Глава 20
Организуйте свое рабочее пространство
Один из важнейших инструментов управления временем – это пространство. Работайте за чистым столом, в хорошо организованном кабинете. Точно так же, как хороший шеф-повар расчищает кухню, прежде чем начать творить и после того как блюдо готово, так и вам следует приводить свое рабочее пространство в полный порядок, перед тем как взяться за дело и по завершении работы над ним. Один из самых успешных предпринимателей современности говорил, что его успех строится на блестящей чистоте поверхности рабочего стола.
Питер Друкер тоже подчеркивает, что у эффективных руководителей стол всегда чистый. С его поверхности убирается все, что не связано с вопросом, над которым человек в настоящий момент работает. Порядок дает возможность полностью фокусироваться на текущей проблеме и добиваться большего, лучшего качества и быстрее.
Разложите все документы по соответствующим папкам, как обычным, так и виртуальным. Оставьте лишь то, что имеет отношение к настоящей задаче, и занимайтесь только ею. Всегда, когда есть возможность, старайтесь убирать с глаз долой все «посторонние» материалы и предметы.
Думайте о своем офисе как о мастерской плотника или кабинете дантиста или врача. Настоящие профессионалы в любой области всегда поддерживают свое рабочее место в чистоте и порядке. В течение дня они его не раз убирают. Наведите порядок в своем рабочем пространстве и поддерживайте его в таком виде. Убедитесь, что все канцелярские материалы разложены по местам и находятся под рукой. Ведь нет ничего разрушительнее для эффективности и продуктивности человека, чем беспорядок, из-за которого приходится, не успев начать работу, прерывать ее, чтобы снова начать и снова прерваться, – и все из-за недостаточно хорошей подготовки и укомплектованности канцтоварами.
Организованность повышает продуктивность
Многие люди убеждены, что им лучше работается, когда в их кабинете царит «творческий беспорядок». Все исследования, которые проводились с людьми такого типа, доказали, что это не так. Во всех случаях, когда люди были вынуждены убрать свое рабочее пространство и стол так, чтобы на нем оставались материалы, связанные лишь с одной задачей, их продуктивность удваивалась и даже утраивалась прямо на глазах.
Люди, которые работают за заваленным различными документами и предметами столом, тратят огромное количество времени на поиски в этом хаосе нужных материалов. Психологи говорят и о другом негативном эффекте неубранного рабочего места. Его вид на подсознательном уровне усиливает в человеке ощущение собственной неорганизованности. К тому же взгляд постоянно цепляется за что-нибудь, и внимание непрерывно отвлекается и перескакивает с предмета на предмет.
Для работы с письмами и отчетами используйте диктофон. Как только вы привыкнете работать с ним, то сможете экономить до 80 процентов времени, которое обычно тратили на рутинную корреспонденцию и даже на более сложные письменные задачи. Продиктовать письмо, как правило, в пять раз быстрее, чем написать его.
Уберите все с глаз долой
Первое, что эксперт в области тайм-менеджмента делает вместе с новым клиентом, – помогает ему определить предназначение и ценность каждого из предметов на столе, сгруппировать их по категориям и затем убрать по соответствующим местам, чтобы стол оставался чистым и готовым к выполнению следующей задачи. Если вас не хватит на большее, то хотя бы расставьте все по стопкам на комоде за спиной или на полу или же разложите материалы по коробкам. Вы будете удивлены, насколько сильно повысится ваша продуктивность после простой уборки и организации рабочего пространства.
Глава 21
Делегируйте работу другим
Один из самых эффективных в тайм-менеджменте инструментов для выполнения разных задач – это делегирование полномочий. Иными словами, поиск такого человека, который выполнит работу за вас. Способность делегировать менее ответственные задачи тем, кто трудится на более низкой должности, за меньшую зарплату, – одно из важнейших умений в современном менеджменте.
Поручайте другим всю работу, которую они могут сделать не хуже или лучше вас. Используйте «правило 70 процентов». Если кто-нибудь способен справиться с определенной работой на 70 процентов качественнее по сравнению с тем, как вы сами выполнили бы ее, считайте такую задачу первоочередным «кандидатом на вылет» из круга ваших обязанностей и перевода ее в круг обязанностей другого сотрудника.
Мультиплицируйте свою ценность для бизнеса
Делегирование дает вам возможность перейти от личного выполнения задач к управлению их выполнением. Таким образом вы можете во много раз повысить свою результативность – примерно во столько раз, скольким людям поручите небольшие части своей работы.
У вас всегда есть выбор. Вы можете делать все сами, а можете позволить выполнять работу кому-нибудь другому. Высокая продуктивность требует от нас научиться мыслить подобным образом: «Кто способен сделать это за меня?»
Делегированию можно научиться
Освойте умение правильного делегирования. (Я написал отдельную книгу
[12] для этой серии, в которой рассказал все, что необходимо знать о способах максимизации своей продуктивности с помощью других людей.) Выберите подходящего человека для каждой задачи. Введите его в курс дела: опишите график работ, крайний срок, стандарты качества и критерии оценки выполнения.
Если вы однажды приобретете умение делегировать задачи – что не так уж трудно сделать, – все профессиональные высоты станут для вас легко достижимыми. Если же вы не научитесь хорошо и эффективно делегировать, все закончится тем, что вы будете вечно завалены делами и вам никогда не будет хватать времени. Вы будете постоянно выполнять работу, не имеющую особой или вообще какой-либо важности. Вы никогда не будете поспевать за конкурентами и никогда не окажетесь на вершине профессионального успеха. Нетрудно предсказать, что о карьерном взлете в подобной ситуации трудно мечтать.
К счастью, все деловые умения можно приобрести. Всему можно научиться. Каждая идея, изложенная в этой книге, применима на практике. В ней можно упражняться и совершенствоваться. Вы способны стать прекрасным тайм-менеджером и удвоить и даже утроить свою продуктивность в ближайшие месяцы и годы.
Резюме
Конечная цель управления временем – это достижение баланса. Самое важное, чем вы можете обогатить свою жизнь, – равновесие и умеренность. Практикуя методы, идеи и приемы, описанные в этой книге, вы станете мастером тайм-менеджмента и получите больше свободного времени для семьи и личной жизни.
Люди часто записываются на курсы тайм-менеджмента, чтобы научиться успевать переделывать больше дел изо дня в день. Однако, как сказал один мудрый человек, «от простого увеличения скорости жизнь не становится лучше».
