3. Как выполняется работа? Мы всегда хотим, чтобы рабочий процесс проходил идеально, не слишком перегружая нас, но при этом и не оставляя людей без дела. Но зачастую, особенно в периоды, когда приходится затягивать пояса, большинство работает на пределе возможностей. Мы стараемся выполнить все, что стоит в личном перечне задач, – и это приводит к пребыванию на работе допоздна. В краткосрочной перспективе это допустимо, но с течением времени начинает изматывать и плохо сказывается на результативности.
Когда становится понятно, кто, что и как делает, наступает самое трудное: определение роли менеджера. С моей точки зрения, у менеджеров есть две главные обязанности: предоставлять ресурсы и устранять препятствия. В рамках каждой можно выявить важные особенности рабочего процесса.
Целеустремленность наиболее ярко проявляет себя, если увязана со стратегическими планами. Когда под руководством генерального директора Джима Геста в Consumers Union был создан и запущен первый стратегический план, сотрудники не понимали, каким образом их работа связана с этим планом. Поэтому, когда пришло время создавать новый план, его обсуждали всей компанией на совещаниях и специальных семинарах. И теперь, как говорит Гест, обсуждая новые идеи, сотрудники задаются вопросом: «Каким образом это вписывается в пять целей нашей стратегии?» Подобный подход может показаться примитивным, но с его помощью происходит увязка целей с результатами, и, что более важно, увязка работы сотрудников со стратегией.
Говоря о целях, Гест любит ссылаться на историю Питера Друкера о каменщике. Странник, пришедший в город, видит каменщиков и спрашивает, чем они занимаются. Первый отвечает, что режет камни. Второй сообщает, что кладет стенку. А третий с гордостью говорит: «Я строю собор». Гордость за свое дело приходит с пониманием смысла того, каким образом выполняемая работа способствует решению общей задачи
[38]
.
Распределение ресурсов означает, что насущные задачи вовремя распределены между людьми, которые способны решить их наилучшим образом. Проблема менеджера состоит в том, чтобы вникнуть в суть этого подхода – то есть определить, насколько данная задача подходит именно этим людям, обладают ли они нужными знаниями и навыками. Затем следует убедиться в том, что они обладают ресурсами, необходимыми для своевременного выполнения задания. В теории, они должны ими обладать, но на практике часто бывает иначе. И именно в таких случаях хорошие руководители импровизируют – чтобы получить качественное решение с наименьшими ресурсами. Наряду с грамотным планированием, для этого нужно хорошее понимание людей, которым поручена работа. Выделить ресурсы можно, но намного важнее найти тех людей, которые способны разумно и эффективно их использовать.
Итак, нужно знать, на что способны ваши люди. Это знание приходит из наблюдений за тем, как они работают. Тем, кто пока не готов, можно предоставить необходимое обучение. Но иногда становится ясно, что некоторые просто не годятся для подобных задач. И это приводит менеджера к его второй обязанности: устранению препятствий.
Прежде всего, нужно идентифицировать проблему. Если сотрудник не способен выполнять порученную работу, от менеджера требуются действия. Например, инженеру может быть поручена функция продаж. Некоторым это может понравиться, для других же будет тягостной растратой сил и способностей. Инженеры умеют решать проблемы, и, будучи интровертами, любят заниматься этим самостоятельно. У продавцов лучше получается выявлять проблемы, но, поскольку их функция подразумевает постоянную работу с клиентами, для решения проблем им нужно искать других людей. Это вполне устраивает их как экстравертов. Совмещать обе эти функции может быть слишком сложно, и если инженер чувствует себя некомфортно или не показывает себя продуктивным в роли продавца, его нужно вернуть на исходные позиции, поручив функцию продаж более пригодному для этого сотруднику.
Реагировать на проблемы – одно, предвосхищать их появление – совершенно другое. В соответствии с принципом «кайзен», или непрерывного совершенствования, менеджеры обязаны постоянно искать узкие места или потенциальные помехи производительности и качеству работы. Иногда препятствием может быть нехватка ресурсов или их непригодность. В других случаях помехой может быть сама система управления. Система подчиненности также может являться сдерживающим фактором, поскольку требует от сотрудников согласования каждого шага. Такие согласования являются формой одобрения, однако могут требовать времени и быть излишними. Сокращение (но не полный демонтаж) подобных систем может придать ускорение рабочим процессам.
Кроме того, сами менеджеры могут представлять собой помеху. Менеджер, требующий письменного согласования по любому вопросу, не только замедляет процессы, но и не дает подчиненным возможности самим разобраться в происходящем. Или, предположим, команда работает в соответствии с планом и в рамках установленных сроков. Это хорошо – а если коллектив способен делать намного больше? Для этого от менеджера потребуется определить, на что еще способны его люди, и решить, стоит ли к этому стремиться. В любом случае, нужно принимать решения, которые позволяют сотрудникам оптимизировать рабочий процесс и самостоятельно решать обычные вопросы.
Управление результатом
Цель представляет собой намерение, и если это намерение состоит в достижении успеха, должна вести к результатам. Одним из способов, которым менеджеры могут воспользоваться в качестве инструмента достижения намерений организации, является привязка целей к исполнению. Другими словами, то, что организация делает (ее миссия), должно быть увязано с тем, как она это делает (ее ценностями и особенностями функционирования).
Знание миссии. Миссия – якорь, фундамент, на котором стоит организация. Говоря проще, миссия – это то, что делает организация, будь то строительство домов, услуги в области здравоохранения или развлечения. Миссия организации отвечает на вопрос «что?» Она может быть очевидной, но, несмотря на это, менеджерам зачастую не удается довести ее до своих сотрудников. В подобных случаях сотрудникам приходится гадать, насколько важно то, чем они занимаются. Напротив – когда миссия понятна, люди имеют возможность принять ее.
Понимание ценностей. Итак, миссия организации призвана отвечать на вопрос «что?» Ценности определяют – «как», являются духовными скрепами организации. Можно рассматривать ценности как набор принципов, лежащих в основе целей, – то есть во что мы верим и почему мы в это верим. У военных ценностями являются долг, служба и честь. Ценности в бизнесе могут быть не настолько четко сформулированными, но тем не менее они очень важны для функционирования организации. Если ценности определены, сотрудники опираются на них, особенно в том, что касается отношений между людьми.
Знание функций и сфер ответственности. Когда люди знают, каким образом их функциональные обязанности связаны с миссией, они могут подходить к работе более целенаправленно. Например, если бухгалтер понимает, что его работа по ведению пассивных счетов влияет на исчисление балансовой прибыли, он знает, как она отражается на результатах деятельности предприятия. Подобным образом и менеджер по персоналу, имеющий четкое понятие о миссии, может с большим успехом разрабатывать и вести программы обучения сотрудников, направленные на повышение их личной эффективности. Следует также добиваться четкости в определении сфер ответственности, с тем чтобы сотрудники понимали, за какую часть миссии отвечают.
