3. Объявление о выходе нового продукта. Такие встречи созываются с целью ознакомить собравшихся с новыми продуктами и услугами, которые компания вывела на рынок или думает вывести.
4. Сплочение команды. Цель собраний такого типа – собрать людей вместе, чтобы поговорить о том, чем они занимаются и насколько успешно это делают. Тимбилдинговые собрания – эффективная форма поднятия командного духа, который очень важен для компании.
Если вы ведущий встречи
Если вам предстоит вести собрание, нужно хорошо к нему подготовиться. Составьте текст-резюме, чтобы ознакомить участников с основными идеями, которые собираетесь обсудить на собрании. Если планируете использовать PowerPoint или флипчарты
[14]
, то вам необходимо подготовить их заранее и прорепетировать свое выступление с ними. Удостоверьтесь, что у вас под рукой есть все необходимое для проведения встречи профессионально и без осечек.
Когда будете готовить повестку дня, начните с самых важных моментов. Так вы себя застрахуете: даже если на обсуждение уйдет слишком много времени, то вы успеете рассмотреть те 20 процентов вопросов, от которых на 80 процентов зависит успех собрания.
Если вы участник встречи
Если вы приглашены на встречу просто как участник, постарайтесь задать вопрос, сделать заявление или занять позицию по какому-либо поводу в течение первых пяти минут собрания. Люди, которые берут слово в первые несколько минут встречи, обретают в глазах других участников существенный вес и авторитет. Тех же, кто решается высказать свое мнение гораздо позже, часто игнорируют и считают не особо важными персонами.
Цель любого собрания, большого или маленького, заключается, как бы то ни было, в осуществлении неких действий. В процессе обсуждения вам или кому-то из коллег следует поинтересоваться и даже потребовать ответа на вопрос, что будет предпринято по итогам дискуссии и проголосованного в результате решения.
Предложите себя на роль ответственного
Один из способов проявить активность – предложить выполнить то, что нужно сделать. В любой организации, в каждом коллективе 20 процентов людей проделывают 80 процентов работы. Участники собраний, которые постоянно сами предлагают взять на себя выполнение задачи и добровольно взваливают на себя ответственность, воспринимаются окружающими как самые важные и влиятельные члены коллектива.
После того как обсуждение окончено, нужно спросить: «Какой у нас план действий по этому пункту? Что мы делаем дальше?» Поднимите руку и добровольно возьмите на себя ответственность за выполнение того или иного пункта. Чем больше инициативы вы будете проявлять, тем выше будет ваша ценность для коллектива и самых важных людей на собрании.
Подготовьтесь заблаговременно
Когда от вас требуется подготовить некую информацию для собрания, вы всегда можете применить формулу PREP. Начните с формулирования своей точки зрения, обоснуйте, почему вы ее придерживаетесь, приведите в качестве примера какой-нибудь случай, историю, цитату, которые проиллюстрируют верность обоснования, а затем, закругляясь, повторно огласите ее. Применяя этот довольно простой подход, вы, несомненно, произведете благоприятное впечатление на организаторов и участников мероприятия высоким уровнем подготовки.
Будьте обходительны и убедительны
Успешность участия в работе собрания зависит от вашего умения убеждать – от того, сможете ли вы изменить направление дискуссии в нужную вам сторону и повлиять на принятие окончательного решения.
Чтобы вы могли убедить собравшихся в чем-то, вы должны им понравиться. Чтобы нравиться, нужно быть приятным человеком. Ведь люди должны добровольно поддержать вас и одобрить ваши идеи и позицию. Секрет влияния и обаяния довольно прост: сделайте так, чтобы окружающие почувствовали себя важными людьми.
Существует шесть способов (так называемые шесть «A»
[15]
) дать присутствующим на собрании или другом деловом мероприятии возможность ощутить себя высоко ценимыми людьми. Практикуйтесь в использовании этих приемов. Они помогут вам говорить так, чтобы побеждать.
1. Принятие. Она из сильнейших человеческих потребностей – потребность быть принятым окружающими. Вы можете показать, что принимаете человека, посмотрев ему в глаза и улыбнувшись. Сделайте это и тогда, когда он войдет в помещение и скажет что-нибудь или другим образом внесет свой вклад в работу собрания. Тем самым вы поможете ему почувствовать себя важным и ценимым, повысить свою самооценку и улучшить представление о самом себе. В итоге у него на подсознательном уровне возникнет желание поддержать вас в том, что вы будете предлагать или утверждать.
2. Признание. Каждый раз, когда вы даете высокую оценку действиям или словам другого человека, вы повышаете его чувство собственного достоинства, а также свою привлекательность в его глазах. Самый простой способ выразить свою признательность – сказать «спасибо» за то, что он сделал или сказал и что оказалось полезным и конструктивным. Вы можете поблагодарить людей за то, что приехали вовремя. За то, что высказали замечания, помогли вам или поправили.
Каждый раз, когда вы благодарите человека за что-то, вы тем самым стимулируете его к тому, чтобы он и впредь вел себя так же и даже еще больше усердствовал в этом деле. Когда кто-то получает признание, он чувствует себя более важным, ценимым и уважаемым. Слово «спасибо» – мощный инструмент повышения собственной привлекательности в глазах окружающих и обеспечения их готовности к сотрудничеству и поддержке вашей позиции.
3. Восхищение. Авраам Линкольн говорил: «Мы все чувствительны к комплиментам». Хваля людей за их слова, действия или нечто, чем они обладают, вы даете им основание почувствовать себя более важными и значимыми, а также начать относиться к вам с большей симпатией.
Непрерывно ищите поводы сделать человеку комплимент. Вы можете похвалить его портфель, сумку или ручку. Можете восхититься его нарядом или внешностью. Если он сообщил вам какую-нибудь информацию, можете отметить, как хорошо он выразился. Даже если просто посмотрите на него, улыбнетесь и кивнете приветственно, вы дадите ему повод почувствовать свою значимость, а также готовность поддержать вас, если вы сделаете какое-нибудь предложение.
4. Одобрение. Как известно, доброе слово и кошке приятно. Чтобы заслужить одобрение, люди готовы на подвиги. Одобрение им жизненно необходимо, особенно когда оно исходит от людей, которых они уважают и чьим мнением дорожат. Каждый раз, когда вы одобряете поступки или слова другого человека, вы повышаете его чувство собственного достоинства, улучшаете его мнение о себе и даете ему повод относиться к себе и к вам лучше прежнего.
