Регламент выступлений. Одна из задач председательствующего – не позволять нарушать регламент выступлений. В целях противодействия злоупотреблению вниманием слушателей издавна применялись специальные приемы. Например, в Древней Греции ораторов учили произносить речи стоя на одной ноге, и им приходилось быть лаконичными.
В помощь докладчику удобно поставить песочные часы, рассчитанные на три, пять или десять минут – в зависимости от принятого регламента выступлений.
Курение на совещаниях. Перекуры в ходе совещаний затягивают их проведение. Например, когда в Польше ввели запрет на курение во время собраний, их продолжительность сократилась на 40 %. Стоит задуматься, не правда ли?
Обязательны ли доклады на совещаниях? Доклад по обсуждаемому вопросу нужен далеко не всегда. Во многих случаях достаточно заблаговременно раздать участникам распечатанные материалы, содержащие необходимую информацию и проекты решений. Такой порядок выгодно отличается от зачитывания скучных докладов, многие из которых подобны хорошему снотворному.
Протоколы. Не тратьте время на оформление, размножение и рассылку протоколов совещаний. О принятых решениях и сроках их исполнения можно известить всех заинтересованных по электронной почте.
Анкетирование участников совещания. Если вы хотите узнать мнение участников совещания об эффективности данного мероприятия, попросите их заполнить анкету, содержащую следующие вопросы:
• Было ли совещание необходимо?
• Имело ли оно четкие цели?
• Были ли эти цели достигнуты?
• Насколько эффективно использовано время?
• Правильно ли были выбраны время и место проведения совещания?
• Насколько вопросы повестки дня были актуальны?
• Давала ли повестка достаточно четкое представление о тематике совещания?
• Достаточно ли было отведено времени на обсуждение вопросов? Было ли его слишком много?
• Соблюдался ли намеченный порядок ведения совещания?
• Присутствовали ли все нужные люди?
• Не было ли лишних приглашенных?
• Было ли заранее распространено достаточное количество справочных материалов?
• Все ли имели возможность выступить так, как им хотелось?
• Носило ли обсуждение деловой характер?
• Все ли возражения были учтены надлежащим образом?
• Удовлетворены ли вы ходом совещания?
• Насколько четко составлен протокол? Не содержит ли он лишних деталей?
• Внесены ли в протокол перечень мероприятий и поручений, сроки их исполнения и ответственные лица?
• Как вы оцениваете работу председателя, а также организатора (если это не одно и то же лицо)?
Искореняем опоздания
Опаздывающий на встречу отнимает время у своих партнеров. Опаздывающий на совещание сбивает его темп. Поэтому опоздание является серьезным нарушением деловой этики. За этим усматривается неуважение к людям. Те, для кого характерна эта пагубная привычка, имеют много вызванных ею неприятностей. Ведь у окружающих возникает мысль: а стоит ли вообще иметь дело с неорганизованным человеком, который даже прийти вовремя не может?
Как правило, опаздывают одни и те же люди, хотя они находятся в равных условиях с остальными. То есть неорганизованность зависит не от обстоятельств, на которые ссылаются опоздавшие, а прежде всего от них самих.
Все эти соображения служат для умного человека серьезной мотивацией к исключению опозданий из своей жизни.
Правила для тех, кто желает никогда не опаздывать:
• Чтобы не проспать, поставьте будильник подальше от кровати – тогда для его отключения вам придется подняться с постели. Станьте абонентом услуги «будильник», предоставляемой операторами связи, проинструктировав их о том, как вас следует будить.
• Переставьте время на всех ваших часах на 5–10 минут вперед. (Особенно это полезно для медлительных людей, которые собираются дольше других.)
• Подбирайте и приводите в порядок с вечера свой гардероб на следующий день.
• Накануне вечером продумайте меню вашего завтрака.
• Заранее соберите портфель.
• Повесьте на двери контрольный список того, что вам необходимо взять с собой: бумажник, ключи, мобильный телефон, проездной билет, органайзер, документы.
• Следите за временем – поставьте часы там, где они всегда видны.
• Не планируйте прибыть минута в минуту (в этом случае любая задержка в дороге приведет к опозданию), выходите с некоторым запасом времени.
Если вы опоздали на совещание… Самое главное для вас – как можно меньше помешать начавшейся работе. Для этого, открыв дверь, жестом извинитесь и жестом же попросите разрешения войти. Поздоровавшись кивком (а не вслух), пройдите на ближайшее свободное место, не привлекая к себе внимания. Имеет смысл извиниться перед руководителем запиской с объяснением причины опоздания или подойти к нему с этой целью в перерыве совещания.
Экономим время на командировках
Сокращаем количество командировок
Много лет назад, в годы Второй мировой войны, в Великобритании вдоль дорог были установлены плакаты с неожиданным обращением: «Подумай, так ли тебе нужна эта поездка?» Конечно, власти прежде всего заботились об экономии столь драгоценного во время войны бензина, но по сути совет не устарел до сих пор и является актуальным для любой организации. Все эти долгие и утомительные перелеты, такси, поезда, бронирование номеров в отелях – иногда ради короткой и не столь важной встречи… А если, помимо личных неудобств, вспомнить еще и о материальных издержках и потере времени, то придется согласиться: цена этих поездок и в самом деле непомерно высока.
А потому, готовясь отправиться в командировку, нужно хорошенько взвесить следующее:
1. Так ли уж необходима эта поездка с точки зрения времени, которое будет затрачено на нее?
2. Если необходимость вступить в контакт с тем или иным человеком действительно есть, можно ли это сделать другими средствами? А именно:
– Пригласить его приехать к вам. Вплоть до того, что согласиться оплатить его дорожные расходы. В конце концов эта сумма едва ли будет больше, чем затраты на вашу собственную командировку. А время? Оно, как известно, дороже всего.
– Направить в командировку вместо себя кого-нибудь из подчиненных (если это допускается по статусу). К примеру, для участия в престижной конференции, когда лишь факт присутствия представителя организации подчеркивает ее значимость.
– Попытаться переговорить по телефону, в мессенджере или организовать видеоконференцию, в результате чего необходимость в личной встрече может отпасть.
