• Пользуйтесь наушниками или берушами (звукопоглощающими вставками в уши).
• Установите определенное время, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику (если они у вас есть) принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим сообщением. Чтобы этот метод работал, вы должны перезванивать людям в то время, когда обещали. Разговор по телефону более эффективен, если вы сами звоните собеседнику, – согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка 11 минут, а на то, чтобы сделать звонок самому, – только 7 минут. Это связано с тем, что в последнем случае вы подготовлены к беседе. Кроме того, в соответствии с деловым этикетом позвонившему дается преимущественное право на окончание разговора, поэтому вы можете сделать его короче.
• Помехой в работе по плану может выступать электронная почта и мессенджеры, когда они постоянно настроены на режим онлайн.
Защититесь от внутренних помех. Вот некоторые советы по минимизации внутренних факторов, отвлекающих от работы:
• запаситесь едой и напитками, чтобы не бегать к ближайшему киоску, когда захочется перекусить;
• держите под руками дневник, чтобы записывать полезные мысли (это позволит их не забыть и реализовать позднее, не отвлекаясь от выполняемой в данный момент работы);
• периодически просматривайте еженедельные и ежемесячные расписания, чтобы определить, куда уходит время.
Заполняйте пустое время
Между запланированными визитами, совещаниями и т. п. нередко возникают интервалы времени в 5–10–15 минут. Их можно назвать пустыми, поскольку хоть сколько-нибудь серьезное дело в это время не сделаешь. Однако они вполне подходят для решения более мелких задач, имеющих свойство стремительно накапливаться. Это часто связано с ответами на электронные письма и необходимостью реакции на разного рода обращения и материалы.
Время в дороге. Пустые периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом появляться в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. Тем не менее даже езда на автомобиле может проходить с пользой для водителя. За рулем, к примеру, стало популярным прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рассеивается и езда становится опасной, переключайтесь на музыку). В общественном транспорте, поезде, самолете можно поработать с документами, почитать.
Чем заполнить пустое время. Не пытайтесь в пустое время браться за сложные или жизненно важные проблемы. Сделать много вы все равно не успеете, однако, прервавшись, испытаете разочарование и раздражение. Резервируйте эти периоды, которые длятся зачастую не более 10–15 минут, для выполнения рутинных, но необходимых задач. В этом случае они не будут довлеть над вами в основное рабочее время.
Краткосрочные дела – это то, что более всего подходит для заполнения пустого времени. Вы можете заняться чем-то из нижеперечисленного – при этом отдавайте предпочтение запланированным делам:
• сделать несколько телефонных звонков;
• подготовить черновики писем;
• подписать некоторые документы;
• составить служебную записку;
• прочесть документы, письма, пробежать глазами статьи;
• просмотреть сообщения, поступившие по электронной почте, и отправить ответы;
• заняться заполнением ежедневника, составлением плана на следующие дни, неделю, месяц;
• подумать над разрешением проблем персонала;
• встретиться с кем-то из коллег или подчиненных;
• заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;
• записать суждения по поводу новых проектов или схем;
• записать мысли, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;
• поразмышлять (идеи – великая вещь!);
• проанализировать свои записи и планы;
• прогуляться или сделать несколько физических упражнений, чтобы встряхнуться;
• привести в порядок рабочий стол;
• подготовить вопросы к собранию, совещанию, сделать наброски к предстоящему выступлению;
• расслабиться и даже вздремнуть: в момент релаксации нередко приходят неожиданные мысли и наилучшие идеи;
• договориться о встречах.
О пользе перерывов в работе. Пустым временем можно воспользоваться, чтобы сделать передышку. В эти минуты полезно расслабиться или сделать несколько физических упражнений. Не пренебрегайте возможностью лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями. Порой просто спокойно посидеть и подумать будет для вас самым разумным способом проведения тайм-аута. Вы не только сбросите с себя напряжение, но и сможете спокойно и более объективно взглянуть на занимающие вас в данный момент проблемы. Кроме того, вы отдохнете, наберетесь сил и энергии.
Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По сути, любая физическая активность обеспечит вам свежесть мыслей. С другой стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенных в кресле в расслабленном состоянии.
Вырабатывайте привычки, уплотняющие время
Полезнейшая привычка – выполнять наиболее ответственную работу в те дни и часы, когда вы обладаете максимальной работоспособностью. В течение дня имеются два интервала наибольшей работоспособности – с 10:00 до 12:00 и с 15:00 до 17:00. Самая высокая производительность труда наблюдается в среду, затем во вторник, четверг, понедельник и пятницу (рис. 1.3 и 1.4).
Рис. 1.3. Работоспособность по дням недели
Чтобы послеобеденный провал в работоспособности не был так велик (не возникала сонливость), приучите себя обходиться меньшим количеством пищи во время обеда.
Достичь больших результатов позволяют следующие привычки, сберегающие время:
• Поместите все материалы для чтения в одну папку. Как только выдается несколько свободных минут, читайте. Берите папку с собой, когда предстоит достаточно продолжительная поездка или вы знаете, что вам придется некоторое время провести в ожидании.
• Если вам предстоит долгая поездка в поезде, запланируйте выполнение нескольких дел: написать в дороге письма, прочитать документы и т. п.
Рис. 1.4. Работоспособность в течение суток
