Обращайте особое внимание на дресс-код точно так же, как при личной встрече, и помните: когда вы встаете за стаканом воды, люди видят вас в полный рост. Презентации в офлайне и онлайне должны соответствовать друг другу
[64].
Прежде чем войти в комнату видеоконференции, сделайте несколько глубоких вдохов, улыбнитесь, расправьте плечи и соберитесь умственно и физически точно так же, как при входе в реальное помещение. Все это на удивление хорошо ощущается и воспринимается через экран.
Вербальная и паравербальная коммуникация играет важную роль на переговорах посредством компьютерной связи. В онлайне люди зачастую говорят слишком быстро. Если хотите, чтобы вас поняли, говорите медленно и с хорошей артикуляцией, еще медленнее, чем при физическом разговоре. Можно договориться о специальном сигнале, который используется, если кто-то хочет взять слово – например, поднять руку. Это поможет избежать ситуаций, когда несколько человек говорят одновременно, потому что, если в онлайне много народу, трудно отследить, кто начинает говорить. В таких ситуациях, чтобы общение проходило гладко, нужно назначить модератора или координатора. Если у вас есть переводчик, отводите достаточно времени на перевод, а потом продолжайте говорить. Если обсуждение требует сурдоперевода, особое внимание уделите освещенности.
Гирдэм обнаружила, что на переговорах с положительной эмоциональной окраской участники употребляют больше слов, чем при негативных взаимодействиях
[65]. Поэтому полностью вовлекайтесь в обсуждение, используйте инструменты коммуникации из главы 7. Личностные различия могут обостряться из-за так называемой «интернет– застенчивости», когда человеку со склонностью к интроверсии, которая усугубляется такой вот интернет-застенчивостью, трудно высказываться, поэтому будьте терпеливы и явным образом выказывайте свой интерес, если это необходимо.
Не бойтесь молчаливых пауз. Молчание в ожидании, пока придет ваша очередь высказаться, на онлайн-встречах еще важнее, поскольку здесь может иметь место небольшая задержка между моментом, когда что-то озвучивается, и тем, когда другие участники слышат сказанное. Не делайте поспешных выводов из факта молчания. Как указывает Гирдэм, длительные паузы могут быть вызваны техническими задержками, поэтому необязательно приписывать им какой-то особый смысл
[66].
Настаивайте на том, чтобы вам разъяснили и повторили то, что была сказано и тем или иным образом понято, чтобы переформулировали сказанное; не смущайтесь просить несколько больших перерывов или делать регулярные перерывы, чтобы размяться и выпить кофе. На онлайн-встречах интервалы между перерывами должны быть меньше, чем на физических встречах.
Есть еще несколько соображений, которые следует иметь в виду, встречаясь с другой стороной в онлайне. Технология предлагает громадные возможности для общения в онлайне. Но не полагайтесь на них абсолютно, не переносите автоматически возможности физического взаимодействия в онлайн-формат. Используйте все предоставляемые вам возможности – это не только сделает ваше общение более интересным, интерактивным и вдохновляющим, но и задействует эффективную групповую динамику.
Использование сессионных залов для обсуждений небольшими группами или двусторонних переговоров поможет вызвать доверие и наладить связь. Если все стороны согласны, полезно вести аудио– и видеозапись встреч, что удобно, если вам понадобится вернуться к принятым решениям или конкретной части дискуссии, поделиться тем, что было сказано, с отсутствующими. Зафиксируйте эту договоренность письменно и сверяйтесь с ней на этапе контекстуального анализа.
И всегда помните: мало кто полностью «на ты» с высокими технологиями, а последние – не оружие, а орудие.
ЭТАПЫ ПРЕДЛОЖЕНИЯ И РЕАЛИЗАЦИИ
На последних двух этапах переговорного процесса (предложение и реализация), а также на этапе соприкосновения рассылайте памятные записки и электронные письма, чтобы у всех участников имелась одинаковая информация. Проводится ли встреча в онлайне или в личном присутствии, всегда рекомендуется направлять письменный сводный отчет, чтобы у всех были фактические данные, к которым при необходимости можно вернуться.
Некоторые соображения об электронной почте и для чего ее использовать
Электронная почта – это асинхронное средство коммуникации, дающее больше времени на обдумывание между получением сообщения и откликом на него, что снижает риск автоматической необдуманной реакции. Формирование суждений, как и впечатлений, посредством электронной почты занимает больше времени. Поскольку есть доказательства того, что отсроченные суждения других людей способствуют лучшему пониманию смыслов, такая асинхронность обладает определенными преимуществами
[67].
Электронные письма очень полезны для выполнения определенных задач. К примеру, если нужно быстро проверить какой-то информационный фрагмент, направить сводку, задать вопрос, подтвердить дату, отправить напоминание. Иными словами, электронные письма лучше всего использовать для оперативного обмена фактами. Также их можно сохранять для справочных целей на будущее.
Как уже говорилось, на переговорах редко бывает достаточно одних только слов; письменное общение – не лучшее средство, чтобы расшифровывать сигналы, которые помогут понять другую сторону. Если, однако, вы участвуете в переговорах, которые ведутся целиком или в основном в формате переписки (к примеру, посредством электронных писем и записок), полезны будут следующие рекомендации.
• Не исходите из того, что другая сторона умеет читать между строк. Старайтесь выразить свои эмоции, чувства или обеспокоенность явным образом («Я расстроен отсутствием прогресса»).
• Регулярно спрашивайте у собеседников, как они себя чувствуют, и проверяйте собственные предположения («Мне кажется, что в моем предложении что-то вас смутило. Это так?»; «Какие ощущения у вас оставила последняя дискуссия?»).
Порой общаться в письменном виде проще и полезнее, имея дело с человеком, с которым вы в конфликте: это заставит вас очень точно выверять написанное и прояснять недопонимание, а еще, когда пишешь, ты меньше подвержен эмоциям. Более того, общение по переписке лучше подходит людям со склонностью к интроверсии.
Интересно отметить, что люди прекрасно осознают важность невербальной коммуникации, если нужно передать тонкие намеки и смыслы посредством сообщения. В этом кроется основная причина изобретения эмодзи и эмотиконов (смайликов, символов, иконок с эмоциями). Люди часто используют их
[68], чтобы акцентировать некоторые значения в электронных письмах, заменить ими (не всегда толково) невербальные сигналы и передать тонкие (или нет) послания. Пользуйтесь ими особенно аккуратно, так как различные эмодзи имеют разное значение в разных культурах
[69]. К примеру, если в западной культуре поднятый кверху большой палец может означать одобрение, то в Греции и на Ближнем Востоке это традиционно воспринимается как вульгарный, часто угрожающий жест
[70].
