При этом по многим делам вполне допустимо снизить требования к качеству исполнения. Например, нужно ли составлять совершенный по форме и содержанию документ, если он предназначен для внутреннего пользования и не имеет стратегической важности, а является необходимой формальностью?
Если передать некую работу полностью нет возможности, то делегируйте ту ее часть, которая вам менее всего знакома, – не стоит тратить время на овладение тем, что вам может больше никогда не пригодиться.
Кому делегировать?
Делегирование строится на основе естественной взаимозависимости как между руководителями и подчиненными, так и между коллегами.
Ваша задача заключается в том, чтобы поручить каждому сотруднику такую работу, выполняя которую он смог бы внести наибольший вклад в общее дело. Учитывайте способности и навыки всех сотрудников, а также их загруженность. Рассматривая конкретную задачу, спросите себя:
• Кто мог бы хорошо с этим справиться?
• Кому понравилась бы эта работа или хотя бы отдельные ее части?
• Кто хотел бы научиться этому?
• У кого есть для этого время?
Типичная ошибка многих менеджеров заключается в том, что они часто ограничивают себя, делегируя свои полномочия только своим подчиненным, тогда как в некоторых случаях привлечение к выполнению задачи людей со стороны или оплата услуг соответствующих служб оказывается более эффективным и рентабельным делом. Привлекайте сторонних специалистов в следующих случаях:
• Задача требует специальных навыков и квалификации. Например, если в вашем офисе необходимо провести наладку или ремонт компьютеров, не загружайте этим ваших и без того занятых сотрудников. К тому же они могут не обладать необходимой квалификацией. Это займет у них значительно больше времени и не даст хороших результатов. Пригласите специалиста.
• Задача слишком проста и не требует специальных навыков. Не отрывайте квалифицированного помощника от важных обязанностей, заставляя его заниматься сортировкой старых архивных документов или вводом данных в компьютер, если эти задачи отнимают много времени. Наймите для этой работы временного низкооплачиваемого работника.
• Ваши штатные сотрудники уже работают на пределе возможностей. Если после того, как вы спросили себя: «Нужно ли это делать?», «Нужно ли это делать прямо сейчас?» и «Можно ли сократить или упростить эту задачу?», у вас все еще осталась работа, для выполнения которой не находится времени, – наймите для этого помощников со стороны.
Секретарь – ваш главный помощник. Будучи профессионалом своего дела, он экономит до 30 % рабочего времени шефа. Такой специалист умеет переадресовать значительную часть документов, звонков и посетителей на более низкий уровень управления и может снять многие вопросы своими квалифицированными ответами.
Чтобы создать условия для эффективной работы секретаря:
1. Обучите его или пригласите истинного профессионала.
[5]
2. Приобщите секретаря к вашей системе использования времени.
Секретарь должен быть постоянно в курсе того, где находится, над чем работает в данную минуту и что собирается делать в ближайшее время его руководитель. Это союзник, который разделяет взгляды шефа на приоритетность и важность дел, а потому никогда не позволит оторвать его от них непрошеными визитами и звонками.
С секретарем следует обсуждать свой рабочий график, ему нужно объяснять детали и посвящать во все тонкости. Чем более информирован ваш секретарь, тем больше пользы он способен принести. Квалифицированный секретарь может принимать решения по некоторым вопросам самостоятельно, не отнимая вашего времени.
Этого можно добиться, соблюдая одно условие: постоянное общение со своим секретарем. В противном случае вам не на кого будет жаловаться, если, вернувшись из командировки, вы обнаружите горы документов у себя на столе, переполненную электронную почту и раскалившийся докрасна телефон.
Внимательно прислушивайтесь к тому, что предлагает ваш помощник Многие его советы окажутся для вас полезными.
Поощряйте хорошую работу секретаря, сделайте так, чтобы ваши отношения стали по-настоящему деловыми и одновременно дружескими и доверительными. И тогда секретарь сможет защитить вас от многих зол.
Примеры делегирования полномочий в семье
Примеры делегирования служебных функций приведены выше. По-другому обстоит дело с семейными обязанностями. Они довольно однообразны: закупка продуктов, приготовление пищи, наведение порядка, уборка квартиры, вынос мусора, стирка и глажение белья, занятия с детьми. Многие из этих дел, традиционно считающихся женскими, хозяйка дома вполне может передавать мужу и детям. Супруг в состоянии выполнить любую домашнюю работу. Но, как правило, не хочет этого делать, чему способствует устоявшееся распределение ролей в семье (с которым многие женщины, особенно молодые, сегодня не согласны), а также использование многими мужчинами манипуляции по типу «дитя в семье».
[6]
Три этапа делегирования
Процесс делегирования можно разбить на три этапа:
1. Постановка задачи.
2. Обеспечение доступности для обращений за помощью и консультациями.
3. Оценка конечного результата.
1. Постановка задачи.
Людям особенно нравится помогать другим, когда они чувствуют, что своими усилиями вносят ценный вклад в общее дело. Делегируя какую-либо функцию, объясняйте исполнителю, какой важный вклад его работа вносит в коллективный успех.
Расскажите помощникам, в чем состоит их задача, точно ее сформулируйте, но не давайте детальных инструкций и предписаний относительно того, каким образом они обязаны ее выполнять. Доведите до сведения сотрудников лишь общие правила и пожелания. Вам может быть трудно отказаться от мысли сделать все по-своему. Но гордость, которую ваш помощник будет испытывать за собственную работу, и время, которое вы сэкономите для себя, того стоят.
Поощряйте творческий подход и самостоятельное мышление в каждом из членов команды. Если вы не оставляете людям достаточно пространства, от этого страдают все. Вашим сотрудникам кажется, что с ними обращаются как с прислугой, а вы лишаетесь проявлений инициативы и притока новых идей.
Если вы поручаете задачу человеку не столь опытному, как вы, его свежий взгляд и непривычный подход могут решить гораздо больше проблем, чем вы думаете.
Приведу пример из своей практики.
Менеджер нанял студента-практиканта для ввода в свою программу управления деловыми контактами информации, поступившей на веб-сайт. Это кропотливая, нудная работа, и студент нашел утилиту под названием Web Grabber, которая ускорила процесс более чем в 10 раз. В результате вновь подтвердилась мысль: если вы делегируете что-либо человеку, равному себе по квалификации, или специалисту-эксперту, их подход может кое-чему научить вас самих.
