9. Организационная структура.
Ее очень удобно нарисовать в виде интеллект-карты в программе MindManager. В ней есть некоторые профессиональные решения, которые реально все упростят. Пропишите, кто является директором, ближайших приближенных к нему лиц, руководителей отделов, сами отделы и каждого подчиненного в них. Каждому звену присвойте подчиненность. Например, программисты подчиняются руководителю отдела внедрения и сопровождения, который в свою очередь подчиняется директору (рис. 9.3).
Задание на 20 минут: пропишите организационную структуру – какова она и как функционирует сейчас, а затем – какой вы ее видите через полгода-год.
10. Функциональная модель.
После того как вы прорисовали организационную структуру, нужно нарисовать функциональную модель. Это делается следующим образом: вы рисуете сеть отделов, прописывая над каждым его задачу. Затем в каждый отдел вносите роли сотрудников, закрепляя за ними определенные функции, которые приведут к успешной работе отдела. И так на всех этапах – от уборщицы (если она есть) до генерального директора. В итоге вы получите функциональную модель вашего бизнеса (рис. 9.4).
Оптимизация бизнеса с помощью организационной и функциональной структуры прежде всего позволяет решить проблему с подчинениями. Иногда задачу сотруднику ставит не его непосредственный руководитель, а человек, который уполномочен ставить задачи. Сотрудник в большинстве случаев задачу не выполняет, аргументируя это тем, что получил задание не от своего прямого начальника. Ваша организационная структура решит эту проблему благодаря тому, что вы систематизируете функционал всех должностей, и будет понятно, кто за что отвечает.
Затем найдите пересекающиеся задачи и функции, которые выполняют несколько сотрудников. Помните, что на этом сильно теряется эффективность! Поэтому нужно назначить на каждую задачу одного ответственного. Также отследите функции, за которые никто не отвечает.
И наконец, делегирование процесса. Вы должны определить, какие задачи выполняете в качестве генерального директора, и переложить их на уровень ниже, освободив себе время. Перечисленные шаги позволяют увеличить эффективность за счет организационной структуры и функциональной модели.
11. Выписать все бизнес-процессы.
Здесь можно столкнуться со сложностями, так как существует несколько классификаций и велика вероятность в них запутаться. Я приведу пример самой простой классификации, выделяющей бизнес-процессы трех типов.
1. Основные – напрямую влияют на деятельность компании и приносят деньги: продажи, выполнение заказов, закупки, производство, доставка, маркетинг. Без них ваш бизнес перестанет функционировать;
Рис. 9.3. Организационная структура компании
Рис. 9.4. Функциональная модель компании
2. Вспомогательные – помогают выполнению основных процессов: финансы, оплата счетов, начисление зарплаты, бухгалтерия, IT, юридические функции, курьерские функции.
3. Управляющие – помогают в управлении, администрировании и деятельности предприятия: контроль и отчетность, система мотивации, планерки и совещания и т. д.
Примеры бизнес-процессов:
✓ продажа розничному клиенту;
✓ продажа оптовому клиенту;
✓ маркетинг;
✓ исполнение заказа;
✓ производство;
✓ контроль качества;
✓ коммуникация с клиентской базой;
✓ работа с рекламациями;
✓ доставка;
✓ оплата счетов.
Я описываю бизнес-процессы, используя диаграмму связей или интеллект-карты (mindmap). Что это такое? Диаграмма связей реализуется в виде древовидной схемы, на которой изображены слова, идеи, задачи или другие понятия, связанные ветвями, отходящими от центрального понятия (или идеи). В основе этой техники лежит принцип радиантного мышления, относящийся к ассоциативным мыслительным процессам, отправной точкой или точкой приложения которых является центральный объект.
Единственное, что нужно знать для понимания интеллект-карт, это то, что хронологический порядок записей идет по часовой стрелке, начиная с единицы и заканчивая двенадцатью часами.
12. Прописать макромодель бизнес-процессов.
Что такое макромодель? Мы берем основные процессы и выписываем их в пошаговую схему работы (получения прибыли) в компании. Из нее станет ясно, как компания получает прибыль. Это одно из первых действий, которые мы совершаем с клиентами в консалтинговых проектах по автоматизации. У каждого процесса должна быть прописана цель. Если у вас есть Положение о компании, оно включает макромодель и отражает основные процессы, цели и задачи (рис. 9.5).
Рис. 9.5. Макромодель бизнес-процессов
Что включает Положение о компании:
✓ организационная структура и функциональная модель;
✓ основные бизнес-процессы;
✓ вспомогательные бизнес-процессы;
✓ управляющие бизнес-процессы;
✓ должностные инструкции, которые у вас есть на данный момент;
✓ описание системы найма;
✓ описание системы адаптации;
✓ описание системы мотивации;
✓ положение о премировании/депремировании.
Пошаговый план описания бизнес-процесса
Выделяют шесть шагов описания бизнес-процесса.
1. Название бизнес-процесса.
2. Цель бизнес-процесса.
3. Вехи процесса (этапы).
4. Точки входа и выхода (что инициирует процесс и на чем заканчивается).
5. Назначение владельца процесса.
6. Выбор нотации и описание процесса (например, в виде блок-схемы).
Как это выглядит? Прописывается цель. Например, процесс – продажа оптовому клиенту. Цель – заключить договор и получить за него оплату. Назначаем ответственного за выполнение процесса. Записываем все точки входа и выхода. На этом моменте я хочу остановиться. Входы – это то, что инициирует процесс, а выходы – то, что является результатом его выполнения. Входы и выходы могут быть в виде события, движения товарно-материальных ценностей, документов или ресурсов. Кроме того, процесс может запускаться по таймеру или вручную, в рамках функциональных обязанностей должности. Иногда во время настройки процессов автоматизации, и в частности данного пункта, в голове возникает полная неразбериха – это событие или действие, вход или выход? Возьмите на заметку: если за событием идет ВАШЕ ДЕЙСТВИЕ, это вход, а если событие инициирует ДЕЙСТВИЕ КОНТРАГЕНТА, то это выход. После того как вы выписали точки входа и выхода, нужно распределять их по ролям (рис. 9.6).
