Хочу вас предостеречь: когда открывается такое временнóе окно, большинство людей, как правило, заполняют его просмотром электронной почты по телефону. Это может показаться продуктивным на тот момент, однако в долгосрочной перспективе не оказывает положительного воздействия на выполнение MIT. Разумеется, вы можете проверить почту, но подготовьтесь и к другим задачам, которые могли бы решить за «подаренное» время. В рамках такой подготовки целесообразно составить список из 20–30 мелких дел, на выполнение которых понадобится менее чем 15 минут. Затем запаситесь вспомогательными средствами и информацией, а также позаботьтесь о том, чтобы все это было у вас с собой, когда вы отправляетесь на встречу, уходите из офиса по делам или предполагаете, что у вас может появиться свободное время при каких-либо других обстоятельствах.
Иногда клиенты спрашивают, почему мы составляем списки текущих дел, рассчитанных на отрезки времени в 15, 30 и 45 минут. Вот ответ на этот вопрос: я пришел к выводу, что у меня крайне редко появляются достаточно длинные отрезки незапланированного, свободного времени. Именно поэтому я должен быть готов использовать более мелкие его фрагменты. Если на выполнение какой-то задачи понадобится не менее двух часов, то целесообразно предусмотреть это в рабочем графике. (Разумеется, попытайтесь выяснить, нет ли способа разбить ее на части.)
Почему вы придерживаетесь именно такого способа управления временем?
Почему я смог решить семь задач разного уровня приоритетности за то время, пока ждал Анну? Благодаря тому, что я называю «профиль управления временем». Вы когда-нибудь задумывались над тем, почему распределяете время именно так, а не иначе? Для того чтобы научиться лучше распоряжаться им, я рекомендую начать с составления профиля управления временем. Вы тот, кто вы есть; вы делаете то, что считаете нужным, и мыслите так, как вам свойственно, опираясь при этом на весь свой жизненный и профессиональный опыт.
Для того чтобы помочь вам создать такой профиль, сначала я познакомлю вас со своим.
Мой личный профиль управления временем
На месте проведения конференции, о которой я упоминал выше, был выставочный зал с десятками корпоративных стендов. Люди, стоявшие за столиками у каждого такого стенда, пытались привлечь мое внимание, чтобы предложить мне что-то в обмен на мою визитку, а точнее говоря, чтобы получить адрес моей электронной почты. Я проходил мимо них, стараясь не встречаться ни с кем взглядом, пока не увидел то, что меня заинтересовало. В итоге я не только выслушал короткую презентацию продавца, но и охотно дал ему свой электронный адрес. Взамен же я получил нечто гораздо большее, чем приз: на меня снизошло озарение.
Сейчас я объясню вам, что имею в виду. Представьте себе стенд, у которого установлены два фотоаппарата: один на штативе, чтобы фотографировать людей, а другой на столе – чтобы снимать предметы, разложенные на нем. Я постоял в очереди, сфотографировался, а затем стал в другую очередь – к столу, где было разложено несколько круглых листов бумаги размером с тарелку. Меня попросили положить на каждый лист по одной вещи из тех, которые были у меня с собой. Предполагалось, что они расскажут о том, «кто я такой». Так посетители стенда получали возможность увидеть себя сквозь призму ответа на вопрос: «Что из того, что вы носите с собой, характеризует вас лучше всего?»
Когда я положил на стол последний, шестой предмет, я осознал, что во всех этих действиях есть нечто большее, чем то, что привлекло мое внимание изначально. Посмотрев на стол, я понял, что все эти вещи не просто характеризуют меня. Их совокупность составила то, что я называю теперь «профиль управления временем». Каждый предмет олицетворял какую-то часть того, что я собой представляю, что очень важно для меня, почему я хочу сделать лучшее еще лучше и почему стремлюсь максимально эффективно проводить каждый день.
Ниже приведен список вещей, которые были со мной в тот весенний день. Я настоятельно рекомендую вам составить свой профиль управления временем после того, как вы прочитаете описание этих предметов.
Предмет 1: чем и на чем писать. Я записываю что-то каждый день. Да, каждый. Я фиксирую свои мысли на бумаге, маркерных досках, плакатах и даже на визитных карточках. Я пришел к выводу, что, если у меня есть на чем писать, я больше склонен генерировать новые идеи, где бы ни находился. На протяжении последних нескольких лет я использую блокнот среднего размера в твердой обложке, который ношу с собой практически повсюду. (Когда я писал эту главу, он лежал раскрытым по правую сторону от моего компьютера. Когда я вспоминал о чем-то, что хотел или что мне нужно было сделать немного позже, я просто прерывался, записывал это в блокнот и снова возвращался к клавиатуре. За три часа я внес в блокнот пять пунктов.)
В конце каждого дня я записываю целую страницу своих мыслей в ежедневник, который лежит на моей ночной тумбочке. Последняя строка страницы выделена для «слова дня» – одного емкого слова, описывающего, о чем я думал, что увидел и узнал за день. У подобной практики есть один интересный аспект: за несколько недель или месяцев из этих слов формируется определенная тема. Такое слово – своего рода моментальный снимок того, чем я занимаюсь и что для меня действительно важно.
Для того чтобы быть готовым к этому, я сделал специальную карточку для записей, которая помещается в мой бумажник; на ней я могу записать что-либо в любое время, где бы я ни был. На лицевой стороне карточки написано: I.D.E.A., что, как я уже объяснял в главе 1, означает следующее:
I (Identify – определить). Бывают случаи, когда самое большее, что я могу сделать, – это посмотреть или послушать то, что я хотел бы увидеть или услышать снова. Мне нравится та степень свободы, которую дает мне возможность записать ту или иную мысль на бумаге, а также привычка, выработанная мной за многие годы, – анализировать все записанные идеи, чтобы определить, какую из них следует развить.
D (Develop – развить). Я приношу идеи, записанные на бумаге, в свой офис. Они заслуживают моего внимания или даже обсуждения с коллегой, клиентом или наставником. Я отбираю лучшие, пытаясь отыскать среди них нечто исключительное, с чем я мог бы поэкспериментировать.
E (Experiment – провести эксперимент). Как правило, у меня уходит не так уж много времени на проведение экспериментов, которые позволяют выяснить, представляет ли та или иная идея какую-либо ценность. Предположим, кто-то советует мне книгу («определить»); в тот же день я скачиваю ее («развить»). В большинстве случаев за пару сеансов чтения продолжительностью 10–20 минут становится ясно, стоит ли продолжать чтение этой книги, чтобы оценить ее.
A (Assess – оценить). Теперь я оглядываюсь назад и оцениваю усилия, потраченные на первых трех этапах. Стоило ли все это затраченных усилий? Это прекрасный вопрос, который следует задать в конце эксперимента.
Что вы хотели сделать, пока читали эту книгу? Вот вам мой совет: просто приступайте к делу. Попробуйте применить что-либо на практике на протяжении пяти дней, а затем остановитесь. Оглянитесь назад и оцените затраченные усилия в сравнении с пользой от новых опыта, продукта или задачи.
