НЕДВИЖИМОСТЬ. Храните документы на недвижимость. Это могут быть договор аренды, если вы снимаете жилье, или ипотечные документы, если вы собственник. Я также храню документы на жилье, которым мы владели в прошлом. Храните документы, удостоверяющие права на недвижимость, в этой папке или в банковской ячейке. Если вы сдаете недвижимость в аренду, возможно, вам стоит держать здесь же договоры с арендатором. Также удобно хранить в этой папке документы по налогам на собственность и отчеты об оценке имущества. И наконец, храните в этой же папке запасные ключи от недвижимости, которой вы сейчас пользуетесь.
ЧЕКИ. Противные бумажки, которые захламляют сумки, машины и дома. Меня поражает количество бумаги, которая уходит на печать чеков. Дома мы сканируем важные чеки. За это отвечает мой муж. Поскольку именно я в основном делаю покупки для дома, я внимательно кладу все чеки в соответствующие коробки, чтобы их можно было отсканировать. На стеллаже в нашем домашнем офисе стоят две коробки: одна – для чеков, связанных с домом, вторая – для чеков, связанных с бизнесом. Мне нужно лишь положить чек в правильную коробку – и моя часть дела сделана. Наша система проста, и самое главное – она отлично работает для нас.
ШКОЛА. В «школьной» папке хранятся копии всех дипломов, сертификатов и школьных аттестатов каждого члена семьи. И другие бумаги, связанные со школой, тоже хранятся здесь. Если сейчас вы выплачиваете кредиты на обучение, выписки о ежемесячных взносах нужно убирать в папку с ежемесячными счетами. А когда вы погасите кредит, документы по нему можно переложить в эту папку или отсканировать и хранить в электронном виде.
Если у вас в семье есть школьники, советую завести «школьную папку для родителей». Подробнее о том, как сделать этот полезный инструмент, читайте на с. 127–128.
НАЛОГИ. Налоговая папка будет одной из важнейших в вашем архиве. В ней хранится все, относящееся к налогам за текущий год. Я также считаю, что удобно вести журнал, позволяющий отслеживать, какие налоговые документы нужно получить перед тем, как заполнять декларацию. Когда присылают налоговые документы, их сразу же нужно убрать в эту папку. По мере получения документов я вычеркиваю их из своего журнала. Когда весной приходит время встречи с нашим бухгалтером, я просто беру эту папку.
Спросите у своего налогового консультанта, за сколько лет сто́ит хранить налоговые документы. У меня есть папки за последние десять лет, каждая из папок помечена соответствующим годом. Я кладу исполненные налоговые документы в соответствующую папку и храню их в нижнем ящике архивного шкафа.
ИНСТРУКЦИИ. В большинстве домов есть электроприборы и другие устройства с инструкциями к ним. Эти инструкции бывают объемными и не очень подходят для хранения в шкафу. Большинство инструкций можно найти онлайн, поэтому не всегда есть необходимость хранить бумажную версию. Можно даже сделать папку на компьютере для скачанных инструкций. Если вы все же храните бумажные инструкции, симпатичный держатель для журналов – прекрасный вариант для их хранения.
КОММУНАЛЬНЫЕ УСЛУГИ. Большинство коммунальных услуг мы оплачиваем онлайн, поэтому я свожу к минимуму бумажный хлам в папке «Коммунальные услуги» – храню только первые документы об установлении отношений с поставщиком услуг и документ с актуальной информацией о нашем лицевом счете. Я также предпочитаю фиксировать инциденты, ведя простой журнал, в который вношу случаи техобслуживания или инциденты, связанные с коммунальными услугами. Это очень помогает, когда мы решаем сменить поставщика или услугу, так как мы ясно видим записи об инцидентах. Все бумаги, связанные со счетами за коммунальные услуги, хранятся в папке «Ежемесячные счета».
ЗАГС. Такие документы, как свидетельства о рождении, браке и смерти, нужно хранить в надежном и безопасном месте. Я храню копии этих документов в архивном шкафу, чтобы при необходимости дать их членам семьи. Я даже храню под рукой копии документов моих уже взрослых детей – и они не раз были мне за это благодарны! Оригиналы этих документов я храню в несгораемом сейфе вместе с нашими загранпаспортами.
ГАРАНТИИ. Храните гарантии на все домашние или личные вещи. В этой же папке я храню корешки талонов на налоговые вычеты, если деньги до сих пор не пришли. Как только мы получаем чеки на возврат части налогов, я убираю корешки из папки.
ЗАВЕЩАНИЯ. Я слышала множество душераздирающих историй о хлопотах, с которыми сталкиваются люди после потери близких людей, если дела покойных были не в порядке. Скорбеть трудно, когда пытаешься разобраться в финансах и личных вещах покойного. От этого могут страдать отношения с другими людьми. Когда мы переживаем тяжелую потерю, это не то, чего мы желаем себе и своим близким.
Мы с мужем храним копии собственных завещаний, а также копии завещаний других членов семьи, чьими делами мы должны будем распоряжаться в случае их болезни или кончины. Раз в год я сажусь со своими родителями, чтобы обсудить внесение возможных изменений в их завещания и распоряжения на случай болезни
[3]. Многие друзья говорят, что не могут вести такие разговоры с родственниками. Независимо от трудности этих разговоров, очень важно убедиться, что все документы в порядке, а пожелания можно исполнить должным образом. Это особенно важно, если у вас есть маленькие дети!
РАБОТА. В «рабочей» папке лежат резюме, оценки работодателей и связанные с работой сертификаты, которые могут вам понадобиться при поиске работы или при просьбе о повышении. Как жене военного, мне часто приходилось искать новую работу из-за переездов. И в эти времена моя «рабочая» папка играла очень важную роль.
После того как вы заведете собственную архивную систему, секретом успеха будет помнить, что ваша цель – хранить только самые нужные документы. Не тратьте время: не вносите в архив и не храните документы, которые никогда не пригодятся. Воспринимайте ведение архива как быстрое ежедневное или еженедельное дело. Проводите ежегодный аудит архива и выбрасывайте все неактуальные документы.
Организация ежедневника
Если вы знаете меня, то знаете, что я люблю свой ежедневник, я называю его своим личным помощником. Мир захватывают технологии, но я по-прежнему уверена: ничто не поможет мне справиться с моими задачами лучше, чем лист бумаги и красивая ручка.
