Стационарный компьютер
• Как выглядит экран вашего компьютера? На нем миллион маленьких иконок старых документов Word или картинка с изображением красивого озера, окруженного горами? Компьютер – это надежная сокровищница, где хранятся два типа файлов и папок: сверхполезные и абсолютно бесполезные. Лень заставляет нас сохранять важные документы на компьютере, вместо того чтобы рискнуть – и перенести их в более подходящее для этого место! Боже сохрани нас от использования функции «Поиск» для файла, если мы не нашли его мгновенно! И в результате наш компьютер превращается в еще один «сборный пункт». Но и ему требуется организация. Попробуйте создать папку «Входящие» и регулярно складывайте в нее все случайные документы. Когда документов накопится достаточно много, потратьте несколько минут на перемещение их в новые места – и, конечно же, на удаление всего, что вам больше не требуется!
УПРАЖНЕНИЕ: СОКРАЩЕНИЕ КОЛИЧЕСТВА «СБОРНЫХ ПУНКТОВ»
Прежде чем начать использовать систему эффективности КОРД, нам нужно убедиться в том, что мы правильно ее построили. Для этого упражнения надо составить список «сборных пунктов» вашей системы. Это могут быть средства, которые вы уже применяете, новые средства или новые способы использования старых средств. Важно ответить на один вопрос:
Как я могу убедиться, что собрал и упорядочил всю информацию, которая определяет необходимые действия?
На диаграмме модели эффективности КОРД вы видите, что мы собираем все документы, письма, электронные письма, заметки с совещаний, идеи из разговоров, заметки – в телефоне и в других местах, выбранных для фиксации идей и сведений.
Однако существует огромная разница между убеждением, что все собрано в нужном месте, и подозрениями, что, несмотря на все усилия, что-то все же ускользнуло, поэтому я предлагаю вам на следующей странице составить собственный список.
Мои «сборные пункты»
1. _______________________________________________________
_______________________________________________________
2. _______________________________________________________
_______________________________________________________
3. _______________________________________________________
_______________________________________________________
4. _______________________________________________________
_______________________________________________________
5. _______________________________________________________
_______________________________________________________
6. _______________________________________________________
_______________________________________________________
7. _______________________________________________________
_______________________________________________________
8. _______________________________________________________
_______________________________________________________
9. _______________________________________________________
_______________________________________________________
10. _______________________________________________________
_______________________________________________________
11. _______________________________________________________
_______________________________________________________
12. _______________________________________________________
_______________________________________________________
13. _______________________________________________________
_______________________________________________________
14. _______________________________________________________
_______________________________________________________
15. _______________________________________________________
_______________________________________________________
А теперь, когда вы составили свой список, подумайте, можно ли как-то изменить свои привычки с тем, чтобы количество таких «сборных пунктов», которые приходится регулярно опустошать, уменьшилось? Можно ли использовать новое средство? Или можно что-то совместить? Помните: вам нужно не только регулярно проверять, но и очищать каждый, поэтому лучше, если их будет не более десяти. Составьте окончательный список этих «сборных пунктов» и тех перемен, которые вы уже осуществили или собираетесь осуществить, ответив на заданный вопрос.
Окончательный список «сборных пунктов»
1. _______________________________________________________
_______________________________________________________
2. _______________________________________________________
_______________________________________________________
3. _______________________________________________________
_______________________________________________________
4. _______________________________________________________
_______________________________________________________
5. _______________________________________________________
_______________________________________________________
6. _______________________________________________________
_______________________________________________________
7. _______________________________________________________
_______________________________________________________
8. _______________________________________________________
_______________________________________________________
9. _______________________________________________________
_______________________________________________________
10. _______________________________________________________
_______________________________________________________
Глава 6. Навыки организации
К этому моменту вы уже собрали и зафиксировали все, что нужно. Настало время высвободить мощь второго мозга – мы переходим к фазе организации. Главная задача аналогична той, что стояла перед нами при разборке электронной почты: мы должны полностью очистить свой лоток. Конечно, на сей раз нам придется иметь дело с гораздо более разнообразными вещами, но принцип остается тем же.
Три уровня списков
Фаза организации требует мышления в режиме «управляющий», но истинный ниндзя должен не забывать об «исполнителе» и подготовить все к тому, чтобы добиться состояния продуктивного творческого потока, когда дело делается играючи и при этом с полным контролем над ситуацией. Основная задача фазы организации – подготовить «исполнителя». Тогда вы будете ясно представлять себе предстоящие действия и будете уверены, что способны выполнить взятые на себя обязательства.
