3. Выберите процессы, которые сильнее всего затрагивают клиентов организации.
4. Выберите процессы, которые приносят наименьшую прибыль.
Возможно, членам команды или менеджеру потребуется более сложный метод, чтобы определить рабочую зону, в которой требуется внедрить принципы бережливого офиса. В этом случае обратитесь к главе 4 «Начало пути» и разделу «Определение потока создания ценности и составление его карты».
После того как вы определите объект проекта, необходимо разработать эффективные средства коммуникации, чтобы наладить обмен информацией между всеми участниками.
Инструменты распространения информации
Существуют четыре формы, используемые в процессе построения бережливого офиса, которые помогают обеспечить эффективный обмен информацией между участниками проекта. К ним относятся:
• устав команды – описывает цель и задачи команды;
• отчет по совещанию – содержит повестку дня, протокол совещания и план дальнейших действий;
• отчет о текущем статусе проекта – информирует менеджера / руководителя проекта о достижениях команды;
• итоговый отчет – описывает достижения и неудачи команды для участников будущих проектов.
Устав команды
Когда для проекта будет выбрана рабочая зона, руководитель должен составить первый, «черновой» вариант устава команды.
Затем, на первом совещании, его следует обсудить и согласовать с остальными участниками проекта. Устав необходимо разрабатывать с учетом следующих рекомендаций (см. рис.).
Устав команды может быть выполнен в любом виде. Гораздо важнее формы, в которой будут представлены цели, задачи проекта и т. п., объяснить всем членам команды поставленные цели и способы их достижения.
Отчет о совещании
Отчет о совещании – это инструмент, позволяющий системно подойти к организации совещаний. Помимо всего прочего, он включает подробную повестку дня и план действий. Ниже перечислены несколько базовых принципов, которые следует соблюдать, используя данную форму:
1. Каждый участник совещания должен быть ознакомлен с его повесткой дня, регламентом и темами.
2. На каждом совещании следует составлять план дальнейших действий и назначать для каждого пункта исполнителя.
3. В отчете фиксируются основные этапы проекта, что позволяет контролировать его выполнение.
Перед первым совещанием руководитель проекта или менеджер должен заполнить информационную справку и раздать ее членам команды. Это позволит увидеть документ в действии.
Отчеты о текущем статусе проекта
Данные отчеты регулярно составляются для руководителя проекта и информируют его о том, на какой стадии находится выполнение проекта, обозначенного в уставе команды.
Для каждой проблемы, обозначенной в отчете, необходимо составить план решения. Благодаря этому руководитель проекта увидит, что команда контролирует исполнение намеченного.
Итоговый отчет
По завершении проекта следует составить итоговый отчет – документ, в котором будут перечислены достижения и неудачи команды. В нем необходимо указать, что прошло хорошо, какие инструменты были наиболее полезными, какие результаты достигнуты и что можно было бы улучшить. С отчетом следует ознакомить всех сотрудников. Его составлением, как правило, занимается лидер команды.
Устав команды, отчеты о совещании, текущие и итоговый отчеты – это ценные инструменты, помогающие наладить эффективный обмен информацией между участниками проекта. Они помогут воплотить проект в жизнь и создать прочный фундамент для дальнейших действий. После того как вы ознакомитесь с четырьмя предыдущими разделами, настанет время перейти к поэтапному плану внедрения бережливых методов, которое вот-вот начнется.
5. Стратегический план
Построение бережливого офиса осуществляется в три этапа. Каждому из них соответствует та или иная часть книги. Все части были составлены таким образом, чтобы облегчить понимание и практическое использование описываемых инструментов и методов. Мы рекомендуем не торопиться и тщательно изучать каждый раздел перед тем, как переходить к следующему. В конце каждой части приводится тест, который поможет вам понять, готовы ли вы двигаться дальше.
Часть первая. Убедите других и задайте нужное направление
Идеи и инструменты, описанные в первой части, помогают:
• понять, почему организация должна использовать бережливые методы, чтобы остаться конкурентоспособной;
• понять, зачем нужны перемены;
• разобраться в семи видах потерь;
• наладить продуктивный диалог и поставить общую цель;
• изменить поведение сотрудников в положительную сторону;
• организовать в офисе кайдзен-мероприятие;
• определить и оптимизировать поток создания ценности и внедрить основные инструменты удовлетворения потребительского спроса;
• плавно перейти ко второй части.
Часть вторая. Создайте условия для возникновения непрерывного потока
Идеи и инструменты, описанные во второй части, помогают:
• сделать поток работы более плавным;
• проанализировать и равномерно распределить рабочую нагрузку;
• стандартизировать работу и обеспечить предсказуемый результат;
• обучить сотрудников смежным специальностям;
• культивировать положительное отношение к концепции бережливого производства;
• плавно перейти к третьей части.
Часть третья. Сохраните достигнутые результаты
Идеи и инструменты, описанные в третьей части, помогают:
