Существует семь видов потерь, которые дорого обходятся организации. Вот они:
1. Перепроизводство.
2. Ожидание.
3. Движения.
4. Транспортировка.
5. Излишняя обработка.
6. Запасы.
7. Дефекты.
Нередко в той или иной деятельности вы можете найти несколько видов потерь. Не зацикливайтесь на этом. Главное – понять, что потери есть. Все, что увеличивает время или затраты, не добавляя ценности, представляет собой потери. Устранение потерь позволяет добиться следующего:
• Сократить затраты организации.
• Уменьшить время ожидания в очереди между операциями.
• Повысить производительность работы офиса.
• Повысить качество.
• Повысить конкурентоспособность организации.
• Стимулировать работу в команде и привлечь сотрудников к участию в процессе.
Устранение потерь можно вести везде, в любом процессе, виде деятельности или потоке создания ценности.
1. Перепроизводство
Перепроизводство означает, что вы начали выполнять работу или оказывать услуги прежде, чем в этом возникла необходимость. Это самый масштабный вид потерь, потому что перепроизводство вызывает множество других потерь. К примеру, если вы готовите для потребителя коммерческое предложение, но с его стороны не было запроса, ваши потери наверняка включают также лишнюю обработку, лишнюю транспортировку, лишние движения и т. д., не говоря уже о потерях при сборе информации.
Примеры перепроизводства:
• составление никому не нужных отчетов;
• изготовление лишних копий;
• один и тот же документ отправляется адресату по почте и одновременно пересылается по факсу и в электронном виде;
• многократное внесение одних и тех же данных в рабочую документацию или бланки.
Чтобы устранить такие потери, используются следующие инструменты бережливого офиса:
• время такта;
• методы сбора информации;
• питч;
• стандартизированная работа;
• выравнивание или хейдзунка;
• предсказуемый результат;
• непрерывный поток;
• система вытягивания;
• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.
Составьте список процессов, в ходе которых возникает перепроизводство. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.
_____________________________________________________
_____________________________________________________
2. Ожидание (время в очереди)
Любое ожидание – идет ли речь о человеке, подписи, информации или о чем-то ином – представляет собой потери. Выявление и устранение таких потерь – одна из самых простых задач. Мы часто не воспринимаем документ, который лежит в лотке для бумаг, как потери. Но сколько раз мы рылись в лотке, чтобы найти его? Сколько раз вы берете бумагу в руки, прежде чем доведете дело до конца? Чтобы устранить этот вид потерь, нужна система, которая помогает своевременно закончить работу, подшить документ в соответствующую папку или выбросить.
Примеры потерь, связанных с ожиданием:
• лишние подписи и утверждения;
• зависимость от других при выполнении задач;
• задержки при получении информации;
• проблемы, связанные с разными версиями компьютерных программ;
• нечеткое распределение зон ответственности между подразделениями.
Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:
• карты потока создания ценности;
• 5S;
• методы сбора данных;
• бережливые методы отчетности и коммуникации;
• питч;
• выравнивание объема работ;
• система курьеров;
• офисная файловая система;
• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.
Составьте список процессов, в ходе которых возникает ожидание. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.
_____________________________________________________
_____________________________________________________
3. Движения
Любые перемещения людей, бумаг, электронной информации (электронная почта и т. п.), которые не добавляют ценности, представляют собой потери. Они могут быть вызваны неудачной планировкой офиса, неэффективным оборудованием, складированием канцелярских принадлежностей в слишком отдаленном месте и т. д.
Примеры лишних движений:
• поиск нужных файлов в компьютере;
• поиск нужных документов и папок;
• поиск информации в инструкциях и руководствах;
• перемещение документов на следующую операцию или в другой отдел вручную.
Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:
• стандартизированная работа;
• 5S;
• планировка офиса;
• маркировка документов;
• офисная файловая система;
• принцип «точно вовремя»;
• канбан для канцелярских принадлежностей;
• система вытягивания;
• другие инструменты, уместные в соответствующей ситуации.
Составьте список процессов, в ходе которых возникают лишние движения. Составьте список инструментов, которые можно использовать, чтобы уменьшить или устранить данные потери.
_____________________________________________________
_____________________________________________________
4. Транспортировка
Транспортировка – неотъемлемая составляющая процесса работы. Она обеспечивает своевременное поступление работы в пределах офиса. В данном случае речь идет о перемещении работы, которое не добавляет ценности.
Примеры лишней транспортировки:
• распространение и доставка ненужных документов;
• ненужная регистрация и подшивка документов;
• устаревшие списки адресатов электронных рассылок.
Для устранения этих потерь используются следующие инструменты:
• стандартизированная работа;
• 5S;
