Ответить
Если из письма следует, что от вас требуется какое-либо действие и его можно выполнить за разумное время (не более пяти минут), приступайте сразу. Если мгновенный ответ невозможен, выделите письмо или переместите в папку «В работе», чтобы оно не потерялось и не осталось без ответа. Если для задачи требуется больше времени (от 15 минут), откройте календарь и назначьте конкретный день. Будьте осторожны, не создавайте слишком длинный список дел на будущее. Дважды в неделю просматривайте его, выполняйте задачи и не позволяйте папке «В работе» разрастись до огромных размеров.
Переместить в папку
Если подходящей папки еще нет, создайте ее. Тогда вы сможете собирать в ней письма из одного и того же источника, от одного клиента, по одному проекту или одной теме.
Удалить
Иногда приятно выбросить стопку старых журналов, которые лежали дома полгода. Точно такие же чувства вызывает решение ничего не делать с несущественным письмом. Если мысль об удалении сообщения, которое может пригодиться в будущем, наводит на вас ужас, то, чтобы принять окончательное решение, спросите себя:
● В этом письме есть важная информация, которую я смогу использовать сейчас или в будущем?
● Это письмо относится к важному проекту, цели или задаче, над которыми я сейчас работаю?
● Это письмо содержит информацию, которую важно сохранить из юридических, налоговых и тому подобных соображений?
Переслать
Если задачу из письма можно передать кому-нибудь другому, перешлите его как можно скорее. Если вы беретесь за ее выполнение сами, но хотите включить в переписку кого-то еще, перешлите письмо сейчас и не откладывайте.
Наконец, не переходите в режим «Игнорировать», когда приходят новые сообщения. Все, что долго лежит в папке «Входящие», сливается в общую массу, отнимает умственные силы и забивает почтовый ящик.
49
Усовершенствуйте исходящие письма
Продуктивность в цифровом мире можно повысить, если знать, как писать электронные письма. Это позволит добиться желаемых результатов и сэкономить время себе и окружающим. Сделать это помогут несколько приемов.
Пишите четче и короче
По данным опроса компании ClickZ, 60 % людей дочитывают письмо только до половины. Чтобы ваши письма не угодили в число тех, которые не дочитали от скуки, уберите все лишнее и переходите к самой сути. В качестве примера рассмотрим письмо. Версия до редактирования:
Меня поразила и вдохновила наша встреча, проведенная два дня назад, по поводу новых систем, которые планируется ввести в эксплуатацию весной следующего года. Мне кажется, все, кто на ней присутствовал, хорошо подготовились и понимали специфические вопросы, связанные с процессом интеграции. Как мы и говорили на встрече, только совместными усилиями мы сможем предугадать возможные проблемы и справиться с ними по мере их появления. С нетерпением жду следующей встречи, которая назначена на пятницу, 27-е число в 9:30.
То же письмо после редактирования:
Спасибо всем за хорошую подготовку к совещанию по новым системам два дня назад. С нетерпением жду нашей совместной работы по эффективному внедрению. Следующая встреча – в пятницу, 27 января, в 9:30.
Следите за абзацами
Общее правило «чем короче, тем лучше» распространяется на большинство писем, но некоторые из них могут содержать больше информации и, соответственно, занимать больше места. В таком случае удачнее всего будет поместить главное в первый абзац. Его точно прочитают, даже если остальная часть письма останется без внимания. В следующем примере главная мысль – в четвертом абзаце, но он в самом конце письма.
Уважаемая госпожа Гудлайт!
Спасибо за Ваш заказ. Ответы на Ваши вопросы таковы:
На наших складах хранится более 200 моделей ламп. Товары, которых нет в наличии, поступают в течение одной недели. Все наши лампы выполнены из материалов наилучшего качества, и мы даем два года гарантии на каждую. По запросу возможно изготовление по индивидуальному дизайну.
С оптовыми покупателями мы сотрудничаем на условиях оплаты в течение 30 дней с даты выставления счета. Вы можете отправить заявку, связавшись с Барни Смитом по адресу bsmith@loveourlamps.com. Он отправит вам все необходимые документы для заполнения. Обработка заявки обычно занимает не более двух недель.
Заказанные Вами лампы доступны в цветах «хром» и «никель». Сообщите нам о выбранном покрытии, и мы сразу же отправим заказ.
Если возникнут вопросы, пожалуйста, задайте их в ответном письме.
Чтобы усовершенствовать это письмо, абзацы следует расположить в другом порядке: по убыванию важности.
Уважаемая госпожа Гудлайт!
Спасибо за Ваш заказ. Заказанные Вами лампы доступны в цветах «хром» и «никель». Сообщите нам о выбранном покрытии, и мы сразу же отправим заказ.
Отвечаем на Ваши вопросы:
С оптовыми покупателями мы сотрудничаем на условиях оплаты в течение 30 дней с даты выставления счета. Вы можете отправить заявку, связавшись с Барни Смитом по адресу bsmith@loveourlamps.com. Он отправит вам все необходимые документы для заполнения. Обработка заявки обычно занимает не более двух недель.
На наших складах хранится более 200 моделей ламп. Товары, которых нет в наличии, поступают в течение одной недели. Все наши лампы выполнены из материалов наилучшего качества, и мы даем два года гарантии на каждую. По запросу возможно изготовление по индивидуальному дизайну.
Если возникнут вопросы, пожалуйста, задайте их в ответном письме.
50
Используйте соцсети с умом
По данным исследования организации Statista, в среднем человек тратит на социальные сети 2,5 часа в день. Не важно, публикуете вы информацию или просто ее воспринимаете: без должного контроля соцсети могут превратиться в огромного пожирателя времени. Если из-за них вам стало сложно управлять временем, вы не одиноки. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы укротить общение в сети.
Представляйте, чего хотите
Прежде чем беспорядочно публиковать посты, следует представить конечную цель. Продуманные рекламные кампании в социальных сетях занимают меньше времени и приводят к более качественным результатам. Определитесь, чего вы действительно хотите достичь. Увеличить количество потенциальных клиентов в воронке продаж? Повысить узнаваемость бренда? Завоевать больше читателей перед стартом продаж книги? Знать конечную цель перед тем, как действовать, – более эффективный подход.
Сузьте внимание
Не все социальные сети одинаковы. Если быть точнее, у них разная аудитория. Подумайте, на каком сайте проводит время ваш идеальный клиент. Где он потребляет информацию? К примеру, LinkedIn ориентирован на модель B2B, а Facebook – на модель B2C. Если сузить внимание и публиковать информацию в основном в тех соцсетях, которыми пользуются ваши клиенты (в том числе и потенциальные), это позволит сохранить силы и время.
