• поговорите с этим человеком один на один и скажите, что стараетесь подобрать наиболее подходящую кандидатуру;
• назначьте этого человека хозяином процесса, но внимательно следите за его действиями;
• обсудите проблему в группе, будьте тактичным;
• назначьте двух и более сотрудников ответственными за процесс, чтобы они могли учиться друг у друга (но не делайте так слишком часто).
После того как вы назначите для каждого процесса хозяина, запишите это в основном списке процессов.
3. Назначьте цветовые коды
Управлять документами будет легче, если вы назначите папкам цветовые коды. Системная папка, в которой находится основной список процессов, должна быть белой. Остальные цвета члены команды могут выбрать самостоятельно. Следующим категориям процессов необходимо назначить определенный цвет:
• «критичные» (можно назначить не один цвет);
• «некритичные»;
• «периодические»;
• «по мере необходимости»;
• «совещания»;
• «проекты».
После того как вы назначите процессам цветовые коды, внесите соответствующую информацию в основной список процессов и поместите легенду на лицевой обложке каждой папки.
4. Создайте блок-схемы процессов
Научите всех членов команды создавать блок-схемы процессов. Чтобы облегчить эту задачу, используйте специализированное ПО, например, VISIO или ABC. Схемы процессов можно чертить и от руки. Члены команды также могут воспользоваться редактором Microsoft Word, чтобы шаг за шагом перечислить все операции/действия, выполняемые в рамках того или иного процесса. Следует сразу договориться о способе, которым будут документироваться данные. Вместе с ответственными за процесс разработайте график и раз в неделю обсуждайте хотя бы одну схему. Сначала проработайте важные процессы, которые имеют непосредственное отношение к уставу команды и/или конкретному потоку создания ценности.
5. Утвердите процессы
По завершении четырех предыдущих этапов, до начала обучения персонала, процедуры выполнения всех процессов необходимо утвердить. Это можно сделать следующим образом:
• Члены команды проверяют каждый процесс и записывают необходимые изменения.
• Руководитель проверяет и утверждает соответствующий процесс.
Проверку процесса не следует поручать хозяину процесса. И хотя он, скорее всего, прекрасно разбирается в своем процессе, проверяющий – своего рода аудитор – должен быть независимым. Назначьте дату проверки и определите ее регулярность. В большинстве случаев все проверки должны проводиться раз в год. Концепция бережливого офиса подразумевает постоянный пересмотр созданных документов и внесение в них требуемых изменений. Совершенствование процессов происходит в режиме реального времени.
После того как тот или иной процесс будет утвержден, внесите соответствующую информацию в основной список процессов.
6. Обучите персонал
Обучение персонала новым или усовершенствованным процессам, возможно, будет новой практикой для многих организаций. Данный метод позволит закрепить внесенные в процесс изменения и в то же время выполнять текущую работу. Более подробно мы обсудим эту тему в разделе, посвященном созданию папок процессов.
Существуют две основные методики обучения: а) коллективные занятия и б) индивидуальные занятия. Если процесс изменен незначительно, тогда обучение проводится в небольших группах. Когда в процесс вносится большое количество изменений или они достаточно серьезные, проводят индивидуальные занятия, а также специальное тестирование перед допуском к процессу.
а) Индивидуальные занятия с учетом квалификации
Индивидуальные занятия рекомендуется проводить в следующих ситуациях:
• когда мало кто из работников хорошо разбирается в процессе;
• когда результат процесса не соответствует ожиданиям потребителей;
• когда процесс имеет настолько большое значение для бизнеса, что недопустимы никакие ошибки.
На индивидуальных обучающих занятиях, как правило, проводится оценка навыков работника, который должен выполнить процесс в присутствии ответственного за процесс / менеджера / старшего сотрудника. Результаты оценки должны быть зафиксированы в личном деле работника.
б) Коллективные занятия
Этот вид занятий проводит сотрудник, ответственный за процесс. На них приглашаются несколько работников или небольшая группа. Если все хорошо разбираются в процессе, кратко обсудите изменения на одном из утренних совещаний. Не забудьте попросить присутствовавших расписаться. Внесите информацию о проведенном занятии во все необходимые документы.
По окончании обучения занесите соответствующую информацию в основной список процессов.
Все рассмотренные ниже документы хранятся в системной папке. Для каждой ячейки/производства должна быть создана отдельная системная папка.
Внешняя сторона системной папки
На внешней стороне папки следует указывать ее приоритет и статус.
Отметка о приоритете, проставленная на лицевой обложке папки, указывает на значимость ее содержимого: «Критично», «Некритично», «Выполнятся периодически».
II. Создайте папку процесса, т. е. канбан работы
Теперь пришло время организовать всю информацию, собранную на первом этапе, в отдельные папки: для каждого процесса нужно создать свою папку. Эти папки называют папками процессов, канбан работы или просто – канбан. В каждой будут храниться следующие документы:
• журнал учета времени создания ценности;
