В моей личной истории, слава богу, было не так много подобных столкновений. Но вот окончательное решение делать собственный бизнес я приняла, когда поняла, что меня с моим графиком, ребенком и стремлением реализоваться не возьмет ни одна интересующая меня компания.
В какой-то момент мне пришлось нанимать людей. И все мои лучшие сотрудники — это мамы.
• Мамы гениальны в тайм-менеджменте. Нет ни одного мужчины, который мог бы одновременно управлять тремя-четырьмя проектами так же виртуозно и не выгорая. С появлением ребенка женщина начинает понимать про управление временем буквально все — это похоже на жонглирование. Надо успевать следить за малышом, собой, домом — и не забывать получать удовольствие в процессе.
• Мамы, нацеленные на карьеру, изумительно работоспособны. Конечно, сказывается привычка трудиться в два раза усерднее любого мужчины. Но важно даже не это. Женщина с ребенком всегда везет на себе две работы. И каким бы сложным ни был ваш бизнес, эта работа всегда будет легче, чем первая, дома. Поэтому отношение к сложностям, рабочим процессам и возможным ошибкам других будет проще и легче.
• Женщина с ребенком ценит свое время и работает от души. Я знаю огромное количество историй, когда, выходя в декрет, женщина наконец-таки бросала нелюбимую профессию и бралась по-настоящему за раскрытие своих талантов. Представляете, насколько отличается от остальных специалист, который идет за своей звездой и предназначением?
Работодатели прямо-таки боятся нанимать женщину «из декрета»: якобы она всегда будет занята детскими болезнями, всегда будет относиться к работе, как к хобби.
Я вижу в этом важные преимущества. Работа, которая как хобби, приносит удовольствие всем участникам процесса. Это во много раз лучше работы из-под палки.
Да, вы всегда будете на вторых ролях. На вас будет тратиться ровно столько времени, чтобы эффективно достичь поставленной цели и пойти заниматься другими, более важными делами. Такой эффективности люди добиваются от сотрудников годами.
Так что пока люди устраивают баталии на «Фейсбуке» по теме «нанимать или не нанимать женщин», мы с вами будем делать свое дело с двойной эффективностью, которую дарит материнство. Скорее всего, через несколько лет маятник качнется в сторону другого отношения, и к тому моменту, надеюсь, будет уже множество компаний, которые благодаря политике kids friendly уйдут далеко вперед.
Постановка и контроль задач
Самая важная часть организации рабочего пространства и управления командой — это постановка задач.
Давайте на старте условимся: каждый сотрудник должен знать свои основные задачи. Как сделать так, чтобы они не выпадали, приоритеты определялись правильно и все было выполнено в срок?
• Каждую задачу имеет смысл формулировать в качестве итогового результата. «Мы составили медиаплан на весь бюджет клиента».
• Очерчивать зоны ответственности. Если вы ведете сложный коллективный проект, важно понимать, кто за что отвечает и кто отчитывается о результате. Если нет ответственного, мы приходим к синдрому размытой ответственности. И, как следствие, — результатов ноль.
• Сотрудники должны сами ставить сроки выполнения тех или иных задач. Конечно, есть дедлайны, которые диктует сам бизнес-процесс, но в этих рамках сотрудники должны сами распределять свое рабочее время. Это снимает с вас микроменеджмент. При этом правило «каждая задача имеет свой срок выполнения» — железное.
• У сложносоставных задач надо назначать промежуточные точки контроля. Когда вы будете видеть первый результат? Второй результат? Что-то еще? Это важно, чтобы не оказаться в ситуации «дедлайн, ничего не сделано, работаю всю ночь».
Пара слов о порядке
В идеальной системе (которую я тоже пока еще строю) все задачи ставятся в одном пространстве. Множества точек входа у вас быть не должно, хотя существует WhatsApp, Skype, звонки по телефону и CRM-система. Для того чтобы задачи не рассыпались перед вами как нитка порванных бус, необходимо иметь общую систему постановки и контроля.
Для меня очень долго это была программа Trello.
Trello устроена очень удобно: принцип канбан-доски позволяет вам видеть загрузку каждого сотрудника, группировать задачи по проектам, совмещать их с календарем. Многие серьезные всемирные проекты управляются из Trello.
Мы использовали Trello для наших бизнес-процессов, в том числе при создании стратегии. Спустя какое-то время часть проектов по клиентам у нас переехала в систему Google Документы. Практически год мы работали в таком режиме, пока не стало очевидно, что продажами и производством надо управлять из одного места.
Для продаж мы использовали АМО CRM, но связать с процессом производства эту программу не удалось, и в итоге оказалось, что слишком многие задачи расположены в разных местах. Это неудобно и не позволяет получать полную информацию о бизнесе в режиме 24/7.
Именно из-за этого прямо сейчас моя компания внедряет «Битрикс24» — систему, позволяющую свести все рабочее пространство к одной программе.
Сейчас я могу говорить только о промежуточных результатах, но надеюсь написать об итоговых на своих страницах в «Фейсбуке» и «Инстаграме» уже к концу 2018 года. Как вы понимаете, любые изменения в бизнесе должны приносить деньги или освобождать время владельца.
Встречи онлайн, планерки, отчеты
Для того чтобы постоянно быть в курсе происходящего в компании, мне пришлось внедрить систему отчетов, планерок и встреч. Что она в себя включает?
• Встречи. У меня два бизнеса: онлайн-школа и агентство. По развитию и рутинным задачам каждого из них мне приходится общаться с каждой из двух команд регулярно. Раз в полторы недели мы созваниваемся с командой агентства и обсуждаем клиентские проекты, строим стратегии продвижения, обсуждаем ту или иную рекламу. По результатам встречи по каждому проекту получается план действий на ближайшие полторы-две недели. Это позволяет контролировать выполнение задач, следить за результатами каждого проекта и выстраивать правильную стратегию в обсуждении.
• Планерки. Раз в неделю, в понедельник, мои сотрудники устанавливают план на неделю. План работы по клиентским проектам предоставляется клиенту тоже, чтобы можно было контролировать процесс. Для меня это важный момент, потому что полная открытость — один из основных принципов компании. Кроме того, планерка позволяет сотруднику выстраивать рабочее время на протяжении недели.
• Отчет. Каждую пятницу и каждый отчетный месяц сотрудники сдают отчеты по выполненным задачам и закрытым проектам. Отчетная часть включает в себя не только полный перечень выполненных работ и рабочего времени, но итоги и рекомендации по поводу дальнейшей стратегии. Это касается не только клиентских проектов, но и наших внутренних проектов маркетинга и продаж. В свое время было довольно сложно объяснить необходимость отчета. Менеджеру ведь непонятно, зачем составлять лишнюю бумажку, когда он занят непосредственной работой. Мое объяснение такое: нет зафиксированных действий — значит, работа не была сделана. Несделанная работа не оплачивается.
