Шаг 4. Выявление и делегирование всей текучки от руководителя. Для этого выполните следующее задание. За 7 минут быстро выписываете все дела, которыми занимались на прошлой неделе и которые связаны с бизнесом. Фиксируйте все вплоть до телефонных звонков партнерам и клиентам, выписывания документов, встреч и т. д. Через 7 минут выделите дела и задачи, которые легко делегировать (или можно написать инструкцию и делегировать процесс по ней). Далее назначьте ответственных за выполнение этих задач и внесите в график ближайшей планерки их поручение. Обозначьте для себя точки, по которым вы будете контролировать процессы. Так вы сбережете до 60 % своего личного времени, направив его на более важные задачи развития бизнеса, а не на работу в нем.
Шаг 5. Разработка системы найма. Внедрить систему найма персонала необходимо прежде, чем описывать бизнес-процессы, так как решать вопросы по найму удаленно будет гораздо сложнее, чем наладить процесс заранее. Учтите, что сюда входит не только наем, но и система адаптации персонала (обучение под руководством куратора). Вы можете внедрить систему найма на основе пошаговой инструкции по найму, приведенной в этой главе.
Шаг 6. Система контроля и отчетности. Знаю по собственному опыту, что какие бы технологии вы ни внедряли, сколько бы денег и времени на это ни потратили, без системы контроля отчетности ничего работать не будет. Нужно сделать так, чтобы вы могли контролировать выполнение ключевых процессов, назначив ответственных. Как руководитель вы должны дать понять, что регламентированные процессы – единственно верные и возможные правила работы. Отчетность должна отражать два момента – контроль за процессом и контроль за результатом работы. Что делалось и какой измеримый результат. Как описать систему контроля и отчетности, я рассказал в главе 5.
Шаг 7. Прописать должностные инструкции «как есть». Этот раздел подробно описан в главе 4, поэтому я остановлюсь лишь на том, какие пункты здесь необходимы: название должности, подчиненность (обязательно!); список бизнес-процессов, в которых участвует сотрудник; пошаговый план выполнения задачи в каждом бизнес-процессе. Еще можно прописать систему мотивации, прикрепить приказ о расчете зарплаты, систему премирования/депремирования и добавить формы контроля сотрудников.
Шаг 8. Составление книги продаж. Без нее автоматизировать процессы сложно, если вообще возможно. В книге продаж процесс продаж описывается с разных сторон. Как ее составить, подробно рассказано в главе 6. Можно сказать, что это взаимодополняющие вещи: если вы не опишете технологию продаж, автоматизация будет идти тяжело. В книге продаж вашей компании прописывается вся информация, касающаяся продаж, – о вашей компании и клиентах, как вы продаете и какой продукт, каким образом приходят клиенты, как работают менеджеры, скрипты продаж и как ими пользоваться.
Автоматизация бизнес-процессов
Итак, если вы поняли, что тратите много времени на решение повторяющихся задач, что вам нужно описать и отдать определенные задачи сотрудникам и не заниматься ими самостоятельно, что надо описать процессы бизнеса для легкого масштабирования или упаковки франшизы, эта глава – для вас.
Что такое бизнес-процесс? Это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта (услуги) для потребителей. Немного более сложным языком – это последовательность функций, преобразующих входы в выходы. Входы – то, на чем инициируется процесс (информация, ресурсы, материальные ценности). Выходы – то, что есть на выходе процесса (информация, ресурсы, материальные ценности). Инициатором процесса может стать событие, движение ресурсов, таймер. Или он запускается вручную.
Пошаговый план автоматизации
1. Выделить ресурсы на проект по автоматизации – время и деньги. Если у вас нет необходимого запаса времени, кто еще будет заниматься стратегическим развитием? Для этого мы предварительно и делегировали текучку. Деньги понадобятся, так как набивание шишек в бизнесе чего-то стоит. Есть шишки дорогие, а есть дешевые, но они неизбежны: опыт в бизнесе редко бывает бесплатным.
2. Прописать организационную структуру предприятия, в которой будут видны все связи между отделами и кто кому подчиняется.
3. Прописать функциональную структуру. Определить роли в компании и функциональные обязанности каждой роли.
4. Прописать макромодель бизнес-процессов.
5. Выписать все бизнес-процессы.
6. Описать каждый бизнес-процесс «как есть».
7. Оптимизировать процессы и получить их «как должно быть».
8. Создать рабочую группу по реализации оптимизации и описанию бизнес-процессов.
9. Прописать и внедрить новые должностные инструкции.
Цели автоматизации бизнес-процессов
1. Ускорить процессы в бизнесе.
2. Увеличить качество продуктов и сервиса.
3. Свести к минимуму человеческий фактор.
4. Иметь возможность удаленно управлять бизнесом.
5. Удаленно брать управление в свои руки.
6. Легко масштабировать свой бизнес: открывать филиалы и представительства.
7. Упаковать франшизу.
8. Предпродажная подготовка бизнеса.
Освободите время – минимум 8–16 часов в неделю. Это несложно, особенно с учетом того, что вы уже кое-что сделали в данном направлении во время предварительной подготовки к проекту. Отметьте для себя процент времени, которое занимает текучка в работе. Задача руководителя – не заниматься работой в бизнесе, а заниматься работой НАД бизнесом – развитием компании, построением системы. Пока вы будете тратить свое время на подписание бумаг, прием входящих звонков, поиск партнеров и клиентов и тому подобное, ваш бесценный временной ресурс будет урезан почти вдвое, а может, и больше. В сутках 24 часа, и когда-то всем нужно спать. Задача эффективного руководителя – не встать в центре и управлять всеми процессами, чтобы все было завязано на него, а встать сбоку и управлять бизнесом, развивать его как систему (рис. 9.1).
Рис. 9.1. Схема организации компании, завязанной на руководителе
Рис. 9.2. Схема бизнеса на «автопилоте»
Смысл в том, что нужно запретить себе выполнять определенные задачи: заниматься маркетингом, если у вас есть маркетолог, который получает за это зарплату; все секретарские функции и др. рис. 9.2. Нужно выписать такие задачи и не касаться их. А по части маркетинга достаточно один раз в месяц просматривать таблицу по рекламной эффективности и корректировать бюджет.
