Как заключать договор
1) Гражданское право позволяет заключать договоры как в письменной, так и в устной форме. Но разумно, предусмотрительно и целесообразно ввести в свой деловой оборот обычай письменного закрепления договорных отношений с заказчиками.
2) Для подписания договора совсем не обязательно обмениваться бумажными оригиналами и встречаться лично. Договор можно подписать по e-mail. Для этого в текст договора вносится соответствующее условие о признании сторонами юридической силы направленных по электронной почте документов.
Например, в такой формулировке:
«Стороны признают юридическую силу за электронными письмами — дoкyмeнтaми, направленными по электронной почте (e-mail), и признают их равнозначными дoкyмeнтaм на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, т. к. только сами Стороны и уполномоченные ими лица имеют доступ к соответствующим адресам электронной почты, указанным в Договоре в реквизитах Сторон и являющимся электронной подписью соответствующей Стороны. Доступ к электронной почте каждая Сторона осуществляет по паролю и обязуется сохранять его конфиденциальность.»
Далее каждая из сторон подписывают свои экземпляры договора, и по указанным в договоре e-mail обмениваются сканкопиями или сделанными на смартфон фото договора.
3) Каждый самозанятый должен иметь в своем арсенале заготовку договора с заказчиком. Правильно составленный договор поможет наладить процесс взаимодействия между заказчиком и исполнителем, выполнить задачу быстрее, качественнее и точнее, избежать срыва сроков и взаимных претензий. А клиенты самозанятого смогут документально подтвердить свои расходы.
Примерная форма договора — в Приложении № 3
Ссылка на рабочий документ в формате Word http://smart-steps.ru/wp-content/uploads/2020/04/Dogovor_s_samozanytym.docx
4) Для заказчика очень важно, чтобы договор с самозанятым исключал признаки и малейшие подозрения на трудовые отношения. Важны как форма, так и содержание.
Самозанятый не может:
— принимать участие в непрерывном технологическом процессе;
— выполнять трудовую функцию или требования должностной инструкции;
— подчиняться трудовому режиму. Время работы самозанятый определяет сам. В договоре указываются только сроки — срок начала и окончания работ;
— числиться в табеле учета рабочего времени;
— регулярно — как остальные штатные сотрудники дважды в месяц — получать аванс и зарплату;
— претендовать на соцпакет и получать социальные гарантии — согласовывать отпуска, получать материальную помощь, выплаты по больничному листу и иные компенсации.
Договор, удовлетворяющий одному из признаков выше, может быть переквалифицирован в трудовой договор с обязанностью для клиента удержать с вознаграждения самозанятого НДФЛ, начислить и уплатить страховые взносы.
Снижаем риски переквалификации договора с самозанятым в трудовой договор
Договор должен быть не формальным и не фиктивным, а реально работающим документом. Он должен опираться на требования закона, не противоречить здравому смыслу и следовать элементарной логике.
В договоре не может быть расплывчатых формулировок трудовых функций, а задача должна быть указана очень четко.
Конкретизируются:
1) само задание
2) его результат
3) сам процесс работы (минирегламент).
Признаки реальности договора с самозанятым:
Первый. Подробное описание работы или услуги, которую обязуется выполнить самозанятый.
Каждую задачу описывайте подробно, точно и однозначно. В договоре задачу можно указать общим предложением, а конкретные виды работ по элементам вынести в отдельное приложение к договору, оформив его как Перечень работ, Техзадание или Спецификацию. Подходите к этому продуманно.
Второй. Описание процесса выполнения работ.
В каком режиме самозанятый выполняет работу: место оказания услуг и какими инструментами, предметами, мебелью, техникой он будет пользоваться, кому они принадлежат. Если инструменты, предметы, техника или мебель принадлежат компании — в договоре нужно указать какую материальную ответственность несет самозанятый за их утерю или порчу.
Третий. Условия оплаты по договору: не за выполнение процесса работ, не за участие в нем, а исключительно за результат.
Например, самозанятый юрист составляет договор. Он трудится ровно 15 минут, но получает 100 000 рублей. Вознаграждение по договору он получает не за нахождение на рабочем месте и не за участие в непрерывной деятельности — а за достигнутый результат.
Четвертый. Требования к результату работ: какие характеристики будут у передаваемых работ или услуг — и качественные, и количественные. По каким критериям заказчик будет оценивать качество работы и принимать ее.
Например, для самозанятого фотографа — это число кадров проведенной фотосессии, или количество обработанных фотографий конкретного разрешения указанного формата. А для установщика дверей это может быть такой критерий: отсутствуют щели, двери закрываются без помех, исправные замки.
Чтобы снять подозрения налогового органа в завуалированных трудовых отношениях все эти важные условия в договоре нужно учесть.
Договор может быть заменен счетом, если в него включить все обязательные условия: заказчик, исполнитель, предмет договора, цена, количество, и все условия выполнения работы, минимизирующие риски переквалификации договора с самозанятым в трудовой договор.
Акт выполненных работ
Акт выполненных работ нужен как клиенту для документального подтверждения расходов, так и самозанятому. Он может здорово пригодиться в спорных ситуациях и даже стать доказательством в суде. Подпись заказчика в Акте выполненных работ подтверждает, что заказчик работы признал и принял их.
Акт выполненных работ составляется в двух экземплярах и после подписания передается заказчику и исполнителю (самозанятому). Акты, как и договоры важно сохранять.
Акт выполненных работ — так же, как и договор, не обязательный документ. Для фиксации результата работы возможны разные варианты.
Например, акт можно не составлять, предусмотрев в договоре, что первичный документ — это чек, а оплата производится по факту оказания услуг.
Для самозанятых творческих специальностей, работающих дистанционно, в договоре можно указать, что момент оказания услуги — это, к примеру, направленный по e-mail результат работы. В случае отсутствия возражений в установленный срок (например, 3 дня с момента отправки) результат признается принятым клиентом.
