Важное = одновременно существенно влияющее на бизнес и сложное в исполнении.
Срочное. При определении срочности большинство людей учитывают только удаленность срока, к которому необходимо выполнить задачу, а также время на ее реализацию. Этого недостаточно. Нужно также учитывать длительность других дел, которые запланированы у вас на данный период, а также свободное время других людей, если их помощь или информация понадобятся вам для реализации задачи.
Таким образом, ситуация может выглядеть примерно так.
Сегодня 15-е число, а к 25-му вам необходимо подготовить аналитический отчет. Время на подготовку отчета – 5 рабочих часов. Срочное ли это дело?
А) Несрочное, так как у вас нет большого количества других запланированных дел с точным сроком исполнения.
Б) Срочное, так как 17-го вы уезжаете в командировку, и там у вас не будет возможности готовить отчет, поскольку вы будете заняты решением других задач.
В) Срочное, так как для подготовки отчета вам необходимо 2 часа времени маркетинг-аналитика, который сможет уделить вам его только 16-го числа.
Такая схема оценки срочности задачи будет значительно более эффективной, чем просто расчет длительности дел.
Как дальше использовать матрицу Эйзенхауэра? Первое, что дают на всех тренингах по тайм-менеджменту, – вы должны делегировать все неважное, оставляя себе только наиболее важные дела. Так как об этом пишут все, то не будем останавливаться на этом вопросе. Однако часто возникает вопрос: что делать, если делегировать работу некому, или все подчиненные перегружены? Или просто в силу конфиденциальности или традиций корпоративной культуры такие дела не принято кому-либо делегировать? И вот на этот вопрос почти никто не дает ответа. Но я попробую его найти.
У каждого из нас в течение дня, недели, месяца есть время продуктивное и непродуктивное. Продуктивность времени могут определять самые разные, более или менее очевидные факторы:
• биологические часы;
• степень усталости;
• дела, предшествовавшие этому времени (выполнил утром очень сложную или стрессовую задачу и весь день нахожусь на подъеме, или, наоборот, – в непродуктивном состоянии);
• цейтнот, который одних мобилизует, и продуктивность времени у них повышается, а других – угнетает;
• шум, который может снижать продуктивность, а может, и не влиять на нее;
• привычный рабочий ритм (кто-то в начале недели чувствует себя максимально отдохнувшим и собранным, а другой – только входит в рабочее состояние);
• время в дороге (например, в самолете или поезде либо в ожидании транспорта) – для одних оно максимально продуктивно, так как нет других отвлекающих факторов и соблазнов, а другие из-за бытовых неудобств не могут сосредоточиться.
Список можно продолжать до бесконечности. А теперь давайте соединим идею о важности дел с продуктивностью времени, укрепив таким образом дружбу со временем.
Итак, идея проста до предела: в наиболее продуктивное свое время вы планируете дела самой высокой важности, а чем ниже продуктивность, тем ниже степень важности планируемых дел.
Иными словами, вам необходимо выполнить следующие действия.
1. Определите критерии продуктивности своего времени (определите для себя, а не руководствуясь только вышеперечисленными факторами).
2. Научитесь определять приоритет (важность) и делать это для основной массы своих дел.
3. Распределите дела в прямой зависимости: важность дела – продуктивность времени.
4. Регулярно отслеживайте эффективность системы.
Приведу пример из своего опыта работы в компании Johnson & Johnson.
Обычно в течение рабочего дня (понятно, что не все дни были одинаковы) я как HR-директор решала следующие задачи: стратегические вопросы HR и аналитика, интервью с кандидатами того уровня, который я курировала лично, консультирование сотрудников, коучинг, решение сложных или конфликтных ситуаций, подготовка тренингов для сотрудников и дистрибьюторов, анализ резюме на лично закрываемые вакансии, разговор с кандидатами по телефону (не интервью, а оргвопросы или обратная связь по итогам интервью), обсуждение с коллегами – внутренними заказчиками рекрутинга текущих вакансий и результатов интервью, текущие рутинные вопросы (типа авансовых отчетов и отчетов по расходу бензина).
Продуктивность моего времени: я ненавижу пробки – они выводят меня из равновесия, а дорога на работу всегда была с ними связана, так что продуктивное для меня время начинается с 10.00–10.30, я мало ем за обедом (и это не вызывает сонливость), не чувствительна к шуму, после сложного или стрессового дела обычно мобилизуюсь и продуктивность повышается, также я легко переключаюсь и моя продуктивность выше при отсутствии монотонности в работе.
А теперь давайте рассмотрим логику планирования моего дня, исходя из этой информации.
Разумеется, я привела условный вариант. День на день не приходится: ситуация может складываться совсем по-другому или возникнет форс-мажор, при котором мы не сможем повлиять на изменения продуктивности времени и важность задач. Основная задача – стремиться действовать в максимальном соответствии с выявленными закономерностями продуктивности и эффективности решения задач, использовать каждую возможность.
Рекомендую попробовать этот подход и оценить его объективно (насколько увеличилась продуктивность и креативность решения действительно важных задач либо уменьшились временны́е затраты). Надеюсь, он вам подойдет.
А вообще задумайтесь о продуктивных возможностях собственного времени. Еще будучи студенткой, я понимала, что время – ценный ресурс, но, как и все люди, я ленива и подвержена соблазнам. В связи с этим еще в институте интуитивно пришла к любопытному выводу – продуктивность моего времени резко возрастает в ситуациях, когда нет соблазнов заняться чем-то другим, более приятным или отвлечься на разговор. При этом меня не отвлекают шумы и наличие людей вокруг. Результаты, к которым я пришла:
• в конце 1980-х – начале 1990-х мне удалось существенно поднять уровень владения английским языком за счет… дефицита продуктов питания и очередей в магазинах. Я брала с собой книжку на английском и словарик и, к удивлению стоящих рядом бабулек, погружалась в чтение. Дома я вряд ли смогла бы себя заставить заниматься;
