Разберитесь с мыслями
Подумайте, что вы стараетесь держать в голове, и выпишите на листок все, что необходимо сделать. После этого этапа вы сможете поддерживать чистоту созданной системы, занося в главный список дел то, что приходит на ум.
38
Разбейте задачу на части
В интернете ходит байка, что 20 июня 1995 года некий Дик Миллер доел последний кусочек машины весом более одной тонны. Начал с двух зажимных гаек, а закончил через пять лет – корпусом муфты. Так что в следующий раз, когда столкнетесь с огромной, неподъемной задачей невероятных размеров, вспомните о Миллере. Разбейте проблему на мелкие части, которые удастся проглотить и переварить.
К счастью, на работе не придется есть автомобили. Достаточно разложить задачу на компоненты, хотя некоторые из них и могут оказаться непростыми. Для этого взгляните на проекты, цели и дела под другим углом.
Главное – выделить действия, которые можно сделать легко и быстро.
В традиционном подходе к управлению крупный проект разбивается на логичные этапы. Скажем, вы хотите внедрить в компании обучение по вопросам этнического и гендерного разнообразия на рабочем месте. Тогда основные цели будут такими:
1. Сформировать рабочую группу, чтобы выявить цели обучения, и организовать еженедельные видеоконференции.
2. Создать заявку на участие для потенциальных поставщиков услуг.
3. Выбрать поставщика.
4. Составить расписание мастер-классов.
5. Провести оценку полученных знаний в онлайн– формате.
Эти шаги логически последовательны, но предпринять их сложно из-за объема задачи, а это, в свою очередь, может привести к прокрастинации. При ближайшем рассмотрении становится заметно, что эти шаги тоже можно разбить на мелкие действия. К примеру, выбор поставщика состоит из таких этапов:
1. Составить список зарекомендовавших себя поставщиков, которые получат заявку на участие.
2. Отправить заявку на участие по электронной почте поставщикам из списка.
3. Провести видеоконференцию с рабочей группой, чтобы рассмотреть все предложения, поступившие от поставщиков.
4. Составить список из трех-четырех наиболее подходящих кандидатов.
5. Связаться с поставщиками из этого списка.
6. Пригласить поставщиков, чтобы они провели презентацию для рабочей группы.
7. Выделить время на презентации в графике рабочей группы.
8. Выбрать одного поставщика и обсудить нюансы соглашения.
9. Поблагодарить всех, кто откликнулся на заявку.
Приведенные выше пункты тоже можно разбить на более мелкие задачи. К примеру, «Составить список зарекомендовавших себя поставщиков, которые получат заявку на участие» делится так:
1. Найти в интернете информацию о подходящих поставщиках.
2. Получить список поставщиков из отдела кадров.
3. Спросить коллег из другой компании, где проводилось подобное обучение, к каким поставщикам они обращались.
Главное в этом деле – разложить действие на количество шагов, необходимое для выполнения крупной задачи. Они должны помочь вам подготовиться к работе умственно, эмоционально и физически.
Упражнение
Вспомните интересующий вас проект, цель или задачу, которые по какой-то причине «встали на паузу». Опишите это ниже.
Разбейте задачу на действия такого масштаба, которые кажутся выполнимыми. Если мини-задача всё еще выглядит сложной, разложите ее на подпункты. В результате должен получиться список дел, который поможет продвинуться по проекту, но при этом каждый пункт будет простым в исполнении. Если в конце вы вздохнете с облегчением, значит, задачи сформулированы верно.
Мини-задача № 1:
Мини-задача № 2:
Мини-задача № 3:
Мини-задача № 4:
Мини-задача № 5:
Мини-задача № 6:
Мини-задача № 7:
Мини-задача № 8:
Разбивайте задачу, когда:
● она кажется неподъемной;
● вы откладываете работу над ней;
● вы пять раз передвигали ее в календаре;
● мысль о ее выполнении вызывает слезы.
39
Пересмотрите понятие «готово»
Суровая правда звучит так: «Никто, даже самые продуктивные люди и несравненные гуру тайм-менеджмента, не может сделать за день всё, что было запланировано, – за исключением редких случаев». Так устроена работа. Несмотря на всю подготовку и благие намерения, некоторые пункты плана на день приходится передвигать на завтра.
