Чек-лист
Организуя выездное совещание, еще до его начала ответьте на такие вопросы:
● Какова цель или тема совещания?
● Кого пригласить (с учетом цели)?
● Кто выберет место, займется организацией и будет координировать работу в процессе?
● Что должны получить участники, приехав?
● Требуется ли аудиовизуальное оборудование? Если да, кто будет за него отвечать?
● Кто ваше контактное лицо на месте? Можно ли оформлять поставки на этого человека?
● Будут ли проводиться презентации во время обеда или ужина? Если да, знает ли об этом ответственный за кейтеринг?
● Нужны ли развлекательные мероприятия по вечерам? Какие? Кто их организует?
● В какое время должны приехать сотрудники? Нужен ли подробный маршрут? Будет ли организовано питание по приезде? Есть ли вегетарианское меню?
● Кто на месте отвечает за прибытие, расселение по номерам и регистрацию?
● Как начать и закончить выездное совещание?
26
Совещание как взгляд со стороны
Есть мнение, особенно популярное среди тех, кто на первое место ставит продуктивность: «Лучше сперва выстрелить, а потом уже целиться». Но это не так. Если потратить немного времени на анализ проблемы, впоследствии удастся избежать разочарования и сэкономить силы. Короткие совещания по сути вопроса – отличная возможность сделать все как нужно с первого раза. Вот как организовать собрание, нацеленное на решение проблем.
Найдите настоящую причину проблемы
То, о чем вы собрались говорить, – настоящая проблема или только симптом проблемы? Работа с симптомами – правильный промежуточный шаг, но если не добраться до самой сути того, что вызывает сложности, то в будущем потребуется приложить гораздо больше усилий. Лучше всего спросить себя и коллег: «Почему проблема есть?» Продолжайте задавать себе этот вопрос, пока не доберетесь до главной причины.
К примеру, изначально проблема была сформулирована так: «Качество ответов на входящие звонки упало». В ходе обсуждения и анализа может выясниться, что сотрудникам требуется обучение по работе с новой телефонной системой. Возможно, окажется, что сотрудников невозможно надолго отвлечь от работы на телефоне и поэтому они не успевают толком пройти обучение!
Придумайте возможные решения
Прибегните к методу мозгового штурма: придумайте максимальное количество решений. Некоторые идеи покажутся безумными и неисполнимыми, но послужат источником вдохновения, чтобы справиться с проблемой. Например, если причина в том, что сотрудники не могут покинуть рабочие места и пройти обучение, среди вариантов найдутся следующие решения:
● Разработать более короткую программу обучения, которую получится встроить в текущий график.
● Разбить программу продолжительностью четыре часа на четыре модуля по часу.
● Заплатить сотрудникам за прохождение обучения в нерабочие часы.
● Перевести очное обучение в онлайн-формат с материалами для изучения дома.
Выберите жизнеспособное решение
Перечислив несколько возможных решений, вы поймете, какие из них получится реализовать на практике. Но не стоит сразу же переходить к активным действиям. Для начала проанализируйте:
● краткосрочные последствия решения;
● долгосрочные последствия решения;
● относительные издержки решения;
● доступность необходимых ресурсов;
● готовность и поддержку руководства;
● риск новых проблем.
Проанализируйте силовое поле
Если вы планируете что-либо изменить (в личной жизни или на работе, кардинально или нет), анализ силового поля позволит сэкономить время и убережет от реализации нежизнеспособного плана. Анализ состоит из четырех шагов, которые помогут объективно оценить препятствия и опоры на пути к успешному решению. Чтобы изменение прижилось, движущие силы (те, что ему способствуют) должны быть больше, чем сдерживающие (те, что препятствуют).
● Запишите конкретное изменение или решение на бумаге и разделите лист на три колонки так, чтоб цель была по центру.
● Слева перечислите все силы, которые сдерживают изменение или отдаляют от него.
● Справа перечислите все силы, которые способствуют изменению или приближают его.
● Используйте шкалу от 1 до 10 (1 = слабое, 10 = мощное), чтобы оценить относительное влияние каждой из сил. Сделайте это для обеих колонок.
Например, вы хотите нанять специалиста по интернет-маркетингу на полную ставку, чтобы он занялся поисковой оптимизацией сайта вашего малого бизнеса. Лист может выглядеть так:
Из анализа следует, что решение нанять сотрудника, скорее всего, будет правильным: движущие силы перевешивают сдерживающие на два балла. Если бы сложилась обратная ситуация и сдерживающие силы перевесили, шансов на успешное изменение было бы куда меньше.
27
Используйте время на конференциях с умом
На конференциях можно отдохнуть, узнать что-то новое и установить контакты с людьми из вашей сферы. Но если такие мероприятия подготовлены неграмотно, они могут быть также бессмысленной потерей времени и нести убытки для компании. Ведь сотрудники в таких случаях отвлекаются от текущей работы. Чтобы извлечь максимум из отраслевых конференций, подготовьтесь к ним заранее, используйте время на мероприятии с умом и продумайте, что будете делать после него.
Перед конференцией
Заблаговременно ознакомьтесь с программой
Не стоит принимать решение в последнюю минуту за чашкой кофе с круассаном, завтракая перед конференцией. Заранее прочитайте программу мероприятия и темы докладов. Просмотрите сайты докладчиков, выслушайте советы коллег и продумайте наиболее удачный план проведения.
Чтобы получить максимум за свои деньги, при выборе докладов и потоков опирайтесь на следующее:
● Можно ли применить на практике то, что заявлено в теме доклада?
● Расширяет ли это ваши текущие знания и набор навыков?
● Заставляет ли это выйти из зоны комфорта и научиться чему-то новому или сложному?
