Когда он наконец садится за обед на короткую четверть часа, он успевает дать указания гофмаршалу, прочесть срочные депеши или послушать выдержки из прессы. После кофе он возвращается в кабинет, оставляя Жозефине заботу о гостях, и вновь принимается за диктовку или чтение. Улегшись в 10 часов, он поднимается среди ночи, читает докладные, а главное – изучает в деталях армейские дела, откладывая в своей памяти передвижение полков, этапы трудного марша, число батарей, следит за ежедневным состоянием казны и финансов. Часто будит секретаря, и диктовки возобновляются…» (Бен Вейдер, «Блистательный Бонапарт»). Это был ежедневный каторжный труд, но в этом и была жизнь, смысл жизни императора Франции. А как живете вы?
Портрет дня
Составьте список дел своего обычного рабочего дня с утра до вечера. За основу возьмите ваш реальный, завтрашний день, но вполне допустимо, если вы вспомните и ваш обычный, уже прошедший день. Итак…
Вы проснулись: с чего начинаете свой день? Какие первые дела? Утренняя зарядка? Завтрак? Или сразу проверить электронную почту? Что дальше, включая все дела работы и всё после работы?
Я предложил бы сделать это в режиме Испытания. Условие: у вас будет 7 минут. Вам нужно написать список дел, из которых будет состоять ваш день, включая и рабочее, и личное время. Дела можно писать коротко, одним словом; записывать их в любом порядке просто как вспоминается; когда что делаете – указывать не нужно: только название дела. Например: «Обед». Или: «Составление плана дня». Может быть: «Телевизор» или «Форум». Длительность дела определим от 3 до 30 минут.
То, что занимает меньше 3 минут, будем сейчас считать мелочью: включил свет, прошел к столу, сел на стул, налил кофе… – такие мелкие действия делами называть не будем. А то, что занимает больше 30 минут, это уже Объединение дел, скорее Задача, а не одно дело. Двухчасовое совещание, состоящее из шести вопросов, лучше записать как шесть вопросов: шесть дел.
Вопрос: сколько дел за это время, за 7 минут, вы напишете? Сделайте это на отдельном листке. Засеките время и – за работу!
Анализ
Чтобы подвести первые итоги, подсчитайте количество пунктов.
Меньше 10 – наверное, вы не постарались. Потому что вы же не бездельник, да?
11–15 – неплохо для начала. Наверное, вы писали только самое главное и не детализировали.
16–20 – хорошо: неплохая детализация, вы видите свой день достаточно подробно.
21–25 – отлично, сильный результат!
26–30 – супер. Вы можете собой гордиться!
Почему?
Позитивный настрой
Легкое вспоминание дел обычно связано с позитивным жизненным и деловым настроем. Любимые и внутренне близкие дела обычно вспоминаются первыми, по крайней мере – быстрее. Дела, которые не хочется делать, вспоминаются в последнюю очередь: о них не хочется думать.
Вы можете опираться на это, чтобы точнее проанализировать особенности своей работы в течение дня. А именно разделите день на четыре условные части: утро до работы, работа до обеда, работа после обеда, вечер после работы. Какой фрагмент дня вам вспоминался быстрее и легче всего, какой был в тумане и вспоминался с трудом? Во время освоения тайм-менеджмента эта информация вам окажется очень нужна, пока просто зафиксируйте для себя: хорошее вспоминание говорит об освоенности этого отрезка времени и дел, провалы в памяти и трудности во вспоминании обычно свидетельствуют об усталости, о делах, с которыми не справляешься, и о работе, которую не любишь.
Легких вам вспоминаний! Хорошего вам будущего!
Вы у руля
Легче и точнее свои дела помнят те, кто является хозяином своей жизни. Если дела задают вам, вы едва ли можете их прогнозировать. «Что сегодня будешь делать? – Не знаю, что скажут…» Если свои дела определяете вы, вы можете их запланировать и составить их список, вы можете знать их заранее.
Более крепкая память у более ответственных людей. Даже если список дел «дается сверху», то ответственный человек делает их своими, выполняет их как то, что планирует он сам, добиваясь результата. Менее ответственные люди загружают себя работой лишь настолько, чтобы начать ее делать. А помнить о задании, доводить его до конца… – ну, это как получится.
Крепкой вам памяти!
Конкретика и детализированность
Большое количество дел пишет не тот, кто делами перегружен, а тот, кто знает, из каких конкретных дел и деталей состоит его работа. Тот, у кого развита способность видеть те дела, которые он делает.
Этим способом при приеме на работу некоторые опытные кадровики оценивают деловые качества, а точнее – уровень организованности претендента: «Перечислите дела вашего обычного дня на вашей предыдущей работе!» – а дальше наблюдают, сколько и с какой скоростью вы дела вспоминаете.
Мы помним: длительность дела мы определили от 3 до 30 минут, средняя продолжительность – 15 минут. Рабочее время в среднем 500 минут. Сколько дел умещается в рабочее время? – 33 дела. Ладно, 30. Но не 10. Вы – не бездельник. У бездельника день состоит из: «Проснулся. Поел… А дальше не помню…» А чем детализированнее и конкретнее вы видите свой день, тем точнее вы ставите перед собой задачи, тем эффективнее вы работаете.
Возможно, кого-то подвели слишком общие описания. «Подготовить позицию к переговорам» – неплохая формулировка, но слишком общая. Конкретнее было бы:
Подготовить тезисы: формулировки и аргументацию.
Сделать презентацию в PowerPoint`е.
Согласовать с шефом.
Сделать презентацию на общей встрече.
Собрать обратную связь и уточнить формулировки.
Если учесть, что каждый пункт здесь занимает от 10 до 30 минут, именно такие, конкретные формулировки дел оказываются самыми точными. И именно такие, конкретные, формулировки позволяют каждое небольшое дело сделать максимально эффективно.
