Когда. Конечные сроки, целевые ориентиры и другие важные аспекты достижения высокой продуктивности и эффективности рабочего процесса. На самом деле совокупность этих аспектов составляет тему этой главы. Умение рассчитывать свои силы повышает вероятность того, что вы сможете продолжать путь к достижению поставленных целей.
Почему то, что с нами происходит, часто выходит из-под контроля? Почему в жизни все складывается так, что ощущение стресса и перегруженности большинство людей считают нормой? Ответ на этот вопрос мне всегда казался весьма занимательным, и звучит он так: это требует времени.
Как восстановить темп
Проанализируйте, в какой точке карьеры вы сейчас находитесь. По всей вероятности, вы потратили много часов на размышления о том, каких подходов к повышению производительности придерживаетесь, какие цели перед собой ставите, над какими работаете и каких достигаете. Скорее всего, вы начинаете каждый день с одних и тех же действий и повседневных дел, которые стали для вас привычными за несколько прошедших лет. Для того чтобы поддерживать оптимальный темп, вам необходимо проанализировать следующие три аспекта своей жизни:
1. Что вы делаете для управления временем, которым располагаете? Для того чтобы поддерживать оптимальный темп, следует изучить свои привычки в плане организации работы и найти способы выполнять ее эффективнее, укладываясь в отведенное время. Вы должны поразмыслить о том, как решаете текущие задачи и что нужно сделать, чтобы оптимизировать процесс.
2. Как вы применяете инструменты и технологии, которые помогают вам выполнять свою работу? Вы должны хорошо знать инструменты повышения продуктивности, имеющиеся в вашем распоряжении, и стараться максимально их использовать. Это позволит экономить время, выполнять больше работы и поддерживать оптимальный темп дольше, чем когда бы то ни было.
3. Когда вы отдыхаете и восстанавливаете силы, для того чтобы изменить привычный темп? Отдых и восстановление темпа не происходят сами по себе. Запланировать отпуск или отоспаться утром в выходные не всегда достаточно для того, чтобы полностью восстановить силы и снова заняться актуальными проектами.
Чтобы не только выжить, но и преуспеть, необходимо поддерживать продуктивность на высоком уровне, демонстрируя при этом последовательность, профессионализм и незаурядные личные качества. Старые приемы тайм-менеджмента больше не обеспечивают той поддержки, в которой вы нуждаетесь. Постоянное переписывание списка дел по утрам только отнимает драгоценное время. Сокращение продолжительности сна плохо сказывается на здоровье. И конечно же, бесконечное посматривание на часы не поможет вам выполнить стоящие перед вами задачи.
Я помню, как в детстве мне часто говорили, что практика приводит к совершенству. Родители, учителя и тренеры твердили мне это по поводу самых разных занятий: я пытался научиться играть на гитаре, в бейсбол, брал уроки рисования. Пусть я и не достиг совершенства ни в одном из этих занятий, я все-таки овладел ими в достаточной мере, чтобы показывать вполне достойные результаты, хотя и понимал, что не сделаю карьеру ни в одном из них.
Я точно знаю одно: практика не всегда приводит к совершенству, но многократное повторение каких-то действий отшлифует их, они станут для вас нормой и создадут ощущение комфорта.
Проведите «инвентаризацию»
В чем состоит комфорт для вас? В чем вы практиковались так много, что теперь делаете это легко, почти автоматически? Когда вы поймете, о чем идет речь, спросите себя, можете ли вы что-нибудь изменить и успевать больше, применяя новые принципы повышения продуктивности и поддержания оптимального темпа на протяжении рабочего дня?
Я хочу рассказать вам о нескольких списках, которые помогут вам определить, чем вы занимаетесь в течение дня, а также дать пару советов по поводу извлечения максимальной пользы из усилий, прилагаемых вами ежедневно.
Список 1. Что вы успеваете сделать до 10 часов утра?
Бывало ли с вами такое: оглядываясь на прошедший день, вы думаете: «Мне просто не хватило времени!» или «Куда же оно подевалось?» Независимо от того, сколько времени у вас было, сколько встреч вы отменили и как разбивали свой ежедневник на временны́е блоки, пытаясь выделить несколько часов для первоочередных задач, всегда создается впечатление, будто в конце дня работы больше, чем оставшегося на нее времени. Стандартные должностные обязанности занимают весь день, от заката до рассвета (а для многих – от темна до темна!).
Для того чтобы составить такой список, возьмите чистый лист бумаги или используйте пустые строки ниже на этой странице и запишите все, что вы, как правило, делаете до 10 часов утра и что требует ваших времени, энергии и внимания. Начните с самых мелких действий, которые кажутся вам достаточно легкими и незначительными. Держите этот список при себе всю следующую неделю, чтобы в случае необходимости дополнять его.
_____________________
Составляя список, ответьте на вопрос: «Что я делаю с момента пробуждения до 10 часов утра?» Ниже перечислены некоторые пункты такого перечня; их записал один из моих клиентов (обратите внимание, что все они сформулированы в настоящем времени).
1. Просыпаюсь по звонку, нажимаю кнопку будильника – дважды.
2. Проверяю электронную почту на смартфоне (в постели).
3. Просматриваю ежедневник (все еще в постели).
4. Выпускаю собаку на улицу.
5. Включаю в ванной телевизор на новостном канале.
6. Принимаю душ.
7. Одеваюсь, слушаю новости по телевизору в ванной.
8. Еду на промежуточную автостоянку.
9. Слушаю новости по пути на промежуточную стоянку.
10. Сажусь в поезд, чтобы добраться на работу.
11. Читаю новости на планшете.
12. Проверяю электронную почту на смартфоне.
13. Иду с вокзала в офис.
14. Захожу в кафе, чтобы позавтракать, – кофе и рогалик.
15. Прихожу в офис, сажусь за свой стол.
16. Вызываю двух ключевых сотрудников; спрашиваю их, есть ли что-то новое.
17. Просматриваю папку «Входящие» в своем ящике электронной почты, сохраняю или удаляю прочитанные сообщения.
18. Набираю номер, чтобы провести беседу по телефону.
…И далее в таком же духе.
Вам будет достаточно легко записать первые три-четыре пункта. На протяжении следующих нескольких дней носите лист с собой или прикрепите его на видном месте и постоянно дописывайте новые пункты. Не удивляйтесь, если окажется, что до 10 часов утра вы успеваете сделать от 20 до 30 разных дел. Ни один из пунктов списка нельзя считать хорошим или плохим – он такой, какой есть. Это всего лишь те задачи, которые требуют вашего времени на протяжении дня, а также причина того, почему у вас никогда не хватает времени и почему в конце дня у вас всегда больше невыполненных, чем выполненных дел.
