За пределами оптимизма и пессимизма, надежд и реализма, мышления в стиле «стакан наполовину полный или наполовину пустой» находится то, что я называю «направленным мышлением». Я определяю его как мышление, направленное на то, чего мы хотим достичь. Это не просто позитивное мышление, основанное исключительно на убеждении, что все получится, а способность сфокусироваться на поставленной цели, действовать и добиваться результата.
Читая эту книгу, вы узнали о нескольких важных аспектах повышения продуктивности и эффективности на рабочем месте. Среди них сфокусированность – ключевой фактор успеха во всем, что вы делаете, будь то поддержание оптимального темпа на пути к достижению целей, управление временем, формирование социальной сети или формулировка заявлений «Для того чтобы…».
Внимание – это тот ресурс, который может оказывать существенное влияние на то, что мы делаем, как долго мы это делаем и как себя чувствуем в конце дня. Один мой клиент отметил однажды: «Чем бы я ни занимался, все еще больше усугубляется в момент, когда я это делаю». Приоритетность, срочность и масштаб наших задач действительно кажутся нам самыми важными в тот момент, когда мы ими занимаемся. Но так ли это на самом деле?
Решайте сейчас, что будете делать потом
Представьте себе, что сейчас утро вторника и у вас на столе звонит телефон. Вы смотрите на часы (они показывают 9:37), затем поднимаете трубку и говорите «алло», поскольку звонит ваша коллега, с которой вы вот-вот должны встретиться в конференц-зале. «Доброе утро, – здоровается она. – Я только хотела сообщить, что встреча, назначенная на 10:00, отменена. Мы еще не готовы к презентации. Я обзваниваю всех, чтобы сказать об этом; приглашение будет разослано, как только мы будем готовы представить свою часть проекта. Прошу прощения, что предупреждаю об этом с опозданием».
Вы кладете трубку, осматриваетесь вокруг – и у вас тут же возникает три мысли. (Мне довелось побывать и в больших, и в маленьких офисах по всему миру; я своими глазами видел, что нечто подобное происходит повсюду, так что могу с уверенностью сказать: каждый раз, когда отменяется встреча, происходят следующие три вещи, причем примерно в таком порядке, как указано ниже.)
1. Ваша первая мысль: «Отлично!» В глубине души вы очень рады тому, что у вас неожиданно появился целый час свободного времени.
2. Если вы работаете в организации с сетевой структурой, ваша вторая мысль, скорее всего, будет такой: «Лучше я оставлю эту встречу в своем графике, чтобы никто не знал, что я свободен». Если расписание каждого сотрудника доступно остальным, возникает большой соблазн оставить эту встречу в своем графике, чтобы ее не заменили другой. (Я не сомневаюсь в том, что многие время от времени даже включают в свое расписание несуществующую встречу, чтобы выделить хотя бы 30 минут для работы над чем-то важным!)
3. Третья мысль, которая может создать вам проблемы, имеет непосредственное отношение к теме данной главы: «Ух ты, у меня появился свободный час. Что же мне делать?» Этот расплывчатый (а значит, непродуктивный) вопрос ставит под удар все ваши усилия, направленные на управление временем.
Эта третья мысль и расплывчатый вопрос могут негативно сказаться на вашей продуктивности. Почему? Потому что, как только вы зададите себе такой вопрос, у вас сразу же возникнет множество разных ответов. Вспомните, когда в последний раз у вас появился дополнительный час свободного времени, – какие варианты дальнейших действий сразу же пришли вам в голову? Было ли среди них что-либо из следующего списка:
• Выпить чашку кофе.
• Что-нибудь перекусить.
• Упорядочить груды документов на своем столе.
• Поговорить с ___________ о другом проекте, над которым мы работаем.
И самый распространенный вариант из всех, о которых я слышал:
• Я знаю: мне просто нужно проверить электронную почту.
Как только вы открываете папку «Входящие», ваше внимание начинает рассеиваться, а напряженность возрастать по мере удаления электронных писем, ответов на них, отправке и сохранения в какой-то папке. Вы видите разные имена, темы сообщений – и вдруг ваш разум начинает гонку; все, о чем вы теперь можете думать, – это последние проекты, неотложные проблемы и приоритетные задачи, о которых идет речь в этих письмах. Вы пытаетесь все упорядочить и не успеваете оглянуться, как дополнительный час истек, а вы все еще мчитесь в том же темпе, который взяли. Вам с трудом удается поддерживать его, что негативно сказывается на вашей сосредоточенности.
Сфокусируйтесь на том, чтобы делать больше
Вспомните, как в главе 3 я привел такое высказывание своего наставника: «Если вы будете ждать, пока у вас появится время понять, что вы будете делать, когда у вас появится время, вы всегда будете позади».
Способность успевать больше (что бы ни значило для вас это «больше») зависит от умения управлять своим вниманием, направлять его в нужное русло и максимально эффективно использовать. Позвольте мне показать вам, как это сделать.
Для начала ответьте на вопрос: «Как проходит ваш типичный рабочий день?»
Ожидаете ли вы, что встречи начнутся с опозданием или будут отменены в последнюю минуту? Обращаются ли к вам клиенты или коллеги за помощью (а значит, отрывают вас от работы) на протяжении дня? Ведут ли себя некоторые члены вашей команды так, будто они сами по себе, во время работы над коллективными проектами? Понимание того, что может отвлекать ваше внимание на протяжении дня, весьма убедительно доказывает, насколько недолговечным оно может быть. А как только вы осознаете ценность внимания, вы начнете искать способы сохранить побольше этого ресурса для себя.
• Что вы делаете на протяжении рабочего дня? Вспомните об упражнениях на отслеживание, которые выполняли в главе 6. Они помогли вам понять, что ваши привычки сформировались во время, когда вы выполняли другую работу. На самом деле при всех имеющихся в вашем распоряжении инструментах и системах среди ваших задач могут быть и не требующие особого внимания, чтобы получить необходимый результат. Попытайтесь прямо сейчас найти такие задачи и поразмышлять над ними. Ваша цель – отмечать на протяжении дня, сколько у вас остается времени для качественной сосредоточенности на работе – иными словами, для того чтобы подумать, сделать важные дела, выработать новые идеи и усовершенствовать существующие.
Если вы работаете в крайне отвлекающей (например, конкурентной) среде, к тому же в многозадачном режиме, выделите в своем расписании несколько более длинных промежутков времени, на протяжении которых сможете сфокусироваться на важной работе, исключив отвлекающие факторы. Попытайтесь посвятить 20–30 минут, когда будете «возвращаться» со следующих пяти отмененных встреч, работе над важными проектами. Поставьте на столе таймер и подготовьте какую-нибудь работу, чтобы в случае отмены очередной встречи заняться чем-то полезным.
• Сколько времени на самом деле уходит на выполнение тех или иных задач, если в вашем распоряжении целый день? Вспомните закон Паркинсона, который я процитировал в главе 7: «Работа заполняет все отпущенное на нее время». Опираясь на сказанное в предыдущем пункте, попробуйте провести такой эксперимент. Запланируйте в своем графике на завтра более длинный отрезок времени для работы над одним из важных проектов. Найдите кабинет (или конференц-зал), где сможете поработать, и выделите для этого 30 минут, на протяжении которых вас никто не должен отвлекать. Позаботьтесь о том, чтобы под рукой был таймер обратного отсчета. Когда наступит назначенное время, совершенно четко запишите, что именно планируете сделать к определенному моменту, указав время с точностью до минуты. А затем включите таймер обратного отсчета – и приступайте к делу! Сфокусируйтесь на завершении работы – или, как я говорю на своих семинарах, «сфокусируйтесь на финише».
