Расчетное время чтения:
11 минут 22 секунды.
Неважное
Несмотря на то, что в самом начале проекта я четко определил для себя самые приоритетные задачи, я ничего не предпринял по поводу задач низкой ценности – пока не стало слишком поздно и они не завалили меня настолько, что моя продуктивность катастрофически снизилась.
Нужно было от чего-то отказываться.
Когда я изучил свой первый журнал учета времени, меня ждал ряд неприятных сюрпризов. Помимо кучи времени, потерянного в результате прокрастинации, там фигурировало огромное количество часов, которые я на протяжении всей недели затрачивал на малоценные технические задачи. И хотя субъективно я ощущал себя продуктивным, поскольку постоянно был страшно занят, похвастаться осязаемыми результатами я не мог.
Согласно «закону Паркинсона», работа расширяется и заполняет все время, на нее отпущенное. Мой опыт говорит, что этот закон особенно верен в отношении задач с низкой отдачей. Дело в том, что лимбическая система оказывает настолько мощное сопротивление нашим попыткам сосредоточиться на наиболее сложных перспективных задачах, что вспомогательные и технические задачи с низкой отдачей начинают восприниматься чуть ли не как удовольствие, на которое легко подсесть. С упоением занимаясь ими, мы испытываем иллюзию продуктивности.
В конце концов, мы же невероятно заняты. Но на выходе результаты оказываются более чем скромными.
Просматривая журнал учета времени, я выделил наиболее проблемные дела, которые съедали максимум времени; это те самые дела, которые способны заполнить все время, которые мы на них выделяем. Я расположил их соответственно количеству времени и внимания, которые на них затрачиваются:
• Ответы на электронную почту.
• Участие во встречах и совещаниях.
• Размещение статей в блоге, новостные рассылки.
• Управление своим календарем.
• Коучинг по продуктивности для частных заказчиков и компаний.
• Поиск информации и планирование поездок.
• Организация видеоконференций и участие в них.
• Техническое обслуживание сайта.
• Управление аккаунтами в социальных медиа.
Скорее всего, и у вас есть подобные технические задачи, сопровождающие вашу основную деятельность, – почти любой работник умственного труда на планете завален электронной почтой и получает слишком много предложений об участии в совещаниях и других мероприятиях.
Но есть и хорошие новости: по моему опыту, любую вспомогательную задачу можно сжать, делегировать или даже полностью устранить.
Решения, лежащие на поверхности
В зависимости от того, насколько ревностно вы относитесь к защите своего времени от менее важных дел, может выясниться, что несколько таких дел с низким уровнем отдачи можно устранить полностью. Исходя из своего опыта, могу сказать, что целиком исключить такие дела очень трудно. В организациях, где я ранее работал, мне платили за выполнение определенного набора задач, хотя мое время использовалось далеко не оптимальным образом. Но если бы, стремясь к более высокой продуктивности, я предпринял попытку устранить некоторые из них, я выглядел бы идиотом и меня бы просто уволили.
И тем не менее некоторые дела и обязанности вы все же в состоянии устранить полностью. Речь может идти о таких делах как:
• повторяющиеся малополезные встречи или совещания;
• маловажные телефонные звонки, обновление статуса в социальных сетях, чтение новостных сайтов и другие подобные пожиратели времени;
• задачи и проекты, в которых ваши уникальные таланты или навыки оказываются невостребованными;
• задачи и проекты, отнимающие много времени, но в которые вы по тем или иным причинам не можете внести серьезный вклад.
По моему опыту, поддерживающих задач, которые действительно необходимы, почти всегда существенно больше, чем задач, которые можно смело ликвидировать. Но если в вашем списке есть очевидные кандидаты на ликвидацию, приложите усилие и высвободите драгоценное время и внимание, которые можно направить на приоритетные задачи.
В ходе проекта я обнаружил, что могу полностью исключить только один пункт из списка вспомогательных задач – коучинг по продуктивности для частных заказчиков и компаний. Хотя эта работа неплохо оплачивалась, сама по себе она не привносила ценности в мой проект, а кроме того, он изначально замышлялся как открытый для максимального числа людей.
Сократить все остальное, увы, оказалось весьма трудным делом.
Экстремальное сжатие
Прожив пару месяцев в кромешном аду и разрываясь между участием во встречах и борьбой с электронной почтой, я наконец решил поэкспериментировать со сжатием поддерживающих задач и высвобождением времени и ментального пространства для реальной работы. После многих проб и ошибок, а также работы до поздней ночи я пришел к выводу, что наиболее эффективное решение, позволяющее сократить ресурсы, направляемые на вспомогательные задачи с низкой отдачей, выглядит так:
• измерить, сколько времени и внимания я трачу на поддерживающие задачи и
• сократить это время, установив соответствующие лимиты.
Даже простое ведение журнала учета времени делает отношение к занятиям более осознанным. Но время – это только часть истории. Задачи с низкой отдачей также претендуют на огромное количество внимания.
Возьмем в качестве примера электронную почту. После того как в ходе проекта поток входящих сообщений превысил все разумные пределы, я провел неформальный недельный опрос среди друзей, чтобы выяснить, как часто в течение дня они заглядывают в свой почтовый ящик. Поразительно, но в среднем они проверяли свою почту 41 раз в день! По результатам другого (более научного) исследования, большинство людей проверяет электронную почту примерно каждые 15 минут (32 раза в течение восьмичасового рабочего дня). Если проверять электронную почту по 32 раза в день, то внимание 32 раза вынужденно отвлекается от того, над чем вы должны работать. В таких условиях довольно трудно сохранить ясность ума. Электронная почта может быть жизненно важна в качестве инструмента, но 32 раза в день проверять ее явно не стоит. (Кстати, мой личный результат был немногим лучше – даже при попытке работать максимально осознанно я все равно проверял свой почтовый ящик 36 раз в день.)
После того как вы определите, какие именно задачи создают основные проблемы, в течение пары дней записывайте, сколько раз в день вы к ним возвращаетесь и проанализируйте результаты.
Когда вы будете точно знать, сколько времени и внимания вы на них расходуете, вам будет намного легче поставить их под контроль. Лучшее решение, которое я нашел для себя, – ограничить как частоту возвращения к подобным задачам в течение дня, так и продолжительность одного подхода.
