К счастью, вам не придется медитировать в течение 35 часов в неделю, чтобы определить, какие дела способны обеспечить максимальную отдачу. Я протестировал огромное количество методов, которые должны были помочь мне расставить приоритеты. И хотя некоторые из этих методов работали достаточно хорошо, от большинства пришлось отказаться почти сразу. Может показаться, что определить приоритеты не так уж и просто, но и усложнять эту задачу, как делают многие, тоже не стоит.
Из всех заданий, содержащихся в данной книге, это одно из самых важных. В конце концов, трудно стать более продуктивным, если предварительно не провести инвентаризацию своих дел и не определить, в применении к каким из них продуктивность будет иметь решающее значение.
Мой абсолютный фаворит среди методов приоритизации почерпнут из книги Брайана Трейси «Съешьте лягушку!»*. Брайан говорит: «Девяносто процентов стоимости, которую вы привносите в свою компанию, являются результатом выполнения [всего] трех задач».
Он рекомендует линейный процесс для идентификации дел, обеспечивающих максимальную отдачу. Его метод очень прост, и я лишь немного изменил и расширил его, чтобы пользоваться им было еще проще:
1. Составьте список всех своих рабочих обязанностей. Этот этап занимает больше всего времени, но это очень круто – зафиксировать на листе бумаге (или на цифровом носителе, если вам так нравится) все, за что вы отвечаете на работе. Вероятнее всего, вы не проводите инвентаризацию своих обязанностей на работе еженедельно или даже ежемесячно.
2. После того как список создан, спросите себя: «Если бы было возможно ежедневно выполнять лишь один пункт из этого списка, то какой из пунктов позволил бы достичь наилучших результатов за то же количество времени?» Иными словами, какой пункт в списке является наиболее ценным с точки зрения вашего руководителя или для вас лично (если вы предприниматель или фрилансер, как я)?
3. Наконец, задайте себе вопрос: «Если бы нужно было выполнить еще два пункта из списка, то какие еще два дела позволяют достичь наилучших результатов за то же время?»
Эти три задачи (максимум четыре, если у вас есть четвертый пункт, столь же важный, как и первые три) и есть те 20 % дел, с помощью которых достигаются по меньшей мере 80 % результатов. Решающим тут является слово «результат»; в отличие от наиболее значимых задач, самые результативные задачи необязательно несут большую ценность или значение для вас лично, но они дают огромный вклад с точки зрения профессиональных или иных результатов.
Когда я начал сознательно и преднамеренно вкладывать больше времени, внимания и энергии в наиболее результативные дела, моя продуктивность резко выросла. Работать рациональнее, а не просто интенсивнее невозможно без того, чтобы сначала отстраниться и оценить ситуацию снаружи, и первая часть книги «Закладываем основы» посвящена именно этому.
Что делать после того, как основы заложены и вы определились со своими самыми результативными задачами? Воздействовать на них, конечно же.
* Трейси Б. Съешьте лягушку! 21 способ научиться преуспевать. – М.: Альпина Паблишер, 2009.
3. Три задачи на день
Основное: безусловно лучший метод, который я нашел, чтобы работать осознанно и преднамеренно каждый день – это «Правило трех». Правило простое: в начале каждого дня, прежде чем начать работать, необходимо решить, какие три дела должны быть сделаны к концу дня. То же самое необходимо проделывать в начале каждой недели.
Расчетное время чтения:
8 минут 1 секунда.
«Правило трех»
Очень важно знать, какие ваши задачи являются самыми ценными, но это только полдела. Когда вы завтра утром усядетесь перед компьютером и откроете свой почтовый ящик, их будет очень легко забыть под натиском более срочных (но менее ценных) дел.
Прекрасно (в теории) работать с максимальной осознанностью, но как это выглядит на практике?
Я экспериментировал с десятками подходов к управлению делами – от методики Аллена и системы «канбан» до расклеивания повсюду стикеров с напоминаниями, а также протестировал огромное количество электронных приложений по продуктивности. Большинство из них хорошо справляется с задачей фиксирования и организации дел – о наиболее полезных приложениях я расскажу чуть позже. Но всем без исключения приложениям присущ довольно большой недостаток: они не помогают замедлить темп и работать более целенаправленно.
Да, важно иметь удобную систему для управления делами, но не менее важно воздействовать на задачи, которые вы внесли в эту систему, осознанно и преднамеренно. Эта глава именно об этом. Прежде чем инвестировать усилия в процесс управления временем, вниманием и энергией, следует заложить основу в виде решения, на чем сосредоточиться в течение каждого конкретного дня.
И вот тут необходимо «Правило трех».
Примерно посередине проекта мне попалась книга под названием «Гибкая система достижения целей» (Getting Results the Agile Way), написанная Дж. Мейером, директором программ для бизнеса компании Microsoft. На первый взгляд, эта книга скорее походила на учебник, чем на книгу общего плана. Кроме того, текст был набран шрифтом Papyrus, который я просто ненавижу. И тем не менее она оказалась чрезвычайно содержательной с точки зрения простых идей для повышения продуктивности. Одна из моих любимых находок из этой книги – «Правило трех». Хотя сама концепция в основе этого правила не представляет из себя ничего нового и об этом многие и раньше писали в своих блогах (например, Лео Бабаута на сайте Zen Habits и Джина Трапани на сайте Lifehacker), для меня эта идея была новой и достаточно интригующей, так что грех было ее не протестировать.
Хотя вы можете скачать все электронные приложения для повышения продуктивности, которые только существуют в мире (я их, конечно же, скачал), никакое приложение не сможет заставить вас подходить к своим важнейшим делам так же внимательно, как «Правило трех».
Это предельно простое правило:
1. В начале каждого дня, мысленно переместитесь в конец дня и спросите себя: «Когда этот день закончится, какие три дела мне хотелось бы видеть выполненными?» Запишите, что это за три дела.
2. Делайте то же самое в начале каждой недели.
Три дела, которые вы запишете, и должны оставаться в фокусе вашего внимания в течение предстоящего дня или недели.
Вот и все.
Как это выглядит на практике
Когда я впервые начал экспериментировать с этим правилом, мне потребовалось несколько недель, чтобы приспособиться. Во-первых, сначала я выбирал слишком простые задачи, и мне удавалось выполнять их с огромным запасом. Тогда я начал выбирать слишком амбициозные цели, иногда просто невероятно трудные, и в результате ощущал себя на протяжении дня менее мотивированным, поскольку было ясно, что мне не хватит сил их реализовать. Примерно через неделю или полторы я наконец нашел правильный баланс: я стал четко понимать, сколько времени, внимания и энергии имеется в моем распоряжении в течение дня для достижения целей.
