Стандарты коммуникации в компании
Переход на методы работы 2.0 предъявляет высокие требования к управленческой и информационной инфраструктуре компании. Владельцу или топ-менеджеру, желающему освободить себя и своих коллег от физической привязанности к офису, правильно созданная инфраструктура помогает решить следующие парадоксальные задачи:
– если не хочется вникать, можно не вникать. Пока вы занимаетесь серфингом в Новой Зеландии, дела без вас будут идти своим правильным путем, оставляя информационные следы в информационном поле (записи в клиентской базе, документы на портале, изменения статусов задач в корпоративном Outlook и т. п.);
– если хочется вникать, можно вникнуть в детали любого вопроса. Если вы решили проконтролировать или проверить тот или иной вопрос, процесс, подразделение, сотрудника, информационная инфраструктура позволит вам сделать это быстро, простым понятным образом и при этом не появляясь в офисе.
Таким образом, полная свобода руководителя сочетается с полной управляемостью компании. Для того чтобы эта мечта осуществилась, необходим внедренный корпоративный стандарт тайм-менеджмента на базе разумно достаточной информационной инфраструктуры. В этой главе мы разберем важнейшие элементы корпоративного стандарта тайм-менеджмента, а в следующей – ИТ-решения, на базе которых целесообразно такой стандарт внедрять.
Контроль оперативных поручений руководителя
Первый шаг в налаживании эффективной удаленной управленческой структуры – внедрение контроля поручений руководителя. Если мы не можем контролировать эффективность сотрудника по его физическому присутствию в офисе, мы должны научиться делать это по результатам исполнения поставленных задач.
Сразу оговоримся. В крупных и средних корпорациях под «контролем поручений» обычно подразумевают достаточно тяжеловесную систему документооборота, в которой живут приказы, решения правления и т. п. Как правило, эта система позволяет контролировать только самые крупные, масштабные поручения первых лиц организации, полностью оставляя за кадром повседневную текущую работу, состоящую из множества небольших, но важных задач.
Здесь и далее мы говорим об оперативных, повседневных задачах и поручениях, которых у любого топ-менеджера на контроле находится от нескольких десятков до нескольких сотен и многие из которых далеко не так масштабны, чтобы перегружать ими и без того бюрократическую систему документооборота, а некоторые в принципе туда не попадают – например, не подлежат проверке необходимые повседневные действия поставщиков, журналистов, клиентов и других внешних контрагентов компании.
Случай из жизни. Автор на диагностической встрече с членом правления одной из крупнейших российских энергетических корпораций задает вопрос, каким образом его собеседник контролирует исполнение данных им поручений (мощная система документооборота в компании, естественно, имеется).
– Видите на стенке распечатки из Word? Это протоколы заседаний правления. Желтым маркером выделено то, что касается моих департаментов, то есть фактически поручения правления мне.
– Хорошо, а как вы контролируете те поручения, которые рождаются уже для ваших подчиненных из этих выделенных маркером строчек?
– Вот у меня пачка стикеров на столе. Правда, растет она быстрее, чем я ее контролирую, так что нижнюю часть пачки регулярно приходится спускать в шредер…
Через три недели топ-менеджеру была настроена система контроля оперативных поручений на Outlook, в любой момент предоставляющая ему информацию в любом тематическом разрезе: выборка задач по подчиненному, проекту, заседанию коллегиального органа управления и т. п. Причем внесением и обновлением поручений занимался секретарь, а руководитель пользовался лишь плодами работы системы.
Оцените эффективность. Случалось ли вам просыпаться в воскресенье на даче с мыслью «а не забыл ли Петров отправить/согласовать/подписать…»? Или, видя в коридоре Петрова, вспоминать, что он должен был что-то сделать «ко вчера»? Одна из серьезнейших причин стресса, выгорания на работе, синдрома хронической усталости – перегруженность головы руководителя множеством вопросов, ощущение постоянной тревоги от того, что что-то может быть не выполнено или выполнено не в срок. Устранение этого постоянного стресса, которое достигается благодаря контролю поручений, очень трудно оценить в деньгах. Здоровье и удовольствие, получаемое от каждого момента жизни, – бесценны.
Принципы системы контроля
Принципы системы контроля поручений очень просты.
– Материализация всех поручений руководителя в едином хранилище. В большинстве случаев наиболее простым и удобным в использовании хранилищем является Outlook
[13]. Его преимущества – мировой стандарт «де-факто»; знакомство с ним (хотя бы как с почтовой программой) абсолютного большинства нынешних и будущих сотрудников организации; возможность видеть поручения в той же программе, где управляются электронная почта, календари и контакты; абсолютная взаимосвязанность с внешним миром (все чаще я вижу, как встречи и задачи через Outlook ходят между компаниями, а не только в рамках одного предприятия). Иногда удобным носителем для поручений является SharePoint, о котором будет сказано в следующей главе.
– «Тематические выборки» в различных управленческих ситуациях. Одним кликом мышки руководитель может получить выборку задач: по подчиненному, с которым он в данный момент общается; по проекту, которому посвящена проводимая в данный момент планерка; по филиалу, с сотрудником которого ведется телефонный разговор или организована скайп-сессия, и т. д. В Outlook такая возможность обеспечивается настройкой так называемых «пользовательских представлений».
– Регулярный предупредительный контроль. О задаче необходимо напоминать подчиненным заранее и неоднократно, чтобы гарантировать ее выполнение в нужный срок. Постепенно система контроля повысит исполнительскую дисциплину и снизит необходимость таких напоминаний. Руководителю также полезно в каждый момент выполнения задачи понимать ее текущий статус, возможные проблемы и т. п.
Рис. 1. Поручения генерального директора ОАО «Организация Времени», выборка «По подразделениям».
