Совещания подразделяются на проблемные, инструктивные и оперативные.
Повестка совещания. Подробная повестка совещания сокращает его длительность, так как позволяет участникам лучше подготовиться и выступить по существу вопроса. Целесообразна предварительная рассылка повестки совещания. Признаком плохого тона является приглашение участников на совещание (чаще всего по телефону), когда приглашающий (секретарь или другой работник) толком не знает о его целях и повестке. Такая практика, к сожалению, не является редкостью.
Пресловутое «разное». Организация любого совещания будет более четкой, если не заканчивать его пресловутым пунктом «разное». Казалось бы, повестка уже исчерпана, пора заканчивать, но тут вспыхивает горячая дискуссия по какому-то второстепенному вопросу, вынесенному в это самое «разное». И выступления идут по новому кругу.
Если все же «разное» включено в повестку, будьте бдительны и сразу отсекайте вопросы, не имеющие отношения к основной повестке дня. Председательствующему надлежит сразу же установить время, которое выделяется на такие обсуждения. Например: «У нас осталось пятнадцать минут. Переходим к разделу “Разное”». Решительно, вплоть до лишения слова, надо пресекать тех ораторов, которые занимаются демагогией.
Поэтому лучше не включать пункт «разное» в повестку дня, иначе вы рискуете значительно увеличить время проведения совещания.
Вопросы, недостойные обсуждения на совещании. Чтобы не проводить совещания, можно размножить и разослать сотрудникам письменную информацию, которая воспринимается значительно лучше устной и, кроме того, экономит время.
На собраниях не следует рассматривать вопросы, решаемые в рабочем порядке или интересующие лишь отдельных участников. Совещание – это работа коллективного разума, и поэтому не стоит загружать его мелочами.
Круг участников. Оптимальное число участников совместных обсуждений – пять-семь человек. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (и отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать круг приглашенных.
«Чем больше людей – тем дольше дебаты» (Дж. Пар-кинсон). Однако нередки случаи, когда в погоне за ложно понимаемой представительностью собирают как можно больше людей. Более того, некоторые председательствующие расценивают чуть ли не как оскорбление участие заместителя или специалиста по обсуждаемому вопросу вместо руководителя подразделения. Для пользы дела целесообразно разрешить ему самому определять, кто из его команды пойдет на совещание, позволяя тем самым эффективнее распоряжаться своим временем. Тем более что отсутствие на совещании не освобождает от выполнения принятых на нем решений.
Лучше всего, когда при разнородной повестке дня состав участников совещания меняется по его ходу: лицам, чьи вопросы рассмотрены, разрешается покидать совещание, а другие участники приглашаются на соответствующее время.
Стоимость совещания. Стоимость совещания исчисляется на основе следующих показателей: число участников, продолжительность собрания и часовая тарифная ставка каждого участника. Несложный расчет позволяет получить искомую величину, которая своим немалым значением, как правило, неприятно удивляет всех.
Расчет производится по формуле:
где С – стоимость совещания в рублях; N – число участников; Т – длительность совещания в часах; З/п ср. – среднемесячная зарплата участников; Тр. ср. – среднее число рабочих часов в месяц; 1 – коэффициент скрытых потерь, связанных с участием в совещании.
Время проведения совещаний. Хорошая традиция – соответствие времени совещаний планам подразделений.
Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижают культуру делового общения, лишают их участников возможности распоряжаться своим временем, срывают запланированные встречи и дела.
Чтобы не нарушать рабочий ритм сотрудников, целесообразно не устраивать совещания в первой половине дня. Проведение совещаний в течение недели зависит от их вида: проблемные – в середине недели, когда наблюдается самая высокая производительность труда, инструктивные и оперативные – в пятницу или в понедельник (очень краткие).
Мы видели, что у человека существуют два пика повышенной работоспособности: первый – примерно с 10 до 12 часов и второй – между 16 и 18 часами. Совещания лучше приурочивать ко второму пику. Это послужит дополнительным фактором, побуждающим участников совещания работать быстро и эффективно, дабы не засиживаться допоздна.
Длительность совещаний. Продолжительность совещания лучше определять заранее, а затем следует оповестить участников о времени его начала и окончания. У нас, к сожалению, это не является распространенной практикой, однако подобный подход выступает эффективным средством задать хороший темп собрания и сократить время его проведения.
Чтобы по возможности более точно оценить длительность совещания, охватив все намеченные пункты повестки (а заканчивать надо в обозначенное время!), рекомендуется распределить время между вопросами. В повестке необходимо проставить время, отведенное на каждый ее пункт, и указать ответственных за их подготовку. Их задача – соответствующим образом проработать вопросы, чтобы уложиться с их решением в отведенное время. Для них можно ввести (хотя бы на первых порах) материальные стимулы: премировать в тех случаях, когда вопрос решен за меньшее время, и, наоборот, депремировать за превышение отпущенного времени. Опыт показывает, что 30–40 минут – вполне достаточный период для решения серьезного вопроса.
При составлении повестки совещания, определении круга вопросов необходимо исходить из следующих рекомендаций: длительность проблемного совещания не должна превышать полутора-двух часов, инструктивных и оперативных совещаний – 20–30 минут.
Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет 40–45 минут. У большинства из нас физиологическая усталость при совместной работе наступает через час. Поэтому спустя 40–70 минут у участников совещания ослабляется внимание.
Если без перерыва работать и дальше, как правило, присутствующие испытывают утомление. Такое состояние продолжается примерно 30–40 минут, после чего у них улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и дебаты вспыхивают с новой силой. Но так как в последние полчаса внимание было выключено, многие выступающие не учитывают сказанное предыдущими ораторами. Наступает период отрицательной активности, который характерен тем, что человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в это время, могут отличаться радикальностью.
Если же совещание продолжается без перерыва два часа, то более 90 % его участников согласны на почти любое решение, лишь бы побыстрее освободиться.
