Д.-Дела, от выполнения которых можно отказаться, так как они вообще не имеют никакой ценности для вашей жизни.
Никогда не занимайтесь задачей типа Б, пока не выполнена задача А. Никогда не беритесь за задачу В, если задача Б остается невыполненной. Не поддавайтесь соблазну сначала разобраться с мелкими делами. В начале каждого рабочего дня определите, что сделать важнее всего, какова задача A1. И какой бы она ни была, приступайте к ее выполнению и не прерывайтесь, пока не закончите. Такой подход очень упростит вашу жизнь.
Ежедневно и ежечасно спрашивайте себя, что из того, что можете сделать только вы, при хорошем выполнении принесет реальную пользу. И занимайтесь этим в самую первую очередь.
Расставляйте приоритеты в жизни и работе
Единственный способ упростить свою жизнь и начать распоряжаться своим временем – не делать определенных вещей. Вы и без того слишком заняты, ваш день расписан по минутам. Невозможно упростить свою жизнь, лишь научившись выполнять больше задач результативнее и эффективнее. Вам нужно прекратить стараться сделать как можно больше дел. Новая задача заставляет прервать или прекратить выполнение прежней. Чтобы заняться чем-то новым, сначала нужно освободиться от старого. Вы и так уже перегружены и не можете взвалить на себя еще больше.
Применяйте прием творческого отказа от тех видов деятельности, которые по ценности и важности уступают другим. Делайте меньше, но делайте важные дела. Это поможет вам упростить жизнь.
Планируйте свое время
Не забывайте о том, что предварительное планирование предохраняет вас от риска низкой продуктивности. Планируя каждый свой шаг заранее, вы экономите 90 процентов времени, необходимого для выполнения всего задуманного на день. Это чудесно!
Заранее составляйте планы на год; особенно важно указать время отпуска с семьей и отдыха с друзьями. Забронируйте билеты и номера в отелях, заплатите за них и подчеркните это в своем рабочем дневнике, будто это встречи с крупнейшим и самым важным клиентом.
Планируйте каждый месяц заранее. Положите перед собой календарь и определите, чему будете посвящать это время. Вас самого удивит, насколько вырастет ваша продуктивность и проще станет жить, если планировать все заранее.
Планируйте каждую неделю, желательно в конце предыдущей. Разложите по полочкам каждый свой день, помня о том, что нельзя отводить на дела более 70 процентов времени; оставьте некий резерв на случай непредвиденных происшествий и задержек.
Заранее планируйте каждый день, желательно накануне вечером. Составьте список всего, что нужно сделать, и расставьте эти дела в порядке приоритетности. Определите задачу типа A1 и будьте готовы в первую очередь приступить к ее выполнению.
Делегируйте все, что возможно поручить другим
В начале карьеры приходится все делать самому. Но если вы хотите расти, развиваться и достичь высокого уровня эффективности и оплаты труда, то должны делегировать все задачи, которые можно поручить тем, кто способен их выполнять. В качестве критерия используйте почасовую ставку оплаты труда. Сколько вы зарабатываете в час? Если вы зарабатываете 50 тысяч долларов в год, значит, в час выходит 25 долларов. А теперь поручите выполнение задачи сотрудникам с более низкой почасовой ставкой. Иногда лучше подумать и применить свои творческие способности, чем выполнять малодоходные задания, которые только отнимают силы и время.
Делегируя задачи другим людям, удостоверьтесь, что они доказали свою способность справиться с ними. Делегирование – это не сложение полномочий; вы обязаны направлять и контролировать ход работы, чтобы она выполнялась согласно графику и в рамках бюджета.
Сосредоточьтесь на более важных задачах
Постоянно реорганизуйте свою работу таким образом, чтобы тратить больше времени на то, что имеет наибольшую ценность. Самый важный вопрос тайм-менеджмента, на который следует отвечать ежедневно и ежечасно, – как мне сейчас потратить время с наибольшей пользой? Как бы вы на него ни ответили, обязательно работайте над этим изо дня в день.
Сосредоточивайтесь на каждом деле
Выберите важнейшую задачу и упорно трудитесь над ней, пока не закончите. Специалисты по тайм-менеджменту считают, что если вы несколько раз начинаете и бросаете дело, то время его выполнения увеличивается в пять раз. А вот сосредоточенность на задаче сокращает это время на 80 процентов. А освободившееся время вы можете потратить на то, что приносит вам радость и удовольствие.
Сократите работу с документами
Чтобы сократить бумажную работу и разобраться с огромным количеством газет и журналов, попробуйте такой метод. Распределите бумаги на четыре категории:
1. Выбросить: такие материалы нужно сразу отправлять в корзину, даже не читая. Эта привычка экономит время и упрощает жизнь.
2. Передать: не имеет смысла возиться с этими материалами, потому что этим может заняться другой сотрудник.
3. Выполнить: эти документы требуют от вас лично принять меры. Помещайте их в красную папку и разбирайте в порядке приоритетности в течение дня.
4. Отправить в архив: эти материалы нужно сохранить на будущее. Но тут есть две оговорки: во-первых, 80 процентов сохраненных вами бумаг никогда не найдут применения; во-вторых, решая сохранить какой-либо материал, вы ставите какую-то задачу и усложняете чью-то жизнь. Поэтому делайте это только в случае крайней необходимости.
Соблюдайте тишину
Приобретите привычку не включать радио в поездках, особенно с родными и друзьями. Приходя домой вечером, не включайте телевизор. Когда не играет музыка и не бубнит телевизор, возникает звуковая «дыра», которую нужно заполнить общением, а это истинная радость для вашей семьи.
Вставая по утрам, не поддавайтесь соблазну включить телевизор. Лучше посвятите несколько минут чтению образовательных, мотивирующих и вдохновляющих материалов. Не торопясь планируйте свой день. Выделите время на размышления, чтобы подумать, кто вы и чего хотите, а не заполняйте сознание шумом бесконечных телешоу и радиопередач.
Ставьте отношения с близкими людьми на первое место
Самую большую радость и удовольствие в жизни приносит общение с людьми. Поэтому включите своих близких в первые пункты списка приоритетов, а за ними пусть следует все остальное.
Представьте, что вам осталось жить полгода. Что бы вы делали? Как бы проводили время, если бы осталось жить всего шесть месяцев? Вряд ли вы ответите, что заработали бы больше денег или пошли бы в офис, чтобы отвечать на чьи-то звонки! Как бы вы изменили свою жизнь, если бы завтра выиграли в лотерею миллион долларов? Подумайте, что бы вы поменяли в своей жизни, имея желанную или необходимую сумму денег. Уверен: вы представляете, как проводите время с дорогими вам людьми. Так что не ждите выигрыша в миллион долларов или известия о том, что жить осталось всего полгода! Прямо сейчас начните проводить больше времени с самыми важными для вас людьми.
