«Комиссия выслушала общее объяснение Начальника Разведывательного Управления о способе разделения труда и основных положений Разведупра и приступила к обследованию Агентурного отдела».
Агентурный отдел (начальник Я.К. Берзин) тогда состоял из 3 частей: агентурной, технической и общей. Вся входящая корреспонденция проходила через начальника отдела и им распределялась. У него хранились личные дела секретных сотрудников, шифры и явки. На секретных сотрудников заводилось два дела: первые (договоры, личные документы) находились на хранении у Берзина, вторые (общая переписка, задания, поступающие материалы информационного характера, оценки) — у заведующего соответствующим сектором.
Агентурная часть (начальник Н.А. Новицкий). В ведении начальника части находились «проходящие дела о находящихся в резерве инструктирования сотрудников». Среди основных недостатков в работе Новицкий назвал комиссии «отсутствие достаточного количества конспиративных квартир», а также «недостаток опытных сотрудников». Из-за этого, по его словам. «лишь 3-е и 4-е Отделения имеют сравнительно достаточно заполненный штат». Поэтому «большая часть работы по руководству резидентурами ложится на начальника Агентотдела».
Всего отделений было пять (каждое из них разбито на сектора): 1-е — Восточное (Дальний Восток); 2-е — Южное (Турция. Персия); 3-е — Юго-Западное (Литва. Польша. Румыния, Австрия, Венгрия. Чехословакия, Италия, Балканский полуостров); 4-е — Западное (Латвия, Эстония, Финляндия. Скандинавский полуостров, Германия. Англия. Франция); 5-е — Морское.
Техническая часть состояла из Технического отделения (заготовка документов), существующего с марта 1921 г., и Отделения снабжения, к которому относятся продовольственные склады, гардероб и мастерские. Эта часть ведала и конспиративными квартирами.
Общая часть разделялась на Финансовое и Шифровальное отделения, общую канцелярию. экспедицию.
В результате работы комиссии был составлен протокол, в котором записаны её замечания и предложения.
По отделу в целом: комиссия предложила более подходящее, с её точки зрения, распределение работы между подразделениями отдела: 1-е отделение — Скандинавский полуостров, Финляндия, Эстония, Латвия; 2-е отделение — Литва. Польша. Германия, Данциг, Англия, Франция и прилегающие к ним мелкие государства; 3-е отделение — Румыния, Австрия, Чехословакия, Италия, Балканские государства и Константинополь: 4-е отделение — Ближний, Средний и Дальний Восток.
Кроме того, чтобы преодолеть «тяжеловесность» структуры — «устранить должность Начальника Агентчасти, каковую работу поручить помощнику Начотдела по Агентчасти», «руководство резидентурами возложить на начальников отделений и им же поручить хранение дел, для чего усилить качественный состав начотделений». «начальникам отделений предоставить штат технических работников (на место самостоятельных зав. секторов)». Предложено также «усиление состава Агентчасти как в количественном, так и в качественном отношении».
Комиссия сочла необходимым: усилить агентурную работу в Англии и Франции, «для обслуживания которых Берлинская резидентура не является достаточной», а также и в Румынии; наладить «информирование подчиненными резидентами Разведупра как в общем развитии агентурной сети, так и о подчиненных агентах с указанием их характера, ценности и круга связей», более полно использовать все имеющиеся возможности для организации агентсетей, особенно в вышеуказанных странах, предусмотреть запасные варианты управления сетями «на случай войны или в общем при изменившихся условиях».
Она указала на необходимость: сосредоточить весь материал о работе подчиненных органов «в руках одного из помощников Нач. Управления (партийного)» и только «материал, представляющий интерес для агентурного отдела (схемы, отчетность об агентурной работе и проч.) передается в соответствующие отделения агенотдела»; наладить информирование центра подчиненными органами о постановке работы и отладить систему издания приказов.
Проверяющие отметили: Агентурный отдел находится «в одном здании с другими отделами, где работают не коммунисты, вследствие чего не может быть гарантии в соблюдении конспирации»; «большое количество сотрудников Управления, а также прибывающей и убывающей публики не дает никакой возможности учесть всякого посетителя и сотрудника и проследить за ним»; «отделения и сектора не изолированы друг от друга»: «сотрудники уходя не закрывают шкафов», а их прочность «вовсе не гарантирует безопасности хранящихся в них документов»: отсутствуют «огнеборные» шкафы; нет «специального помещения для приема секретных сотрудников, которые вынуждены часто ожидать в коридоре, причем могут беспрепятственно ходить по всему зданию». И в результате призыв комиссии «усилить внутреннюю дисциплину и наблюдение за внутренним распорядком», предоставить отделу нужные помещения и шкафы.
По 1-му отделению: «Агентурной сети, подчиненной Разведупру не имеет, одна резиденция в стадии организации. Работа заключается в контроле подчиненных органов. Отмечаются тяжелые условия передвижения и связи вследствие чего Дальний Восток слабо освещен».
По 2-му отделению: «Существующие резидентуры находятся в стадии развития работы».
Дзенис и Бортновский считают возможным и целесообразным «объединение I и II Отделения, как вследствие условий работы, так и вследствие небольших размеров её в первом и во втором отделении».
По 3-му отделению: из всех тамошних главных резидентур комиссия особо отметила Ковенскую, «как наиболее развитую и дающую положительные результаты». Остальные — «находятся в стадии организации работы». Главной причиной слабого освещения Румынии начальник отдела называет «слабую работоспособность подчиненных украинских разведывательных органов» и сообщает, «что именно по этой причине направлены в Украину для ревизии сотрудники Агенотдела». Кроме того, «отмечается недостаточное количество сотрудников усиленное командировкой начальника отделения».
По 4-му отделению: комиссия отмечает, что «работа по освещению Латвии, Эстонии, Финляндии производится в достаточной степени». Скандинавский полуостров изучен слабее, «что Начотдела объясняет меньшей заинтересованностью штаба в освещении этих стран». Дзенис и Бортновский обратили внимание на структурную «ненормальность»: «Германия и Польша (причем последняя освещается посредством Германии) находятся в ведении различных Отделений». Отмечено было «недостаточное освещение Англии и Франции, находящихся в ведении Берлинской резидентуры». Причем Дзенис заметил, что «для освещения этих стран Информотдел прибегает главным образом к газетным источникам».
По Технической части: «непригодность выработанной организационной схемы»; вместе с тем аппарат первого отделения «несмотря на трудности, связанные с техническим оборудованием» налаживается и «в ближайшем будущем сможет работать в более крупном масштабе»; в будущем там необходимо организовать, в более широком масштабе, доставку образцов документов, штампов и печатей, «каковые, например, на некоторых фронтах имеются в большом количестве»; в Отделении снабжения нужно ввести такие формы отчетных ведомостей, «чтобы в любой момент возможно было установить кем получен данный паек».
