КРЕСЛА И СТУЛЬЯ
Если вы работаете дома и значительное количество времени проводите за рабочим столом, стоит приобрести эргономичное рабочее кресло. В долгосрочной перспективе это спасет вашу спину! К счастью, в продаже есть симпатичные и эргономичные кресла. Они могут дорого стоить; советую испытать кресло в магазине перед тем, как решитесь на покупку.
Мне нравится держать в своем домашнем офисе еще и удобное кресло. Если предстоит долгое чтение, я предпочитаю свернуться в этом кресле, а не сидеть за рабочим столом.
КНИЖНЫЙ ШКАФ
Книжный шкаф – необязательный предмет мебели в доме. Некоторые предпочитают держать книги для чтения поближе к кровати или используют книги в красивых твердых обложках как элементы декора. И все же, если у вас есть коллекция книг, которыми вы пользуетесь во время работы, возможно, их лучше держать в домашнем офисе.
ШКАФ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ
Вам понадобится место для хранения папок. Возможно, вам нужен специальный архивный шкаф, но вы можете также использовать архивную коробку меньшего размера. Прежде чем нестись и покупать то, в чем вы будете хранить папки, разберите и организуйте все бумаги, чтобы лучше понять, какой вариант хранения вам нужен.
СЕЙФ
Если вы не пользуетесь банковской ячейкой для хранения важнейших документов из отдела ЗАГС, документов, удостоверяющих личность (загранпаспортов и свидетельств о рождении), или драгоценностей, подумайте о приобретении несгораемого сейфа для домашнего офиса. Чтобы усилить безопасность, выбирайте модель, которую можно привинтить к полу.
ШАГ ВТОРОЙ: РАСХЛАМЛЕНИЕ ДОМАШНЕГО ОФИСА
Как профессиональный организатор пространства, я считаю, что клиенты имеют склонность хранить больше бумаг, чем необходимо. Домашние офисы иногда легко изолировать от остального дома, поэтому соблазнительно позволить бумагам и другим вещам накапливаться. К сожалению, многие офисы становятся свалками бумажных отходов, из-за чего в таком захламленном месте сложно сосредоточиться и работать продуктивно. Обычно такое происходит, когда отсутствуют системы организации пространства.
Чтобы начать приводить офисную зону в порядок, используйте процедуру расхламления, которой я поделилась в первой главе. Уберите вещи, которые должны находиться в других местах. Измельчите или сдайте на переработку лишние бумаги. Этот процесс, возможно, придется повторить по мере усовершенствования организации вашего домашнего офиса. Выбросите сломанные степлеры и ручки, в которых кончились чернила. У вас есть сломанный принтер, факс, которым не пользовались с конца 90-х или склад старых мобильных телефонов? Найдите компанию, которая занимается утилизацией электроники, и избавьтесь от этих вещей! Только при реалистичном взгляде на пространство и вещи, которым в нем место, вы сможете подобрать нужные вам варианты хранения.
ШАГ ТРЕТИЙ: ЧИСТОТА В ДОМАШНЕМ ОФИСЕ
Домашний офис – не только место скопления бумаг и другого хлама, здесь скапливается и пыль! После того как вы избавитесь от хлама, но до того, как начнете организовывать пространство, тщательно и не спеша почистите офисную зону и всю мебель в ней. Протрите внутренние части рабочего стола и ящики архивного шкафа. Уберите пыль с книжных полок и пропылесосьте полы, уделяя внимание местам за мебелью и вдоль плинтусов.
ЕЖЕДНЕВНАЯ УБОРКА
Несмотря на то что я не люблю бо́льшую часть уборки, мне нравится делать уборку в домашнем офисе – возможно, потому что это исключительно мое пространство. Когда вы собираетесь уходить из домашнего офиса, выделите пару минут, чтобы привести стол в порядок. Это поможет предотвратить скопление хлама, к тому же за аккуратным столом приятно сидеть.
СПЕЦИАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА ДЛЯ УБОРКИ
Обычно я свожу к минимуму число чистящих средств дома, но есть несколько специальных средств, которые пригодятся в домашнем офисе. Держите дома баллон со сжатым воздухом для очистки компьютерной клавиатуры от пыли, а также специальные салфетки или тряпку из микрофибры для очистки экрана. Можно сделать мини-набор для уборки и хранить его в ящике рабочего стола.
ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОМАШНЕГО ОФИСА
Как и в других частях дома, я советую оставить в домашнем офисе только действительно полезные вещи.
КАНЦТОВАРЫ
Держите под рукой только самые необходимые канцтовары. Большинству людей достаточно иметь несколько ручек, степлер и ножницы. Офисные принадлежности можно убрать в ящик. Кроме этого, есть много стильных решений для хранения, которые не позволят вашему столу стать неприятной для глаз свалкой.
КОРОБКА ВАЖНЫХ ДЕЛ
Полезно иметь на рабочем столе «коробку важных дел» для вещей, которые требуют вашего внимания. Это могут быть коммунальные счета на оплату или школьные разрешения на экскурсию, которые нужно подписать. При этом, чтобы предотвратить скопление бумаг в коробке, необходимо назначить крайний срок завершения этих дел. Назначьте в качестве крайнего срока один из дней недели: в этот день вы обещаете себе закончить все дела из коробки важных дел. Если каждую неделю вам приходится работать с большим количеством бумаг и форм, возможно, стоит использовать зажимы для бумаг с ярлыками на каждый день недели. Вам легко будет прикрепить дело к тому дню, в который его нужно решить.
ДОМАШНЯЯ АРХИВНАЯ СИСТЕМА
Домашний офис – идеальное место, чтобы заняться решением самых разных дел, которые требуют внимания в повседневной жизни, но он также может быть местом для архивной системы хранения важных документов. В каждом доме должна быть архивная система. Если вам восемнадцать лет и вы впервые живете в квартире отдельно, если вам сорок и вы покупаете дом своей мечты – вам необходимы место и метод для организации важных документов, касающихся дома и семьи. Некоторым людям также нужны архивные системы для бизнеса. Выбор типа архивной системы зависит от того, как вы работаете и как предпочитаете хранить свои документы.
Способы организации домашней архивной системы
Когда вы начинаете организовывать домашний архив, первым делом нужно решить, какую систему хранения бумаг вы хотите использовать. Вот способы, которые я считаю полезными для организации домашнего архива:
ТРАДИЦИОННЫЙ АРХИВ. Традиционный архив – это способ, при котором вы пишете на каждой архивной папке категорию, складываете в нее документы, относящиеся к этой категории, и храните все это в архивном шкафу. В продаже есть множество эффективных инструментов для домашнего архива.
ПАПКИ НА КОЛЬЦАХ. Папки на кольцах – мой любимый способ хранения домашнего архива, именно эту систему я использую у себя дома. Для каждой категории информации у меня есть отдельная папка на трех кольцах. Мне нравится эта система, потому что документы удобно находить и переносить с места на место, мне легко взять папку с собой, если необходимо решить дело вне дома. Когда много лет назад мы жили в Соединенном Королевстве, я работала секретарем в начальной школе. Для хранения личных дел учеников там использовали систему папок на кольцах. Сначала мне казалось безумием использовать папки на кольцах вместо архивных папок. Но несколько лет работы с этой системой переубедили меня. Я поняла, что это – самый эффективный способ хранить такой большой объем информации. Когда наша семья вернулась в США, я адаптировала и внедрила систему папок на кольцах для домашнего архива, и с тех пор обожаю этот способ хранения.
