Существует несколько классификаций контроля. В соответствии с первой различают две формы контроля – финансовый контроль и административный.
Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности организации и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения: планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет осуществлять ускоренно процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники также позволяет сформировать и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финансовой деятельности организации.
Административный контроль ведется на всех уровнях управления организацией и призван оценивать деятельность сотрудников (контроль исполнения). Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях управления организацией.
Различают также два вида контроля: оперативный и управленческий, или стратегический, – контроллинг. Им будет дана характеристика при рассмотрении этапов контроля.
Процесс контроля включает три этапа:
1. Предварительный контроль.
Предварительный контроль позволяет проверить готовность организации к началу работы. Эта проверка осуществляется по трем основным направлениям:
♦ управленческие решения;
♦ персонал (человеческие ресурсы);
♦ состояние материальных и финансовых ресурсов компании.
2. Текущий контроль.
Основным видом контроля считается текущий. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет, и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.
В рамках текущего контроля можно выделить два типа контроля: оперативный и управленческий стратегический, – контроллинг.
Оперативный контроль – это контроль за производственно-хозяйственной деятельностью организации (за технологией, качеством продукции и т. п.). Задачей оперативного контроля является обеспечение выполнения производственной программы в режиме текущего времени.
Контроллинг нацелен на обеспечение рационального использования ресурсов и конкурентоспособности предприятия и продукции. Он определяет эффективность работы организации, использование ее ресурсов (т. е. производительность труда, материалоемкость, прибыльность). Область задач контроллинга шире только контроля. Он связывает результаты анализа отклонений со всеми уровнями процесса принятия решений, инициирует корректировки в них и в таком понимании является управленческой задачей первостепенной важности.
Контроллинг – это система управления. Тот, кто впервые слышит слово «контроллинг», обычно связывает его с понятием контроля. Однако это нечто отличное и даже противоположное ему. Контроль направлен в прошлое, на выявление ошибок, отклонений, просчетов и проблем. В большинстве случаев речь идет также о том, чтобы найти виновных. Контроллинг – это управление будущим для обеспечения длительного функционирования организации и его структурных подразделений. Службы контроллинга стремятся так управлять процессами текущего анализа и регулирования плановых и фактических показателей, чтобы по возможности исключить ошибки, отклонения и просчеты как в настоящем, так и в будущем.
Для текущего контроля характерным является установление стандартов, или нормативов, подлежащих регулярному контролю.
Стандарты (нормативы) – это критерии, по которым можно оценивать результаты деятельности.
Существует три вида нормативов: натуральные, стоимостные и временные.
К натуральным относятся нормы расхода материалов на единицу продукции. К стоимостным нормативам можно отнести смету предстоящих расходов. Временные стандарты определяют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.
Измерения – самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Затраты, связанные с измерениями, зачастую предопределяют, стоит ли вообще заниматься контролем. Ведь основная цель контроля состоит не столько в том, чтобы установить, что же происходит на самом деле, а в том, чтобы снизить расходы на производство и увеличить прибыль, и излишние затраты здесь ни к чему.
Заключительный контроль.
Заключительный (итоговый) контроль связан с оценкой выполнения организацией своих планов. Он требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования. Заключительный контроль осуществляется, когда работа уже закончена.
Схематично управленческий цикл контроля можно представить в виде схемы следующим образом (рис. 12.1).
Именно контроль дает информацию менеджеру о необходимости корректировок (обратная связь) в системе управления!
Объектами контроля являются характеристики организации как системы: характеристики входа (все виды ресурсов), процесса (процесса производства изделий или услуг) и выхода (продукта). Контроль в организациях должен осуществляться системно, т. е. контролю подвергаются ресурсы, процесс, продукт.
Контроль ресурсов осуществляется на всех стадиях процесса производства и распространяется на все системные характеристики организации.
При контроле материальных ресурсов подробно рассматривается техническая, организационная, экономическая целесообразность их применения. Рассматривая техническую целесообразность применения материальных ресурсов, исследуют все возможные материалы и ресурсы, которые можно применить для достижения выбранных характеристик изделия. Организационная целесообразность выбора проявляется в том, что на данной стадии оцениваются все возможности получения ресурсов на тех условиях, которые удовлетворяют организацию. Окончательный выбор ресурсов производится после экономической оценки выбранных материалов.
К мероприятиям, обеспечивающим эффективный контроль, относится и выбор такого поставщика, который доказал свою надежность и возможность поставлять материалы в соответствии с техническими и организационными условиями. Важное условие состоит в возможности формирования минимальных запасов. Контроль материальных ресурсов осуществляется на всех стадиях: предварительной, текущей и заключительной.
Рис. 12.1. Три этапа процесса контроля
Предварительный контроль человеческих ресурсов проводится путем подбора сотрудников, имеющих деловые и профессиональные знания, необходимые для выполнения должностных обязанностей. Контроль человеческих ресурсов осуществляется и в ходе работы путем оценки выполнения должностных обязанностей, деловой активности и результативности работы сотрудника. Результаты контроля позволяют сделать выводы о необходимости повышения квалификации сотрудника, установлении справедливых размеров выплат заработной платы или его увольнении. Контроль человеческих ресурсов также осуществляется на всех трех стадиях контроля.
