Если вы до сих пор не храните все (именно все) документы, файлы, PDF, сканы, квитанции и другую важную информацию в одном месте, я уверен, что ваша жизнь изменится, когда вы начнете это делать. Доступ ко всей информации в одном месте обеспечит контроль, которого у вас никогда еще не было. Также это избавит от массы «мусора», потому что вы сможете удалить дубликаты файлов и старые документы, одновременно объединяя схожие элементы. К самым популярным системам для хранения файлов относятся Dropbox, Google Drive и Microsoft OneDrive. Я использую Google Drive, но вы можете смело выбрать любую систему, которая лучше отвечает вашим потребностям. Также отмечу, что, несмотря на прекрасные возможности для поиска, эти цифровые хранилища похожи на своего рода «кладовки» – там можно держать очень много всего, но при этом легко найти то, что нужно, когда это потребуется. Также весьма удобно, что многие из этих систем предлагают отличные решения для резервного копирования данных, а значит, вы не лишитесь важной информации.
Я, конечно же, рекомендую отказаться от бумаги, объединив все файлы и документы в одном месте. Это еще сильнее повышает важность хорошо продуманной системы. Не торопясь, организуйте свои данные так же эффективно, как вы планируете день.
Объедините статьи, заметки и идеи
Постоянно записывать собственные озарения необходимо, если вы хотите запомнить лучшие мысли и яркие идеи.
Когда-то очень давно все идеи хранили в бумажных дневниках в шкафу, а важные статьи вырезали из журналов и собирали в подшивки. К счастью, мы эволюционировали с тех примитивных времен, и сегодня у нас есть доступ к любым ценным материалам за считанные секунды.
Вопрос в том, собираетесь ли вы воспользоваться этим преимуществом и эффективно организовать самую ценную информацию в своей жизни. Да, для хранения важных документов можно использовать электронные системы, которые мы только что обсудили, но есть и другие способы, которые могут оказаться еще полезнее.
Каждый день я создаю, сохраняю и оцениваю идеи, заметки и важные статьи в Evernote. Для большинства технологий есть альтернативы, и для Evernote ими могут стать OneNote, Simplenote и даже Google Drive и другие подобные системы хранения.
Я использую Evernote для управления Главными целями и Квартальной системой, храню там идеи для новых постов в блоге и эпизодов подкаста, и, помимо тысячи прочих вещей, фиксирую там прошлые достижения и значимые моменты жизни.
Evernote – это чистая доска, на которой можно записать все что угодно. Крайне важно использовать одну систему, где всю вашу информацию можно навсегда сохранить в упорядоченном виде, а также с легкостью пополнять и извлекать. Такая поддержка может в одночасье увеличить вашу продуктивность.
Другая частая проблема состоит в том, что блестящие идеи приходят, когда их некуда записать. В придачу к Evernote, телефону и даже бумажному блокноту, который лежит рядом с кроватью на случай ночного прилива вдохновения, я использую AquaNotes, водоотталкивающий блокнот для душа. Несмотря на кажущуюся странность этой идеи, она работает замечательно. Хотя я принимаю душ быстро, мне важно знать, что любая идея будет записана и мне никогда не придется полагаться на память.
Записав новые идеи на бумаге (в обычном блокноте, на стикере Post-it, в непромокаемом блокноте AquaNotes и т. д.), затем я переношу их в электронную форму (в Evernote, приложение для управления проектами, ежедневник и т. д.). Это позволяет придерживаться безбумажной системы и не дает забыть или потерять идею, которая изначально была записана не в электронной форме.
Принцип 2: Концентрируйтесь изо всех сил
Объединение творит чудеса, когда требуется свести вместе все ресурсы, и обеспечивает легкий доступ к самым важным материалам. Следующий этап процесса, который даст ощутимый прогресс в работе над целями, требует развитой способности концентрироваться на текущей работе вплоть до полного отключения от всего остального.
Существуют три ключевых метода, которые позволят повысить продуктивность, сосредоточившись на приоритетах: запланированные целевые блоки времени, самоизоляция от отвлекающих факторов и работа только над одной задачей.
Запланируйте целевые блоки времени, во время которых не будете отвлекаться
Если вы выберете из этой книги всего один метод, надеюсь, это будет осознанное планирование дня. На второе место я бы поставил целевые непрерывные блоки времени для работы над главными задачами.
Целевой блок времени – это заранее выделенный временной промежуток, во время которого вы можете работать над важной задачей, не отвлекаясь. Этот мощный и эффективный метод не дает отвлекаться, создает условия для качественной работы и позволяет мозгу глубоко погрузиться в творческий процесс.
Чтобы правильно использовать целевые блоки времени, надо поставить для них твердые границы, которые никто не сможет нарушить. Тут у многих начинаются трудности, а ведь это лишь первый шаг. Ваша задача – назначить для этих блоков начало и конец, а также охранять их как величайшую драгоценность.
Представьте, что вы назначили важную и неотложную встречу с самим собой. Если кто-то будет претендовать на ваше время, когда у вас запланирован целевой блок, вежливо отклоните приглашение, потому что встречу нельзя перенести.
Лучше всего начать с идеальной недели и выбрать оптимальные интервалы для распределения повторяющихся блоков. Просмотрите расписание идеальной недели, которое вы создали в предыдущей главе, и решите, как распределить полуторачасовые блоки времени для работы над главными целями. Полтора часа – это один из вариантов, но такого срока обычно достаточно, чтобы глубоко погрузиться в работу и добиться существенного прогресса.
Если во время обычного рабочего дня вас постоянно отвлекают, вы поразитесь, сколько качественной работы можно сделать за короткое время, когда вы полностью сосредоточены.
Изолируйте себя от отвлекающих факторов
Технологический бум последних лет породил среду беспрерывного общения. Сигналы мобильных телефонов, удаленная работа из любого места и требование быть на связи 24 часа в сутки 7 дней в неделю приводят к тому, что сегодня как никогда сложно выделить время исключительно для себя.
Поскольку мы всегда на связи, предполагается, что мы доступны по первому требованию. На время целевых блоков эти ожидания придется ограничить.
Вместо того чтобы быть в распоряжении других, вы будете блокировать их и себя от всего, что не является ключевым приоритетом. Чтобы этого добиться, лучше всего вообще покинуть пространство, не способствующее концентрации внимания.
Изолируйте себя. Останьтесь в одиночестве. Убегите и спрячьтесь. Найдите лучшее место, где есть только те ресурсы, которые вам необходимы, и больше ничего. Мой любимый «изолятор» – библиотека. Лучше всего мне работается, когда я приношу ноутбук, наушники и перекус на верхний этаж. Я нахожу уютный уголок и уединяюсь за высоким стеллажом.
