Наверное, самый мощный инструмент, который вы можете использовать для максимизации своей эффективности и существенного повышения уровня достижений, – это контрольный перечень. Этот документ содержит в себе описание в хронологическом порядке всех шагов, которые необходимо предпринять. Создавать его следует в первую очередь, еще до начала всех работ.
Способность составлять четкие и подробные контрольные перечни шагов, которые предстоит совершить для достижения цели, говорит об умении мыслить как руководитель. Здесь действует такое правило: каждая минута, затраченная на планирование и создание контрольного перечня, сэкономит вам десять минут на выполнение работы. В данном случае мы имеем дело с еще одним примером медленного мышления, которое резко повышает вашу эффективность и результативность, а также персональную ценность для дела и компании.
Создайте диаграмму PERT
Схема, представленная в этой главе (рис. 1), служит примером диаграммы PERT. Она может принимать самые разнообразные формы. В интернете вы найдете на выбор огромное число подобных диаграмм. Как только начнете использовать их, вы будете удивлены тем, насколько больше дел успеваете сделать и насколько меньше проблем и конфликтов у вас возникает на разных этапах.
От каждой задачи или цели проведите черту назад – в обратную сторону от той даты, к которой требуется их выполнить. Перенесите все на бумагу так, чтобы вы могли видеть, к какому моменту необходимо закончить каждый этап задачи, чтобы завершить всю работу в срок.
Когда вы думаете на бумаге, используя диаграмму PERT, вы берете последовательность событий под полный контроль. Вы намечаете маршрут, по которому будете идти. Распределяете задачи так, чтобы можно было проверять их выполнение, и гарантируете строгое соблюдение графика и качественное выполнение работы. В этом смысле диаграмма PERT служит также страховкой от ситуаций, когда одновременно подходят крайние сроки выполнения множества задач. В итоге вы всегда будете успешно завершать свои главные проекты.
Рис. 1. Диаграмма PERT
[7]
Если вам требуется выполнить какую-либо работу к концу месяца, вы можете составить временной график с «запасом», установив несколько предварительных дат сдачи, скажем на 15-е и 20-е числа месяца, на тот случай, если возникнут непредвиденные проблемы и задержки. Никогда не забывайте закон Мёрфи: «Если что-нибудь может пойти не так, то оно обязательно пойдет не так».
Хороший руководитель всегда предусматривает возможность возникновения проблем, препятствий и неожиданных задержек, которые будут тормозить выполнение задач и создавать опасность срыва согласованного графика. Неожиданности – нормальная, естественная часть деловой жизни. Ваша должностная обязанность – постоянно держать руку на пульсе работ по проекту, разрешать проблемы и устранять препятствия, которые обязательно будут вставать на пути.
Определите четкие цели для каждого
Снабжая каждого члена своей команды четкими целями в письменном виде, вы добьетесь гораздо больших успехов, чем долгими обсуждениями и благими намерениями. Цели должны быть ясными, конкретными, измеримыми и ограниченными во времени. Помните принцип: что измеряется, то и выполняется. Цель без крайнего срока достижения, по сути, целью не является – это всего лишь пожелание.
За реализацию каждой цели и подцели в рамках выполняемого проекта у вас должен быть назначен ответственным конкретный сотрудник. Постоянно держите в уме следующие вопросы: кто будет выполнять ту или иную задачу, к какому сроку и в соответствии с какими стандартами качества? Никогда не полагайтесь на то, что люди и сами знают, что от них требуется, если только вы не внесли в эти вопросы предельную ясность.
По словам Дэна Акерсона, бывшего президента General Motors, который вывел компанию из состояния банкротства и глубокой убыточности до прежних позиций и годовой прибыли в 26 миллиардов долларов, самым важным фактором, способствовавшим перелому ситуации, стала постановка четких целей. Перед каждой ключевой фигурой на каждом организационном уровне компании была поставлена ясная и конкретная цель. Как оказалось, до прихода Акерсона перед сотрудниками корпорации ставились неопределенные, туманные цели, которые, кстати, считались необязательными, а потому редко достигались. После того как были установлены четкие и конкретные цели, каждый служащий уже знал, что он должен делать, чтобы не потерять работу и двигаться вперед.
Помните: самый удивительный талант, которым вы обладаете, – это талант к мышлению, особенно к продумыванию событий наперед. Чем больше времени вы будете уделять мышлению и планированию с ручкой и бумагой в руке, тем лучших результатов добьетесь и тем быстрее их получите.
Глава 6
Стройте планы в письменном виде
Все успешные тайм-менеджеры умеют хорошо планировать свою работу. Они составляют перечни и дополнительные перечни всех дел и задач, которые им необходимо выполнить, – как крупных, так и мелких. Каждый раз, когда на очереди появляется новый проект, они находят время, чтобы тщательно все продумать, определить, чего именно собираются добиться, а затем составить упорядоченный список всех последовательных шагов, которые понадобится предпринять для успешной реализации проекта.
Правило гласит: каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут на выполнение. Время, проведенное за размышлениями на бумаге о том, что необходимо сделать, прежде чем приступить к работе, принесет вам доход в 1000 процентов энергии и сэкономит по десять минут на каждую минуту, которую вы вложите в планирование работы до ее начала.
Как только вы уясните свою цель, составьте список всех действий, которые, по вашему мнению, следует предпринять для ее достижения. Продолжайте обдумывать свою работу и добавлять новые пункты, пока перечень не станет полным. Затем организуйте его по двум разным принципам: приоритетности пунктов и последовательности.
Организуя пункты по последовательности, вы составите список действий в хронологическом порядке: от первого шага до последнего – еще до того, как приступите к реализации цели или проекта. Как говорил Генри Форд, «любая, даже величайшая цель достижима, если раздробить ее на достаточно мелкие части».
Затем организуйте пункты в списке по приоритетности, в расчете на то, что выполнение 20 процентов из них обеспечит вам достижение цели на 80 процентов. Расстановка приоритетов позволит вам сфокусироваться на самых важных, ключевых задачах и работах, не отвлекаясь на мелочи. По словам Гете, «наиболее важные дела никогда не должны подчиняться наименее важным».
