Верное средство рассердить и озлобить человека – заставить его долго ждать.
Фридрих Ницше
Особенно это актуально для мультипроектной деятельности, когда, кроме выполнения основных функциональных обязанностей, сотрудник компании вынужден распределять свое время между различными, неожиданными, часто противоречащими друг другу запросами, связанными с его участием в разных проектах.
Итак, если руководитель не может «стоять над душой» у каждого сотрудника, распределяя для него приоритеты и составляя распорядок дня, если сотрудник должен самостоятельно планировать свое время и принимать решения – его персональная эффективность становится жизненно важна для подразделения и компании.
И если специфика вашей компании или управляемого вами подразделения такова – вам необходимо разработать ТМ-стандарт, который сделает персональную эффективность сотрудников прозрачной и управляемой.
Техники и инструменты, подлежащие стандартизации
Пройдя базовый тренинг или цикл индивидуальных консультаций по тайм-менеджменту, руководитель часто говорит: «Пора заняться тайм-менеджментом подчиненных, обяжу всех вести хронометраж!» Это – распространенная ошибка, от которой следует предостеречь.
Практика показывает, что тотальный учет времени подчиненных – не та технология, с которой следует начинать стандартизацию тайм-менеджмента в подразделении или компании. Эта технология достаточно тяжеловесна, требует значительных затрат времени, сил и «административного ресурса», часто вызывает активное сопротивление. При грамотном применении хронометраж дает хорошие результаты, но это не «быстрорастворимое» средство.
По опыту корпоративных проектов, реализованных компанией «Организация Времени», наиболее удачные инструменты для первых шагов стандартизации следующие:
1. Алгоритм планирования рабочего дня.
2. Стратегическая картонка.
3. Делегирование и пересылка задач с помощью Outlook.
На врезке «Правила ведения ежедневника» вы видите корпоративный стандарт, написанный для одной из московских компаний и применявшийся с теми или иными вариациями в ряде корпоративных проектов. Стандарт умещается на страничке формата А4 и состоит из нескольких частей.
1. Мотивирующая часть, объясняющая значение личного планирования в корпоративном контексте. Личный тайм-менеджмент – это не личное дело сотрудника, поскольку именно по организованности сотрудника клиенты и партнеры компании судят о ней.
2. Общие принципы планирования в ежедневнике. Показаны важность материализации задач, недопустимость планирования «в голове», важность аккуратности в обзоре дел и внятной фиксации всех внешних контактов.
3. Алгоритм планирования дня, который отрабатывается на ТМ-тренинге в ходе решения специального кейса.
4. Небольшое завершение, подчеркивающее, что план дня – не жесткая рамка, в которую нужно себя загонять, но инструмент, который необходимо применять гибко.
Конечно, грамотное планирование дня не гарантирует того, что работа сотрудника автоматически станет эффективной. Можно аккуратно и грамотно вести ежедневник и при этом не добиваться высоких результатов. Для повышения личной и командной эффективности, внедрения командного тайм-менеджмента, нужна грамотно выстроенная система шагов. Корпоративный стандарт планирования дня является одним из таких шагов – как правило, вполне удачным для начала.
КОРПОРАТИВНЫЙ ОПЫТ
При планировании тренинга в торговой сети «Электрофлот» президент компании в качестве одной из задач обозначил: «Научить сотрудников грамотному повседневному планированию». Для этого был разработан нижеследующий стандарт планирования дня (в привязке к обычному бумажному ежедневнику).
Стандарт: правила ведения ежедневника
Организация времени сотрудника компании – это не его «личное дело».
Ваша организованность – это мера вашего уважения к коллегам и клиентам.
Ваша пунктуальность – это верный признак, по которому судят о ваших деловых качествах.
Приходить на встречи вовремя, перезванивать, именно когда договорились, укладываться в намеченные сроки – это такой же признак культурного человека, как ежедневно чистить зубы.
Правила планирования в ежедневнике
1. «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». Все ваши встречи, задачи и контакты в обязательном порядке «материализуйте» в письменном виде.
2. Неряшливость в обзоре дел – признак неряшливости в голове. Пишите четким, разборчивым почерком, применяйте разные цвета. Если используете условные обозначения, обязательно перечислите их на первой странице ежедневника.
3. Контакты – валюта бизнеса. Любую контактную информацию фиксируйте не на оборванных бумажках, а в специальном разделе ежедневника. Обязательно указывайте полные тему контакта, фамилию, имя, отчество, компанию, должность, рабочий и мобильный телефоны, электронный адрес и т. п.
Алгоритм ежедневного планирования
1. На сетке времени отметьте «жесткие» встречи, по которым уже известно точное время. Планируя встречи, закладывайте резервы на непредвиденные обстоятельства.
2. Составьте список «гибких» задач, т. е. не имеющих жесткого времени исполнения. Используйте результато-ориентированные формулировки: не «созвониться с Ивановым», а «дожать до заказа», «получить информацию» и т. д.
3. Выделите ярким цветом те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. А именно: значимые для исполнения других задач («узнать время сегодняшней презентации», «дать поручение подготовить материалы»); неприятные, давно откладываемые; «работающие» на ключевые стратегические цели.
4. «Забюджетируйте» время на крупные «гибкие» задачи. Отметьте, сколько примерно времени потребуется на их исполнение, либо рядом с ними, либо на графике дня. Помните: планировать и бюджетировать более 60–70 % рабочего дня – нереалистично!
5. По ходу дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.
Сверяйтесь с планом в течение дня и корректируйте его при изменении обстоятельств. План – не закон. План – инструмент ориентирования в обстановке. ПЛАН – ИНСТРУМЕНТ ДОСТИЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ.
«Компьютеризация» ТМ-стандарта
Нужно ли привязывать корпоративные ТМ-стандарты к компьютерным системам планирования времени, используемым в компании? 85 % наших заказчиков отвечают на этот вопрос утвердительно.
Действительно, в XXI в. невозможно говорить о каком-либо управлении, в том числе об управлении временем сотрудников, не имея в виду компьютеризацию этого управления. В компаниях для этой цели чаще всего используются Microsoft Outlook, Lotus Notes, реже – Mind Manager. Функционал, позволяющий организовать планирование персональных встреч и задач, как правило, присутствует в CRM-системах. При этом в профессиональных системах он может быть интегрирован с календарем и задачами Outlook (например, в CRM-модуле SAP, в SalesLogix, в Microsoft Dynamics CRM).
