообщения автоответчика гласит, например: «Я очень занят, поэтому отвечаю на письма только дважды в день. Ваше сообщение получено. Я отвечу вам, как только смогу. В случае крайней необходимости позвоните по такому-то телефону и поговорите с таким-то человеком».
Один знакомый журналист рассказал мне, как он отправился в двухнедельную поездку в Европу. Все это время он не имел доступа к своей электронной почте. По возвращении домой он обнаружил, что в ящике скопилось более 700 писем. Он понимал, что на прочтение у него уйдет не один час, а возможно, и не один день. Вот почему он, глубоко вздохнув, нажал кнопку «delete» и все стер. Свое решение он объяснил просто: «Я отказываюсь быть рабом людей, которые пишут мне и ждут, что я отвечу им немедленно. К тому же если среди всех этих сообщений были и важные письма, то их отправители прислали бы их еще раз».
И журналист оказался прав: 90 процентов всех уничтоженных им писем второй раз в ящике не появились. А важные вскоре были присланы повторно.
Вам следует принять решение: не позволять электронной почте контролировать вашу жизнь. Вспомните популярное выражение: «хвост виляет собакой». Не допустите, чтобы с вами случилось подобное. Лучше приучите себя использовать почту как деловой инструмент. Составляйте короткие ответы строго по делу. Заглядывайте в ящик входящей почты только дважды в день и даже реже. На выходные лучше и вовсе отключите электронную почту и посвятите время своей семье, друзьям и личным делам.
Не беспокойтесь: к счастью, опасность пропустить важное сообщение крайне мала. Очень немного бывает дел, которые не могут подождать денек-другой, особенно в бизнесе.
Глава 18
Читайте быстрее, запоминайте больше
Сегодня среднестатистический бизнесмен прочитывает в день тысячи слов: письма, отчеты, новости, сводки, материалы отраслевых журналов и многое другое. Чтобы преуспевать, нужно держать руку на пульсе событий, то есть читать, и читать, и читать. Мы живем в обществе, основанном на знаниях, и информация играет огромную роль в нашей работе, особенно при принятии решений.
Не жалейте времени на то, чтобы тщательно выбирать, что читать, а что нет. Ваша «спасительница», помогающая экономить время на чтение, – это кнопка «Delete» на клавиатуре компьютера. Пускайте ее в дело часто и своевременно. Противьтесь искушению читать тексты, не имеющие непосредственного отношения к вашей жизни и работе и не стоящие вашего времени.
Освойте методику скоростного чтения
Вы не можете отгородиться от входящей информации, но можете сортировать ее и читать в то время и в том месте, когда и где вам удобно это делать. Кроме того, вы можете освоить одно очень важное умение – это скорочтение. Если вы никогда не посещали курсы такого мастерства, то сейчас пришло время записаться. Всего несколько занятий способны помочь вам утроить скорость сбора и уровень сохранения информации в памяти. Не исключено, что вам будет достаточно всего двух уроков. Сегодня разработаны поистине феноменальные методики, и любой человек может научиться читать со скоростью 500–1000 слов в минуту, сохраняя при этом высокий уровень понимания текста.
Сгруппируйте материалы для чтения
Читать материалы лучше группами. Каждый раз, когда вам на глаза попадается интересная статья, обзор или другая информация в интернете, сохраните ссылку или саму публикацию отдельным файлом в специальной папке на компьютере, чтобы почитать ее в удобный момент. Вместо того чтобы переключаться с одной задачи на другую, отвлекаясь от работы, которой вы заняты в настоящий момент, чтобы погрузиться в чтение подвернувшегося материала, просто отложите его до лучших времен. Как только подобный способ обращения с информацией войдет у вас в привычку, вы и сами удивитесь, как много материалов будете успевать прочесть и насколько больше внимания сможете им уделить.
Что касается газет, то у вас есть два варианта действий. Вы можете или настроить свой компьютер так, чтобы самая интересная информация из свежего номера попадала к вам ежедневно, или можете читать печатную версию издания. В обоих случаях просматривайте содержание, не углубляясь в чтение. Внимательно изучайте только те материалы, которые имеют непосредственное отношение к вашей работе. В новостях самая важная информация, как правило, содержится в заголовке и первом абзаце – не обязательно вникать во все детали, чтобы понять, что происходит в мире.
Читайте выборочно
Журналы пишутся так, чтобы увлечь вас и заставить прочесть их целиком, от корки до корки. Их задача – обеспечить максимально длительный контакт читателя с рекламой. Точно так же обстоят дела и с газетами. По этой причине следует читать газеты, еженедельники, журналы и новостные рассылки выборочно, то есть читать только то, что для вас действительно важно.
