● Я поместил(а) ее в список по желанию или из чувства вины?
Делегировать
Если вы придумали задачу, это не всегда значит, что вам ее и исполнять. Наиболее успешная стратегия по высвобождению времени – передать дело другому. Разумеется, нужно при этом учитывать загруженность коллеги, его навыки и желание помочь. Но о том, что работу можно делегировать, надо помнить всегда. Задайте себе следующие вопросы:
● Действительно ли эту задачу должен(на) сделать именно я?
● Могу ли я передать эту задачу или заплатить за ее выполнение столь же (или более) компетентному сотруднику?
Двигать сроки
Многие дела заносят в список только для того, чтобы про них не забыть, а значит, их можно выполнять не сразу. Подумайте о приоритетах, целях и обязательствах, чтобы решить, какие задачи можно перенести. Главное – сразу же переписать их на день, в который вы планируете ими заняться.
Задайте себе такие вопросы:
● Действительно ли нужно и важно сделать это сегодня? Может ли это подождать?
● Будут ли серьезные неприятные последствия, если я отложу эти дела?
Четыре «Д» в действии
Один из способов внедрить правило четырех «Д» – значки в календаре. Если вы предприняли нужные действия для каждой задачи, можно считать, что на сегодня она выполнена.
В примере ниже каждое дело в списке отнесено к одной из следующих категорий:
Упражнение
Просмотрите вчерашний и сегодняшний списки дел. Что удалось выполнить? Поставьте напротив галочку. Есть ли дела, от которых вы решили отказаться? Вычеркните их или поставьте рядом крестик. Какие задачи можно делегировать и кому вы их делегируете? Поставьте рядом букву «Д». Какие дела следует перенести на другой день, неделю, месяц и даже год? Перенесите их и поставьте рядом стрелку. Чувствуете облегчение? Прилив энергии? Удовлетворение от завершенности? Принимать решения насчет следующих действий – одно из главных правил по управлению энергией.
31
Сделайте выбор: бумага или цифра
Мы проводим много времени в цифровом мире, поэтому ведение дел на телефоне, планшете или ноутбуке кажется вполне очевидным выбором. Иметь календарь и список задач под рукой на всех устройствах удобно. Но там же – новости, социальные сети, звонки, сообщения, маршрутные квитанции, GPS, приложение для управления сигнализацией, прогноз погоды, котировки ценных бумаг и браузер… Все это отвлекает, запутывает, а если еще и синхронизация не работает как следует – даже раздражает! Не разумнее ли вести бумажный ежедневник?
Так что же выбрать – бумагу или цифру? Мы подготовили чек-лист, чтобы облегчить вам задачу.
● Используйте приложение, если:
○ оно вам подходит и вам удобно просматривать списки с разных устройств;
○ вы делитесь задачами с другими в той же сети;
○ у вас не очень много задач на день;
○ работа не позволяет вам носить с собой бумажные блокноты (например, вы парашютист, укротитель львов или водолаз);
○ вы часто отменяете задачи в течение дня.
● Используйте бумажный ежедневник, если:
○ вам нравится писать на бумаге;
○ вы следуете нашим принципам составления списка дел и вам удобнее добавлять колонки на бумаге;
○ вы часто делаете быстрые заметки и вам неудобно искать приложение;
○ вас отвлекают приложения;
○ синхронизация для вас остается величайшей тайной Вселенной;
○ вам легко и приятно ориентироваться в блокноте-планере или записной книжке;
○ вы против любой автоматизации.
Как организовать дела на бумаге
В бумажных планерах на кольцах множество страниц. Некоторые из них выглядят привлекательно, но никак не помогают в вопросах продуктивности. Кроме того, большой планер тяжело носить с собой. Вам же нужны те страницы, которые позволят справляться с делами каждый день, неделю и месяц.
Списки дел
Это страницы на каждый день, где вы перечисляете задачи и делаете важные пометки или записываете напоминания. Обычно двух стандартных колонок недостаточно, поэтому расчертите лист сами – как вам удобнее.
Если вы записываете дела только на неделю вперед, семи страниц будет достаточно. В конце недели вытащите старые (возможно, их захочется сохранить) и добавьте семь новых. Не забудьте перенести на другие дни все дела, которые не успели завершить на предыдущей неделе.
Заметки
Всегда держите под рукой пустые страницы, на которых можно записать всё, что не поместится в календарь или список дел. На них же можно и делать подробные записи во время совещаний, чтобы сосредоточиться на повестке.
Проекты
Удобно отводить каждому проекту отдельную страницу. Если вы планируете выполнить конкретную задачу, связанную с проектом, в определенный день, перенесите ее в список дел на день.
32
Списки как источник энергии
После выполнения задачи (крупной или не очень) человек переживает всплеск энергии и душевный подъем от того, что удалось завершить дело. Вспомните, какое удовольствие – поставить галочку напротив одного пункта из списка, наконец закончить полугодовой проект или даже почистить подставку для ручек.
Временем как таковым управлять нельзя (час всегда остается часом), зато энергией – можно. Один из базовых принципов управления временем – завершение дел пробуждает энергию. Выполнив даже небольшую задачу, вы становитесь бодрее. Это проявляется по-разному: приходит облегчение, душевный подъем, чувство обновления, энергия, восторг, радость и гордость.
Регулярно завершая дела, вы сохраняете мотивацию, а с поддержанием энергии лучше всего помогает справиться обычный список.
Давайте представим, что ваш список дел на день выглядит примерно так:
Обычно люди идут по списку, выполняя задачи и то и дело отвлекаясь на что-то постороннее, а в конце дня анализируют успехи и благодарят себя за усилия. Задача, которая оказалась «на обочине», переносится на следующий день.
