Корпоративный портал и документооборот
Многие компании среднего бизнеса выбирают систему документооборота, не представляя, что она у них давно уже есть. Для владельцев и топ-менеджеров таких компаний становится настоящим откровением, когда на вводной презентации за 15 минут мы экономим им довольно существенную сумму денег. Мы просто сообщаем, что не нужно покупать и долго, мучительно внедрять отдельную систему: у них уже есть ИТ-система, которая позволяет организовать процесс документооборота и вообще создать единое информационное пространство работы компании.
Рис. 10. Главная страница портала SharePoint компании «Организация Времени».
Речь идет о корпоративном портале SharePoint (буквальный перевод – «точка обмена», место обмена данными). Как правило, даже в компаниях, у которых нет Exchange Server, уже есть Windows Server (на нем обычно находятся различные сетевые папки с файлами). В комплект поставки Windows Server входит такой продукт Microsoft, как Share-Point Services – несколько усеченная, но вполне функциональная версия SharePoint-портала.
Этот продукт, который ваша компания, скорее всего, когда-то уже купила (но, возможно, еще не знает об этом), умеет многое. Чисто технически он выглядит как «внутрикорпоративный сайт», который открывается в обычном браузере. Из полезного в практике работы 2.0 отмечу следующее:
– единое для всей компании хранилище документов, позволяющее точно понимать, кто, что и куда добавил; организовать цепочку согласований/визирований документов; уведомлять заинтересованных сотрудников об изменении документов;
– основное место общения, особенно по проектам, когда рядом находится и формально-бюрократическая, и неформальная информация: дискуссии, доски объявлений;
– единое информационное пространство компании, заходя в которое для работы с текущими документами сотрудник видит информацию о ближайших днях рождения, цели компании на год, видеообращение руководства по итогам месяца и т. д.
Вспоминаю разговор с руководителем одной из крупнейших российских проектных организаций, внедрявшей тогда ISO 9001:2000: «И что, можно действительно полностью уйти от бумажек при внедрении ISO?» – «Да, мы сами полгода назад прошли сертификацию системы менеджмента качества, вот посмотрите, как у нас это организовано: все процедуры, документация – на портале». – «И вы говорите, что в нашей компании эта система, этот портал, уже есть, ее не надо покупать?» – «Уже есть». – «И не нужно сажать сотню программистов и за миллион долларов ее дописывать?» – «Не нужно!» А на столе у руководителя лежало три десятка предложений о внедрении системы документооборота.
Излишне даже говорить, что к SharePoint-порталу, как и к Exchange-серверу, достаточно легко настраивается удаленный доступ, позволяющий работать с документами из любой точки пространства. Кроме того, поставщики услуги Exchange-хостинга, о котором говорилось выше, как правило, одновременно предлагают и услугу SharePoint-хостинга с теми же выгодами: абонентской платой вместо существенных разовых вложений, более высокой защищенностью информации, более качественной технической поддержкой.
Оцените эффективность. Компания «Организация Времени» ввела в своей практике SharePoint одновременно с внедрением ISO 9001:2000. Для нас было важно иметь единое хранилище всех документов, процедур, регламентов – то, к чему очень строго относится стандарт, – и при этом не допустить никакой бумажной бюрократии. Одновременно мы решили для себя задачу создания единого информационного пространства: у каждого отдела и проекта есть свои узлы, на которых живет как формальная информация (документы), так и неформальная (различные обсуждения, уведомления). Огромные удобства создает удаленный доступ к порталу, учитывая, что наши консультанты проводят время в основном не в офисе компании, а в командировках, у клиентов или в кафе в промежутках между встречами.
Прирост эффективности, снижение непроизводительных затрат времени благодаря уходу от «папок обмена», в которых царил абсолютный хаос, мы оценили как минимум в 1,5–2 раза. При этом портал очень хорошо взаимодействует с календарями, задачами и контактами в Outlook. То есть два этих ИТ-решения полностью охватили наши основные управленческие потребности. Резко повысилась безопасность бизнеса: вся информация находится на едином сервере, регулярно создаются резервные копии.
Интегрированные коммуникации – Communication Server
В большинстве компаний разные виды коммуникаций пока, как правило, не объединены. Переписка существует сама по себе, корпоративный портал – сам по себе, телефон, Скайп, ICQ – сами по себе. В какой-то момент это становится препятствием к повышению эффективности.
Одно из наиболее распространенных в мире решений, преодолевающих эту проблему, – Microsoft Communication Server, который сейчас все активнее внедряют российские корпорации и средний бизнес. Суть этой технологии проста – интегрировать все потоки информации, как то: телефонию, почту, обмен мгновенными сообщениями и файлами, видеоконференции, информацию о доступности человека – в привычном офисном интерфейсе.
Например, вам нужно связаться с человеком. Кликнув мышкой на его контакте Outlook или письме от него, вы видите, занят ли сейчас этот человек и как с ним удобнее пообщаться.
Возможно, человек занят, на встрече: статус показывает, что лучше его сейчас не беспокоить, – и тогда вы надиктовываете ему сообщение, которое придет в его входящую почту Outlook. Поскольку в соответствии с корпоративным стандартом (см. предыдущий раздел) почту нужно проверять, например, раз в два часа, вы точно знаете, когда именно человек услышит ваше сообщение и сможет отреагировать.
Или статус показывает, что человек ненадолго отошел от рабочего компьютера. Тогда удобнее всего позвонить ему на мобильный, причем сделать это можно прямо отсюда же, из меню, не доставая телефон и не отыскивая в нем нужный контакт.
Наконец, вы можете выяснить, что человек на рабочем месте: его статус говорит, что он готов к общению, – тогда можно сделать видеозвонок и полноценно пообщаться.
Это лишь немногие возможности Communication Server. Общая идеология «связать все каналы общения: видео, голосовые, текстовые – воедино» реализуется во множестве различных удобств. Как и Exchange Server, как и SharePoint Server, сервер коммуникаций можно не покупать, а арендовать в форме хостинга. Естественно, все три сервера при этом тесно связаны между собой, используют единый список сотрудников компании и т. д.
Рис. 11. Общение с помощью Communication Server.
Из опыта нашего партнера, компании Ти Ай Системс. Компания занимается разработкой заказного программного обеспечения и системной интеграцией (в частности, внедрением Communication Server). Характер работы – проектный, причем участие в проектах принимают как сотрудники московского головного офиса, так и специалисты филиала в Уфе. При этом многие проекты отличаются территориальной распределенностью заказчиков (к примеру, проекты с Федеральной налоговой службой или Почтой России). Внедрение Communication Server, Exchange + Outlook и портала SharePoint дало несколько результатов.
