Будьте очень осторожны, решаясь предоставлять полноценное право голоса участникам в онлайне: у кого-нибудь канал обязательно окажется плохим, и тогда попытка высказаться вызовет мучительную техническую заминку. Лучше сразу оговорите, что онлайн-участники задают вопросы в чате. Причем чат желательно не выводить на общий экран в том месте, где проходит основное мероприятие. Участники, сидящие «на местах», обычно чувствуют себя гораздо более вольно, чем будучи собранными в аудитории, и могут не всегда уместными репликами мешать ходу мероприятия. Удобнее показать чат только техническому модератору и позаботиться о том, в каком виде (электронном, бумажном) он сможет перебрасывать вопросы выступающему.
Если предполагаются групповые задания или выступления участников оффлайн-версии, необходимо заранее продумывать, как ведет себя вторая веб-камера, работающая на зал. Иногда полезно использовать третью веб-камеру, чтобы более точно показывать выступающих. Если речь именно о тренинге, а не просто о лекции или презентации, то вопрос «перевода» тренинговых упражнений на язык онлайн-версии очень непрост и выходит за рамки этой книги, его нужно прорабатывать к различным типам тренингов отдельно
[30].
Вовлекая в процесс онлайн-участников, важно помнить, что большинство людей, к сожалению, слепым десятипальцевым методом печати не владеют. Хорошо работают простые вопросы, например: «Онлайн-участники, а у вас есть секретари?», или через чат: «Напишите, кто какой моделью смартфона пользуется» (ответ достаточно короток, его несложно напечатать). Вспомним один из принципов публичных выступлений: если у вас очень большая аудитория, вовлекайте ее в процесс простыми вопросами и репликами в духе «поднимите руку те, кто читал «Войну и мир».
«Бесплатная презентация для потенциальных клиентов» (большое, онлайн)
Допустим, вы проводите маркетинговую презентацию для потенциальных клиентов, или небольшое информационное собрание для нескольких десятков региональных дилеров, или пресс-конференцию для журналистов.
Так как участников очень много, тестировать работу инфраструктуры с каждым отдельно нецелесообразно. Но если ваше мероприятие предполагает VIP-выступающих, то лучше назначить накануне тестовый прогон, чтобы участники могли убедиться: им все хорошо видно и слышно, они понимают, как обращаться с интерфейсом. Лучше выслать краткую памятку по участию в мероприятии или даже дать ее слайдом-заставкой в онлайн-интерфейсе мероприятия перед его началом.
Как и в других крупных мероприятиях, предоставлять онлайн-участникам полноценное право голоса (с параллельным их видеоизображением) нежелательно, а чат лучше выводить на экран модератору. Но в качестве компромисса можно предоставлять участникам звуковое «право голоса». Тем более что гарнитура или по крайней мере наушники, включенные в разъем для микрофона, есть практически у всех в отличие от веб-камеры. Лучше, если запрос на голосовое выступление участники будут делать модератору через чат (например: «Ирина Иванова, "Поволжский вестник". Хочу задать вопрос относительно слухов о вашем слиянии с ОАО "Поволжский нефтегазовик"»)
[31].
«Конференция с трансляцией онлайн» (большое, смешанное)
Вы проводите большую конференцию, съезд, собрание и хотите обеспечить возможность участия максимальному числу людей. Закономерности организации те же, что у большого онлайнового мероприятия. Гораздо более высокие требования предъявляются к оборудованию, если предполагается слушать вопросы из зала (нужны соответствующие микрофоны, микшеры, видеокамеры). Но в каком-то смысле этот формат даже проще средних мероприятий, поскольку здесь не предполагается активное участие людей в зале, как это происходит на тренинге.
Если трансляция мероприятия ведется на несколько площадок, крайне важна слаженная работа модераторов на всех площадках, четкие инструкции для них. Вспоминаю, как во время одного из онлайн-выступлений на конференции я пообещал, что «все, кто заполнит анкеты обратной связи, которые сейчас раздадут организаторы, примут участие в лотерее. Мы выберем случайным образом пять анкет и подарим их авторам пять моих книг с автографом». После мероприятия, когда мы осведомились о судьбе анкет, организаторы грустно сказали: «А мы не поняли, что их надо не только раздать, но еще и потом назад собрать».
Онлайн-технологии на крупных мероприятиях пока только входят в нашу жизнь. Помню, каким событием стало выступление в Москве Алана Гринспена, бывшего председателя Федеральной резервной системы США. Собравшиеся были очень удивлены, когда вместо Гринспена появилось его объемное изображение, типа голограммы, которое и общалось с ними.
Уверен, что через три-пять лет такая практика станет общепринятой.
Успешное онлайн-мероприятие. Итоги
Сведем особенности организации различных типов мероприятий и приоритетные вопросы их организации в таблицу.
Послесловие. Свобода общения
Новые технологии всегда ставят перед человеком «человеческие» вопросы. Будет технология использована во благо или во зло и чего в итоге окажется больше? Так было с порохом, книгопечатанием, атомной энергией, мобильной связью, генной инженерией, электронной почтой и интернетом. Так должно быть и с онлайн-технологиями. Мы должны задавать себе человеческие вопросы и давать на них человечные ответы.
Автор убежден: онлайн-технологии дают качественно новый уровень свободы общения человеку, бизнесу и обществу. Мы становимся ближе друг другу – люди и компании из разных городов и стран. Нас меньше разделяют километры, часовые пояса, границы государств. Работа 2.0 дает такое серьезное увеличение степени свободы по сравнению с классической офисной работой, что я не побоюсь сравнить повсеместный переход к ней, который, я уверен, состоится в ближайшие десятилетия, с отменой крепостного права.
Как и у любых других новых технологий, в онлайн-работе есть свой риск. Можно запереться в свою каморку, отгородиться e-mail-перепиской, скайп-сессиями и публикацией отчетов на корпоративном портале. Этот риск нужно понимать, нужно помнить, что электронные каналы связи должны дополнять, а не подменять собой личное общение.
