Отслеживание документов
Листок отслеживания документа – это бланк для подробного учета отдельных операций и стадий обработки документа, из которых состоит весь процесс или поток создания ценности. Отслеживание документа:
• дает наглядное представление об организационном времени;
• требует участия всех сотрудников, имеющих отношение к процессу;
• помогает тщательно проанализировать процесс на основе времени, фактически затраченного на каждую операцию.
Отслеживание любого документа проводится в восемь шагов:
1. Выберите процесс или поток создания ценности, по которому будут собираться данные.
2. Создайте в Microsoft Word или Excel листок отслеживания документа.
3. Объясните сотрудникам, какую информацию необходимо заносить в листок. Подчеркните, что операции следует описывать словосочетанием «глагол+существительное» (например, «согласовать счет с грузоотправителем», «поместить папку в корзину с входящими документами» и т. д.).
4. Передайте листок для заполнения на самый ранний процесс в потоке создания ценности – туда, откуда он начинается. Это то же самое, что поставить на документе красную точку или прикрепить красную бирку и отследить его через все процессы до момента, когда он пройдет через последний.
5. Собирайте данные в течение четырех-пяти полных циклов, чтобы получить точную информацию. Попросите работников офиса записывать следующее:
• номер этапа обработки – здесь должна использоваться последовательная нумерация;
• имя сотрудника / название отдела;
• дату и время начала операции;
• дату и время завершения операции;
• название задачи/операции;
• время цикла.
6. Проанализируйте данные, чтобы определить оптимальное время цикла для рассматриваемого процесса. После завершения последней стадии обработки выполнивший ее сотрудник должен передать листок отслеживания документа лидеру команды, который, в свою очередь, должен проанализировать его и записать следующую информацию:
• задержку / время в очереди – время с момента завершения предыдущего этапа до начала следующего;
• затраченное время – задержка / время в очереди с предыдущего этапа + время цикла;
• время создания ценности – время, затрачиваемое на действия, создающие ценность с точки зрения клиента;
• время, когда не создается ценность – затраченное время – время создания ценности.
7. Создайте карту стандартизированной работы. При помощи мозгового штурма определите причины, по которым может меняться общее время цикла процесса. Используйте сводную таблицу и карту стандартизированной работы для дальнейшего анализа и документирования процесса.
8. Обучите всех сотрудников работать по новым правилам.
Резюме
В этой главе мы объяснили, как с помощью специальных инструментов можно увеличить поток работы и собирать точные данные. Супермаркеты НЗП, принцип ФИФО, новая планировка офиса, различные методы сбора данных и отслеживание документов – это инструменты, с помощью которых можно создать непрерывный поток.
Дальнейшие рекомендации
Эти рекомендации помогут вам понять, как можно на практике использовать идеи и инструменты, описанные в этой главе.
• Творчески подходите к созданию супермаркетов НЗП и очередей ФИФО.
• Для административных процессов чаще используются очереди ФИФО.
• Вовлеките каждого сотрудника в создание и поддержание новой планировки офиса.
• Тщательно рассчитайте время такта. Соберите необходимую для этого информацию.
• Используйте визуальные вспомогательные материалы как можно чаще.
• Сконцентрируйтесь на процессах, в которых участвуют ваши сотрудники. Убедитесь в том, что они записывают корректные данные.
• Поддерживайте своих сотрудников.
• Убедитесь в том, что каждый сотрудник понимает разницу между процессами, потоками создания ценности и операциями.
• Поставьте на обрабатываемом документе красную точку или прикрепите красную бирку, чтобы отследить его в потоке создания ценности.
• Обновите карту потока создания ценности после того, как завершите отслеживание документа.
Глава 8
Создание системы документооборота
Начните контролировать работу с документами
О чем эта глава
В этой главе мы обсудим такие понятия, как канбан / система документооборота, выравнивание рабочей нагрузки, стандартизированная работа и визуальный питч. Инструменты, описанные в восьмой главе, играют ключевую роль при создании бережливого офиса. У бережливой системы документооборота много общего с канбан для канцелярских принадлежностей, именно поэтому использование канбан обсуждалось в предыдущих главах. В шестой главе мы говорили, что для каждого вида канцелярских принадлежностей необходимо завести карточку канбан. Когда количество тех или иных принадлежностей снижается до заранее определенного минимального уровня, карточку помещают в специально отведенное место, и это сигнализирует о необходимости заказать определенное количество канцелярских принадлежностей так, чтобы пополнить запас до заранее установленного максимального уровня. В случае с документами канбан работает так же – визуально сигнализирует о том, сколько работы надо выполнить, куда и когда необходимо направить.
Бережливая система документооборота подразумевает создание трех папок: системной папки, папки процесса и справочной папки. В каждой из папок будет находиться текущая работа или справочная информация, необходимая для того, чтобы удовлетворить потребительский спрос.
Шесть шагов к созданию бережливой системы документооборота:
I. Создайте системную папку, или основной канбан процесса.
II. Создайте папку процесса, т. е. канбан работы.
III. Разместите папки в офисе.
