Завершая данный этап, попросите участников высказать свое отношение к этому процессу ранжирования. Что влияло на их выбор – знания, опыт или, может быть, желание угодить начальству? В какой мере они учитывали интересы организации в целом и своего подразделения в частности? Насколько повлияла на конечный результат ранжирования их подсознательная тревога об ограниченности времени и ресурсов? Вы революционный командир! Задавайте вопросы своим солдатам. Пусть их знания и опыт прольют свет на принятые ими решения.
Несколько рекомендаций
• Для этой «игры» вам понадобятся карточки для записей или клеящиеся листки, а также маркеры
[91]
. Поскольку мы все-таки инфодудлеры, то есть мастера визуального языка, то должны уметь пользоваться любыми инструментами для наглядного отображения информации. Клеящийся листок – это квадратной формы бумажка, которую кто-то заранее изготовил для вас. Если вы на ней ничего не рисовали, это еще не означает, что зрительная кора не распознает ее как геометрическую фигуру, то есть компонент визуального языка.
• Имейте в виду факторы, влияющие на точность и достоверность процесса ранжирования, – асимметричность информации и предвзятость людей, у которых есть проекты любимые и нелюбимые. Если говорить о первом факторе, то, поскольку умственные способности у людей разные, вероятность того, что два человека обладают одинаковыми знаниями и взглядами в отношении одного и того же проекта, практически равна нулю. Это не значит, что вам остается лишь уповать на небеса и вовсе отказаться от идеи ранжирования. В любом случае данный этап инфодудлинга снабжает вас огромным количеством полезной информации. Чему конкретно вы можете научиться? Ну, во-первых, вы имеете возможность получить сигналы от своих коллег на предмет того, что они считают важным. Во-вторых – задуматься над тем (или напрямую спросить), почему они именно в таком порядке расставляют проекты. В-третьих – узнать, в каких проектах, по их мнению, недостает важных ресурсов или человеческого капитала. В-четвертых – почувствовать, как хорошо коллеги понимают командную цель. Ранжируйте, друзья. Даже если впоследствии вы измените рейтинг проектов и выберете для реализации другие, собранная информация в любом случае пригодится вам.
• Поскольку каждый участник проводит ранжирование проектов по параметрам, имеет смысл определить общий рейтинг проектов по каждому параметру. Например, может получиться так, что какой-то проект далеко опережает конкурентов в части характеристик, но уступает многим по части трудностей. Не исключено, что в этом случае ваша команда решит презреть трудности и все-таки выбрать достаточно рискованные проекты. В любом случае, если у вас останется в ходе совещания свободное время, определите рейтинг проекта по каждому параметру, прежде чем определяться с общей картиной. Наверняка эта информация вам пригодится.
• Если ваша группа достаточно велика (от 15 до 20 человек), то попытки найти консенсус при таком количестве голосующих граничат с безумием. Лучше разбить участников на несколько маленьких групп, чтобы каждая составила свой рейтинг проектов, а затем на этой основе высчитывать общий. Когда ранжирование выполняется в слишком большой группе, одна из опасностей заключается в том, что мнения более спокойных участников теряются в громогласном хоре, так что доминирующую роль в таком ранжировании неизбежно играют самые горластые. Если вас эта перспектива беспокоит, то один из способов уйти от проблемы – разбить участников на маленькие группы
[92]
.
• Продолжительность этапа можно существенно сократить, если вы будете вычислять рейтинг проектов вслух. Вытащите наугад карточки с названиями двух проектов и попросите группу (если она невелика) вслух договориться о том, какой проект лучше (скажем, по параметру «Характеристики»). Как только консенсус будет достигнут, возьмите карточку третьего проекта и спросите участников, какое место займет этот проект. Каждый раз добивайтесь вербального консенсуса. Продолжайте в том же духе, пока не будет составлен полный рейтинг проектов по первому параметру. Затем повторите процедуру по двум другим параметрам. В конце остается лишь сложить баллы, и дело сделано. Этот метод ранжирования может оказаться не самым тщательным, но зато он самый быстрый.
Этап № 3. Матричное планирование
Цель этапа: запланировать шаги по успешной реализации проектов и наглядным образом исследовать, что, быть может, придется поменять местами, объединить или вовсе удалить. На этом этапе можно также попытаться установить сроки и распределить роли.
Число инфодудлеров: все члены группы, которые имеют возможность и готовность заниматься этим. Кроме того, можно пригласить специалистов со стороны, хорошо знакомых с какими-то из шагов выполнения проектов.
Продолжительность: от 30 до 60 минут.
Важные предпосылки:
1. На этапе ранжирования были выделены проекты, над которыми стоит продолжать работать (а значит, текущий этап не является пустой тратой времени).
2. Люди, участвующие в процессе планирования, в целом знают, какие шаги необходимы для реализации проекта.
Прохождение этапа
Когда проекты расставлены по ранжиру и вы определились с тем, какие из них будут реализованы, можно переходить к очередному этапу совещания. Его особенно любят дудлеры, которым импонирует организованность и строгость, а схема, представленная на странице 227, принадлежит к числу самых четких.
Помните, мы говорили о том, что информация зачастую обладает встроенной визуальной ДНК? Последовательные шаги реализации проектов идеальным образом укладываются в матрицу планирования, которая позволяет наметить и пронумеровать каждый шаг. Благодаря строгой и жесткой визуальной структуре эта методика матричного планирования позволяет четко наметить порядок операций, в чем и заключается смысл данного этапа.
Для начала распределите «выжившие» проекты между участниками или группами, а затем попросите воссоздать в визуальном пространстве матрицу, изображенную ниже. Она должна быть достаточно большой, чтобы в ее клетках умещались клеящиеся листки и она имела хотя бы 10–15 столбцов на тот случай, если реализация проекта требует множества шагов.
