Риск 3. Статус самозанятого и подтверждающие документы
Свой статус самозанятый должен подтвердить — важно внести понимание перед началом сотрудничества.
В случае, если самозанятый таковым не окажется, отвечать за налоговые последствия будет его клиент (заказчик, покупатель). Именно клиент понесет потери в случае претензий контролирующих органов. С суммы вознаграждения, выплаченному самозанятому без подтверждающих его статус документов, клиент будет обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы за свой счет — как обычному наемному сотруднику
Минимизировать вероятность негативных последствий можно тремя простыми способами:
1) проверять статус самозанятого при любых касаниях: при заключении договора, при подписании акта выполненных работ и перед каждым платежом;
2) после каждой оплаты требовать чек. Всегда!
3) внести в договор условия, «бодрящие» самозанятого исполнителя — побуждающие выполнять свои обязательства, не ловчить и не нарушать закон.
Подтверждение статуса самозанятого
До заключения договора самозанятый должен представить справку из приложения «Мой налог», подтверждающую его постановку на учет как плательщика НПД.
Не поленитесь и проверьте статус самозанятого сами. Это можно сделать с помощью специального сервиса на сайте ФНС. По ссылке https://npd.nalog.ru/check-status/. Проверить действительность статуса можно на любую дату по введенному ИНН и дате поиска.
Проверяйте статус самозанятого на этом сервисе перед каждым очередным платежом. Делать это можно так часто, как вам захочется — это бесплатно. Сохраните копию подтверждения на заданную дату.
Помните, что ответственность за неудержание НДФЛ с вознаграждения и уплата страховых взносов лежит на заказчике!
Получите чек у самозанятого
После каждой оплаты требуйте чек. Чек — это основной документ, дающий возможность компании признать расходы на оплату услуг самозанятому и уменьшить свои налоговые обязательства.
Всегда проверяйте корректность каждого чека: сверяйте ИНН, название компании, сумму платежа. Скачивайте QR-код, чтобы увидеть оригинал чека, сформированного в приложении «Мой налог».
О порядке выдачи чека
При получении оплаты от клиента — наличным расчетом или в день поступления денежных средств на банковский счет — самозанятый должен зафиксировать полученный доход в приложении «Мой налог», выгрузить из системы чек и выдать его клиенту в электронной форме или на бумаге.
Чек должен быть передан заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором получена оплата.
В электронной форме чек может быть передан двумя способами:
1) путем направления на абонентский номер или адрес электронной почты,
2) путем считывания смартфоном заказчика QR- кода, содержащегося в чеке.
Все выданные чеки хранятся в приложении «Мой налог». Если клиент чек случайно потерял — из приложения всегда можно выгрузить еще один его экземпляр.
Чек, который обязан выдать клиенту самозанятый, не является чеком, который пробивает привычный кассовый аппарат (ККТ). В специальной системе ФНС ему присваивается уникальный идентификационный номер и соответствующий ему QR-код.
Чек — это основной документ для клиента, заказывающего услуги самозанятому исполнителю. Только на основании чека из приложения «Мой налог» компания или ИП смогут признать расходы на оплату услуг самозанятому в налоговом учете и снизить налоги по своей предпринимательской деятельности. Акт выполненных работ чек не заменит, одного акта недостаточно.
Невыдача чека
Штраф за невыдачу чека законом не предусмотрен — поэтому вопрос получения чека от самозанятого нужно держать на контроле.
В договоре с самозанятым исполнителем целесообразно закрепить легковыполнимые, но стимулирующие его пунктуальность условия: обязанность выдать чек в установленный срок, ответственность за нарушение срока и компенсацию потерь в случае неисполнения условий договора.
Если самозанятый не выдал чек — это нарушение закона. Компания-заказчик вправе сообщить об этом в налоговый орган, используя сервис «Обратиться в ФНС России», размещенный на сайте ФНС. Налоговики проверят поступление денег на карту и вызовут нарушителя на беседу для дачи пояснений.
Если с самозанятым компания работает через посредника — не требуйте чек самозанятого. Он не обязан его выдавать, так как вы взаимодействуете с посредником. Требуйте чек ККТ у посредника, с которым заключен договор.
Договорные гарантийные обязательства
Существенно снизить риски клиента помогут специальные условия договора, заключенного с самозанятым исполнителем. В договор стоит включить гарантийные обязательства, конкретные сроки, меры ответственности и другие «мотивирующие» условия, призывающие самозанятого исполнителя выполнять свои договорные обязательства.
На что стоит обратить внимание в договоре:
1) основание заключения договора и его характер: «гражданско-правовой договор в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ»,
2) сведения об исполнителе дополнить обстоятельством: «исполнитель применяет специальный налоговый режим и является плательщиком налога на профессиональный доход»,
3) обязанность исполнителя представить справку о постановке на налоговый учет из приложения «Мой налог», подтверждающей его статус налогоплательщика налога на профессиональный доход, и срок представления такой справки,
4) условие, что заказчик не являлся менее двух лет назад работодателем исполнителя — самозанятого физического лица и не состоит с ним в трудовых отношениях на момент заключения договора,
5) закрепить обязанность выдавать чек, установить срок и прописать ответственность за его невыдачу,
6) внести обязанность исполнителя незамедлительно сообщать Заказчику об утрате статуса самозанятого и прекращении применения налогового режима для самозанятых независимо от причины с указанием срока уведомления,
7) закрепить обязанность исполнителя возместить заказчику убытки в связи с невыполнением оговоренных договором обязательств.
Порядочный исполнитель не будет упорствовать и отказываться подписать договор на ваших условиях. Для него эти дополнения не влекут ни осложнений, ни проблем.
Но если исполнитель уклоняется или отказывается подписывать предложенную редакцию договора — это повод призадуматься о причинах его противодействия и оценить целесообразность сотрудничества с ним.
