Еще один простой прием: при недостаточном качестве интернет-канала через несколько минут после начала мероприятия отключите видео. Звук будет слышен лучше, а в онлайн-интерфейсе останется ваша «фотография» (кадр в момент отключения видео), которая будет обеспечивать эффект присутствия.
В компании «Организация Времени», назначая консультанту в календаре Outlook онлайн-встречу с клиентом, обязательно указывают такую информацию:
– задачи/повестка встречи (та же, что высылалась клиенту);
– контактные координаты клиента: скайп-адрес, мобильный телефон, e-mail;
– ссылка на встречу в онлайн-интерфейсе, если общение идет не через Скайп.
«Презентация для группы топ-менеджеров клиента» (малое, смешанное)
Рассмотрим смешанное мероприятие малого формата. Представьте: вам нужно делать завершающую презентацию по проекту для группы топ-менеджеров клиента; годовой отчет о деятельности своего филиала для правления компании; представление коммерческого предложения тендерному комитету потенциального клиента.
Все это весьма ответственные мероприятия, по итогам которых могут быть приняты судьбоносные решения. Если проводить их в онлайне, вы получаете большой выигрыш во времени, но пробелы в организации могут стать фатальными.
Ведение мероприятия и предварительное тестирование. Крайне важно, чтобы на стороне клиента был организатор, инициатор, с которым вы заранее проверите работоспособность оборудования. Познакомьте его с основными принципами проведения онлайн-мероприятия, чтобы он обеспечил их осуществление на стороне клиента. Его роль в самом мероприятии очень важна: подсказывать участникам, куда смотреть, куда говорить, переключать что-то (например, увеличить громкость микрофона) в онлайн-интерфейсе и многое другое. Именно он говорит «передаем слово» от лица присутствующих в переговорной.
Техническая инфраструктура. Если в оффлайне участвуют пять-десять человек, находящиеся в одной переговорной, желательно наличие микрофона, который участники могут передавать друг другу (если, конечно, переговорная не оборудована профессиональными микрофонами на каждом месте), и колонок для звука.
Если трансляция предполагает показывать клиенту не только лицо выступающего, но и слайды, а также, например, демонстрировать рабочий стол, то у клиента в переговорной должен быть мультимедиа-проектор или плазменная панель, подключенные к ноутбуку, через который ведется вещание. Как правило, с этим оборудованием проблем не возникает: оно есть практически в любой компании.
Свет. Обычно веб-камера на стороне клиента направляется на председательствующего, остальные попадают в кадр по остаточному принципу. Можно договориться с ведущим на стороне клиента о том, что он будет направлять веб-камеру на говорящего. Обычно достаточно направить камеру на каждого говорящего в начале трансляции, при знакомстве.
Весьма желательно наличие слайдов или демонстрации рабочего стола: это дополнительно приблизит мероприятие к привычному «живому» формату такого рода презентаций.
Звук. При отсутствии микрофона на стороне клиента сохраняется правило: когда говорит кто-то из представителей клиента, ведущий на стороне клиента должен отключать громкость. Иначе – вспомните зловещий свист в прямом эфире на радио, на который ведущие сразу реагируют словами «выключите радио или отойдите с телефоном от него подальше».
На случай сбоев заранее вместе с ведущим позаботьтесь, чтобы в переговорной был телефон с функцией громкой связи (хотя бы мобильный ведущего), и оговорите, что при серьезных технических сбоях общение сразу переводится в формат телефонной конференции.
«Совещание руководителей региональных филиалов» (среднее, онлайн)
Мероприятие проходит целиком в онлайне, все участники находятся на своих рабочих местах, никто не собирается в переговорных. При этом количество участников – от пяти-семи до десяти-двадцати.
Особых проблем со светом, звуком и другими техническими составляющими здесь не возникает, правила такие же, как для малых онлайн-мероприятий: каждый участник должен работать с гарнитурой и сидеть к свету лицом, а не спиной.
Поскольку численность участников довольно велика и активно участвовать предстоит каждому, крайне важна модерация – управление процессом. У совещания должен быть один ведущий («старший по званию») и один технический модератор. Порядок выступлений и регламент желательно оговорить заранее. Чтобы участники чувствовали максимальную вовлеченность, полезно в сценарий мероприятия включить несколько голосований.
Очень хорошо работает визуализация того, что обсуждается. Если это заранее заготовленные вещи (например, до сведения руководителей доводятся цели на новый квартал), то визуализацию можно сделать в форме слайдов; если мысли, рождающиеся по ходу обсуждения, – то техническому модератору целесообразно вывести на общее обозрение свой рабочий стол. В зависимости от тематики обсуждения на этом рабочем столе могут появляться интеллект-карта Mind-Manager, текст договора в Word, бюджетная таблица в Excel, создаваемые по ходу совещания поручения в Outlook и т. п.
Рис. 12. Консультанты «Организации Времени» с помощью Вебинара обсуждают календарный план работы по проекту. На экран выведен рабочий стол одного из них, на котором открыт документ Word.
«Открытый тренинг» (среднее, смешанное)
Вам нужно провести корпоративный или открытый семинар (собралось двадцать человек в тренинговом классе и еще тридцать из разных регионов онлайн); презентацию новой продуктовой линейки (присутствуют пятнадцать менеджеров по продажам в головном офисе и по одному-два представителя из двадцати регионов через интернет). Это мероприятие смешанного формата, среднего масштаба, и у него есть свои особенности. Здесь вам нужно иметь в виду и все технические проблемы (свет, звук), характерные для небольших смешанных мероприятий, и всю режиссуру, необходимую для чисто онлайновых мероприятий. Вот несколько рекомендаций.
Если в мероприятии участвуют новые люди, ранее в таких мероприятиях участия не принимавшие, то желательно с каждым протестировать заранее каналы связи и научить основам работы с интерфейсом.
Для усиления эффекта присутствия лучше не пожалеть средств и обеспечить качественный интернет-канал, что позволит не только показать выступающего, но и дать изображение зала.
Если вы планируете проводить онлайн-мероприятия среднего формата постоянно, то хорошим подспорьем для вас может оказаться оборудование переговорной или тренингового класса профессиональными системами видео-конференцсвязи
[29]. Если нести эти расходы нежелательно или мероприятия не носят постоянного характера, можно ограничиться несколькими обычными веб-камерами и парой микрофонов.
