Бланк «Исследования и разработки» поможет вам оценить соответствующую деятельность компании.
Финансовый контроль
Удивительно, но некоторые компании не уделяют должного внимания финансовым вопросам. Предприятие может столкнуться с серьезными проблемами с движением денежных средств только потому, что оно несвоевременно выставляет к оплате счета-фактуры. Или увеличение стоимости кредита произошло только потому, что компания несвоевременно перечислила деньги в счет одного из платежей. Нередко даже очень крупные компании используют не отвечающие стандартам системы финансового контроля.
Ваши процедуры должны гарантировать, что финансовая информация обрабатывается быстро и точно. Своевременно выставляйте счета-фактуры и введите систему регулярных напоминаний должникам. Отчеты о кредиторской задолженности должны быть доскональными и легкодоступными, их следует регулярно представлять ответственным за принятие решений менеджерам. Убедитесь в том, что ваша практика отчетности и система поиска данных позволяют получать текущую информацию о продажах и расходах. Не стоит полагаться исключительно на ежемесячные отчеты.
Одной из наиболее серьезных проблем компаний являются хищения денежных средств и материальных ресурсов. Вы совместно со специалистом по бухгалтерскому учету должны принять достаточные меры безопасности при ведении финансовых операций. Проконсультируйтесь со специалистом в области информационных технологий по вопросу защиты программ обработки данных.
Ваши финансовые системы должны быть источником достоверной информации и средством обеспечения постоянной обратной связи. Избегайте громоздких систем. Горы бумаг на столах сотрудников означают повышение издержек и снижение эффективности. В максимальной степени упростите процесс.
Заполните бланк «Финансовый контроль».
Ситуативное планирование
Неприятности происходят даже с хорошо организованными компаниями. Рано или поздно вы рискуете оказаться в чрезвычайных обстоятельствах. Возможно, это будет стихийное бедствие: наводнение, пожар, землетрясение – или нечто более обыденное: хищение, перерыв в электроснабжении, опоздание поставщика, фиаско товара на рынке. Разрабатывая внутренние операционные процедуры, включите в них ситуативное планирование, что поможет вам предвидеть неожиданные ситуации и подготовиться к ним. Планы на случай непредвиденных обстоятельств, как правило, не предполагают наличия отдельной строки в бюджете, но они могут оказаться весьма полезными для будущего компании.
Разработайте процедуры для защиты сохранности отчетов и данных в случае возникновения критического положения. Обычно предусматривается регулярное резервное копирование и хранение данных вне предприятия. Затем определите критически важные для бизнеса объекты и найдите способы гарантировать их защиту или работоспособность даже в аварийной ситуации. Разработайте план на случай катастрофы, чтобы обеспечить безопасность и благополучие работников, и способы связи с сотрудниками на случай возникновения чрезвычайной ситуации. Проанализируйте политику страхования предприятия. Вы можете застраховаться не только для покрытия ущерба вследствие потери оборудования, запасов, отчетных данных, но и на случай перерыва производственной деятельности из-за стихийных бедствий.
Чрезвычайные обстоятельства возникают и в форме личных несчастий – болезней и травм. Рассмотрите процедуры оплаты счетов, депонирования чеков и составления платежной ведомости на случай отсутствия ключевых сотрудников.
Другие операционные проблемы
В зависимости от размеров и характера бизнеса ваша компания столкнется и с множеством других операционных проблем. Перечислим хотя бы некоторые из них: обеспечение техники безопасности, защита природной среды, государственное регулирование или экспорт товаров.
Для того чтобы бегло «пробежаться» по списку подобных проблем, заполните бланк «Другие операционные проблемы».
Подготовка раздела «Операционная деятельность» бизнес-плана
При подготовке раздела «Операционная деятельность» вашего бизнес-плана сделайте акцент на следующих аспектах операций:
• ключевые характеристики;
• конкурентные преимущества;
• эффективность финансовых и временных затрат;
• проблемы и способы их решения.
Цель этого раздела – продемонстрировать, что в процессе ведения бизнеса вы держите под контролем проблемы, связанные с ведением операций. Необходимо показать, что вы понимаете взаимосвязи между осуществлением операций и успехами бизнеса, а также предпринимаете шаги, направленные на достижения максимальной эффективности с наименьшими затратами. Не стоит слишком подробно объяснять принципы функционирования вашей компании или вдаваться в операционные детали. Приберегите эту информацию для руководства по внутренним процедурам.
Если вы планируете открытие нового бизнеса, вы можете использовать для обоснования начальных инвестиций данные, которые содержатся в бланке «Расходы на создание нового предприятия». В форме для подготовки плана указаны основные области, которые вы должны отобразить в данном разделе бизнес-плана.
Краткий обзор главы
Раздел «Операционная деятельность» вашего бизнес-плана не должен быть чрезмерно детализированным. Однако тщательное планирование в этой области принесет вам большую пользу. Анализ повседневных операций окупится в форме увеличения прибыли, поскольку вы найдете возможности снижения издержек и увеличения продуктивности. Вы определите способы повышения эффективности использования денежных средств, качества товаров и услуг и улучшения условий труда сотрудников.
ОБРАЗЕЦ ПЛАНА. ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
ОПЕРАЦИОННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Описание ключевого аспекта операций.
Стержень стратегической концепции компании ComputerEase – ее корпоративный учебный центр, расположенный по адресу: 987 South Main Street, Vespucci, Indiana. В настоящее время в центре имеется 20 учебных автоматизированных рабочих мест, оборудованных всеми основными программами, а также инструкторское место, оснащенное проекционным оборудованием и современными технологиями, позволяющими инструктору контролировать учебную деятельность каждого студента.
