Если вы молоды и вам нужно хранить относительно немного документов, можете начать с одной папки на кольцах. А с течением жизни при необходимости число папок можно увеличить.
АРХИВ БЕЗ БУМАГ. В сегодняшнем цифровом мире разумно рассмотреть вариант архива без бумаг. Большинство сделок совершается онлайн, поэтому большинство счетов, чеков и других документов предоставляется в электронном виде, что упрощает ведение архива без бумаг. Также сейчас в продаже есть множество понятных, простых в использовании сканеров, с помощью которых вы можете создавать цифровые копии бумажных документов. Мне нравится, что при ведении цифрового архива вы имеете доступ к документам в любое время и в любом месте.
Если вы выбрали цифровую систему хранения, вам все равно нужно настроить ее так, чтобы она была простой в использовании и эффективной. Вам необходимо создать специальные папки для каждой категории, относящейся к вашему дому и вашей жизни, чтобы можно было легко найти нужные документы.
Не все дружат с компьютером, на самом деле, некоторых людей раздражает использование технологий. Выберите систему, которая для вас комфортна, тогда вероятность того, что вы продолжите ей пользоваться, будет выше.
Категории домашнего архива
Если вы не знаете, как организовать хранение документов, этот список, возможно, будет вам полезен. Конечно, вы можете адаптировать эти категории под свои потребности. Помните: храните только самое важное!
АВТОМОБИЛЬ. Эта папка предназначена для бумаг, относящихся к вашему (вашим) авто, – кредитных договоров и документов о правах собственности. Некоторым нравится хранить бумаги из автосервисов, но я считаю, что это быстро приводит к захламлению. Если вы всегда обслуживаете автомобиль в одном месте, то, скорее всего, автосервис хранит электронные записи на ваше имя.
БАНК. Храните номера банковских счетов, но позаботьтесь о защите этой информации. Есть множество зарекомендовавших себя приложений, которые позволяют безопасно хранить номера счетов и пароли. Я стараюсь не хранить справки из банка в бумажном виде, поскольку при необходимости их легко сделать онлайн. В этой же папке я храню одну текущую чековую книжку. Чековые книжки бывают довольно громоздкими, поэтому дополнительные чеки можно хранить в ящике стола, в сейфе или в глубине архивного шкафа.
БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОСТЬ. Храните документы обо всех пожертвованиях. Среди них могут быть документы об уплате церковной десятины, квитанции на пожертвования и чеки, подтверждающие взносы за год. Также хорошая идея – хранить ИНН организаций, которым вы платите пожертвования. Когда придет время заполнять налоговую декларацию, вы будете себе благодарны за такую педантичность.
ЦЕРКОВЬ. У нашей семьи есть «церковная» папка. В ней мы храним свидетельства о крещении, информацию о нашем церковном приходе и т. д. Тем не менее, мы храним церковные финансовые документы в папке «Благотворительность», потому что это удобно для заполнения ежегодной налоговой декларации.
ВЫПИСКИ С БАНКОВСКИХ КАРТ. Информацию о банковских картах легко посмотреть в личном кабинете онлайн, а бумажные выписки за многие месяцы занимают очень много места. Тем не менее, я храню самые свежие выписки в бумажном виде. В случае мошеннического списания средств удобно иметь под рукой распечатанную выписку.
ОБСЛУЖИВАНИЕ ДОМА. Я предпочитаю хранить документы о разных услугах, связанных с домом: о чистке водостоков, обслуживании системы отопления и вентиляции и т. д. Если что-то пойдет не так, полезно иметь эти бумаги для гарантийного ремонта или составления жалобы. Если вы планируете когда-нибудь продать свой дом, хорошо будет показать, как вы поддерживали и/или улучшали его состояние, пока были владельцем.
СТРАХОВЫЕ ПОЛИСЫ. Храните страховые полисы, чтобы их можно было легко и быстро достать, в том числе полисы на страхование дома, жизни и автомобиля.
Каждый год пересматривайте страховые документы, чтобы выявить слабые места и убедиться, что полисы соответствуют вашим текущим потребностям и обеспечивают необходимую степень защиты.
ИНВЕСТИЦИИ. Это – папка для бумаг по пенсионным отчислениям и другой информации, связанной с пенсией. Эти документы касаются вашего будущего. Очень важно хранить выписки и другие приходящие по почте документы относительно ваших пенсионных счетов и других имеющихся у вас инвестиций. Советую каждый год сканировать полученные документы и хранить в электронных папках по годам.
КРЕДИТЫ. Для любых кредитов, кроме ипотечного, важно хранить договоры и условия, чтобы при необходимости к ним можно было обратиться. Если у вас есть доступ к выпискам онлайн, советую хранить в папке только самую свежую выписку. Если вы предоставили другу или члену семьи личный кредит, храните информацию об этом вместе с подтверждениями о выплате взносов, пока кредит не будет выплачен полностью. Документы по всем погашенным кредитам сканируйте, чтобы уменьшить объем бумажного хлама.
МЕДИЦИНА. Мы храним свои медицинские документы в папке, в том числе – детские медкарты наших уже взрослых детей. Как семья военного, мы жили в разных местах и бывали в разных поликлиниках и больницах. Я быстро научилась сохранять копии медицинских документов и даже приносить их при первом визите к новому терапевту. Конечно, вы можете попросить электронные копии медицинских документов у своего врача или в поликлинике (больнице).
ЕЖЕМЕСЯЧНЫЕ СЧЕТА. В нашей папке с ежемесячными счетами хранится копия таблицы нашего бюджета за месяц. Мы с мужем любим вместе просматривать свой бюджет за чашечкой ароматного кофе (или за бокалом вина – в зависимости от того, как выглядит бюджет). Мы ведем электронную таблицу, но считаем, что полезно взглянуть на ее печатную версию. Кроме того, мы складываем в эту папку приходящие счета.
СПИСОК ВЕЩЕЙ. Ведите список вещей, которые у вас есть. Точный список принадлежащих вам вещей позволит мыслить спокойно, если нужно написать претензию. Лучший совет от меня – взять камеру и пройтись по дому, чтобы заснять все принадлежащие вам вещи. Для дорогих вещей – мебели, электроники, драгоценностей и т. п. – фиксируйте дату и цену покупки. Храните в этой же папке бумаги о ремонте и оценке стоимости. Хорошая идея – хранить чеки за крупные покупки. Вся эта информация должна храниться в папке «Список вещей». Кроме этого, нужно хранить дополнительную копию в несгораемом сейфе или у того, кому вы доверяете.
ДОМАШНИЕ ПИТОМЦЫ. Домашние питомцы – потрясающие, многие (включая меня) считают их настоящими членами семьи. Важно держать и их документы в порядке. Более подробно о жизненно важной информации относительно питомцев, которую нужно держать под рукой, читайте на с. 218.
