1. Советы по управлению, которые проводят руководители со своими подчиненными.
2. Советы по координации, в которых могут принимать участие сотрудники из разных подразделений.
Прежде всего нужно рассмотреть советы по координации. Например, возьмем компанию, которая торгует прокатом из медных сплавов. Они закупают большими партиями прокат на металлургических комбинатах и продают его мелким оптом производителям изделий из металла. Отпускная цена проката может колебаться в зависимости от изменения биржевых цен на медь, от соотношения спроса и предложения на различные марки проката в регионе, от возможностей производителей по изготовлению партий того или иного вида проката, от изменений цен у конкурентов. В таком бизнесе цена на товар может меняться несколько раз в неделю. И если компания вовремя не отреагирует на изменение цены на бирже, она может потерять не только клиентов и доход, но и оборотные средства.
В такой компании должен быть организован координационный совет, его можно назвать «Советом по ценообразованию» (название условное по той причине, что ценообразование будет не единственной функцией совета), в который будут входить руководитель Финансового отделения (он отвечает за оборотные средства компании), руководитель отделения Распространения (отвечает за продвижение и продажи) и руководитель Технического отделения (отвечает за взаимоотношения с производителями проката и поставки). Совет будет собираться на заседание несколько раз в неделю, анализировать изменение биржевых цен, деятельность конкурентов, запасы товара. В результате такой координации отделение Распространения будет понимать, продажам каких металлов необходимо отдать приоритет, а какие стоит приостановить, Финансовое отделение сможет более эффективно спланировать работу с деньгами, а Техническое отделение – что заказывать у поставщиков. Каждый из членов этого координационного совета отвечает за продукт своего отделения, они не находятся в подчинении друг у друга. Но такое согласование действий поможет оперативно реагировать на рыночные изменения и улучшить результаты всей команды.
Один из крупных украинских ретейлеров бытовой техники из-за ошибки в прогнозировании спроса на ЖК-телевизоры заморозил на складе большое количество телевизоров определенной марки. Чтобы освободить оборотные средства для закупки более ликвидных товаров, на высшем уровне управления было принято решение устроить небывалую распродажу, были объявлены большие скидки, товар был реализован без прибыли. Руководители компании вздохнули с облегчением, так как смогли справиться с угрозой затоваривания склада неликвидным товаром (у них была информация о скором выходе новых моделей). Через месяц они обнаружили, что на складе опять оказалась большая партия подобных телевизоров, они были в шоке от этого. Причина была в том, что отдел закупок снова заказал эти телевизоры в большом количестве просто потому, что они очень хорошо продавались! Причина произошедшего – отсутствие координации. Не знаю, что было причиной этого, возможно, руководители хотели оставить причины снижения цен в секрете или что-то другое, но координация отсутствовала, что принесло компании огромные убытки.
Во многих компаниях необходима координация по предоставлению продукта клиентам. Например, в производственных компаниях, работающих «под заказ», это ежедневная координация между руководителями продаж и производства, на которой согласовываются действия по различным заказам. Причем совсем не обязательно, чтобы в этой координации принимали участие руководители этих подразделений, в состав такого координационного совета могут входить: начальник отдела продаж, ответственный за планирование производства, руководитель производства или в большой компании – даже специалисты из этих подразделений.
По сути, координационные советы – само воплощение командной игры, когда частицы быстро направляются от одного игрока к другому, не загружая руководителей. Нет никакого смысла, например, руководителю отделения Распространения, который отвечает за всю рекламу и все продажи в компании, тратить время на то, чтобы участвовать в согласовании отдельных действий по отдельным заказам.
Для того чтобы координационный совет проходил эффективно, необходимо, чтобы был назначен председатель этого совета, а члены совета приходили полностью подготовленными к заседанию. Такая подготовка обычно включает сбор актуальных сведений о деятельности их подразделения в целом или сбор данных по какому-то определенному вопросу. Например, когда происходит разработка сайта компании, необходимо, чтобы были учтены интересы отдела продаж, отдела продвижения, службы технической поддержки и других подразделений. В таком случае правильным будет организовать «Координационный совет по разработке сайта», объявить всем участникам, какие документы они должны изучить до этой координации, что они должны подготовить к заседанию. Возможно, достаточно будет одного заседания этого совета, чтобы согласовать действия и решить все вопросы, может быть, в процессе разработки сайта его придется провести несколько раз.
Координационные советы бывают постоянными – по тем вопросам, которые требуют регулярной (еженедельной или ежедневной) координации, – и единичными. В первом случае их обычно называют «Координационный совет по…» и помещают на оргсхему соответствующего отделения, в зависимости от того, какой основной продукт этого совета. Например, «Совет по производству заказов» и «Совет по ценообразованию» будут находиться в Административном отделении, так как их деятельность непосредственно влияет на ЦКП директора: «компания, успешно производящая свой продукт…».
Когда нет необходимости в постоянной координации по какому-то вопросу, такой совет не указывают на оргсхеме и называют «Координация по…». Например, когда нужно согласовать требования к заданию на разработку сайта, проводят «Координацию по разработке сайта». Правильные, соответствующие сути процесса названия важны, чтобы члены команды быстро распознавали и понимали предназначение этих действий. Такие названия, как «пятиминутка», сообщают только о том, что руководитель мечтал разделаться с этой работой за пять минут, и ничего больше. Любой координационный совет является группой, у которой во время ее работы есть определенная цель и определенный ЦКП. Для того чтобы члены совета могли осознавать себя членами группы, у группы должно быть название, сложно быть членом группы «пятиминутка».
Председателем координационного совета является обычно один из членов совета, совсем не обязательно это должен быть кто-то из руководителей. В случае с разработкой сайта это будет человек, который отвечает за данный проект. Если это совет по ценообразованию, его председателем просто выбирают того, кто лучше всех из членов совета способен руководить его работой. Важно, чтобы это был человек, способный управлять членами совета, с одной стороны, и пользующийся уважением руководства – с другой. Ему придется поддерживать дисциплину на совете и добиваться соблюдения регламента
16.
